7 probleme aparute in managementul depozitului pe care un WMS le rezolva

Articol scris de: Dr. Ec. George Ogrinja, Director Supply Chain, Profesor asociat Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica, ASE Bucuresti

7 probleme aparute in managementul depozitului pe care un WMS le rezolva

Corelarea proceselor de picking si expeditie pentru livrarea la timp a comenzilor

Problema: Ne aflam in zona de expeditie, unde se verifica si formeaza unitatile de incarcatura inainte de livrare. Depozitul este plin de paleti care asteapta fie incarcati, alte pachete ale clientilor din lipsa de spatiu asteapta in zona de formare sa fie ambalate, marcate si etichetate corespunzător. Din cauza excesului de paleti si colete, spatiile de demarcatie dintre rute au disparut, existand pericol de migrare a marfurilor deja verificate de la o ruta la alta.

De ce aceasta situatie? Una din cauzele principale este “Depozitul nu poate sa lucreze pe secvente de comenzi prioritare.” Ce se poate face?

O solutie eficienta este sincronizarea activitatilor de expeditie si picking pe baza rutelor de transport (timpul de initiere a rutei, clientii alocati, etc).

In acest caz, implementarea optiunii WMS de “Advanced Wave Planning” va permite gruparea mai multor comenzi intr-un “wave / batch” si lansarea lor pentru colectare in functie de programul zilnic al curselor de transport. Uneori, aceasta functie de “Advanced Wave Planning” este inclusa intr-un modul dispecer al WMS-ului care ofera informatii complete asupra tuturor operatiilor dintr-un depozit, monitorizarea comenzilor in toate stadiile de executie, a bunurilor receptionate, a activitatii lucratorilor comerciali, etc.

Managementul eficient al proceselor inbound

Problema: Ne aflam in zona de receptie a depozitului. La fiecare dock se afla vehicule asteptand pe cineva sa inceapa receptia. Afara, alte mijloace de transport asteapta descarcarea. Acest lucru se repeta zilnic iar operatiile nefinalizate ziua sunt transferate schimbului de noapte.

Zona de receptie este complet acoperita de marfa, iar paletii in stiva sunt greu de identificat pentru preluare. Pentru rezolvarea situatiei au fost solicitati alti doi motostivuitoristi dar raspunsul intarzie din partea directorului financiar.

Pentru extinderea zonei de receptie a fost amenajata o zona in depozit unde exista deja depozitati paleti care stocheaza cateva sute de articole, o parte din ambalajele acestora fiind deja deteriorate. Zona este izolata de o banda si o pancarta scrisa de mana ”Marfa in curs de receptie”. Ce este de facut?

7 probleme aparute in managementul depozitului pe care un WMS le rezolva

WMS-ul realizeaza alocarea automata a celulelor de stocare prin emiterea documentului de transfer a produselor in zona de stocare sau picking, in functie de nivelul stocului aferent fiecarui produs, dupa confirmarea corecta a receptiei.

Procesul de putaway se poate amana pana la acumularea unui lot mai mare de marfa pentru minimizarea timpilor de deplasare, in cazul absentei unor actiuni urgente.

7 probleme aparute in managementul depozitului pe care un WMS le rezolva

Selectia corecta a metodei de colectare

Problema: Operatorii de picking efectueaza prea multe deplasari pentru colectarea acelorasi articole care se regasesc frecvent in comenzile clientilor. Se doreste, de exemplu, schimbarea metodei de colectare de la Pick and Pass la Wave Picking sau de la Single Order la Batch Order in functie de situatia comenzile deschise, echipamentele de manipulare si calendarul livrarilor.

Este posibila utilizarea mai multor metode de picking, cine decide regulile privind alegerea metodei si cum poate fi evaluata performanta schimbarilor?

Selectia metodei de picking are la baza foarte multe criterii, una din cele mai importante fiind profilul comenzilor (nr. comenzi, caracteristicile produselor manipulate, numar linii/comanda, cantitatea medie/linia de comanda, numar linii colectate/SKU, numar produse colectate, modul de colectare).

Modulele de task management si workforce supervisor sunt foarte utile in determinarea ciclurilor de executie a operatiilor din depozit

Un depozit modern poate avea o zona care sa deserveasca clientii Web, in care se colecteaza articole, sau zone care deservesc clientii retail, distribuitorii, producatorii, unde colectarea se face pe cutii/baxuri si/sau paleti. Fluxul operatiunilor difera de la o zi la alta si in cazul aceleiasi zile, de la o ora la alta. Metodele de picking difera de la o zona la alta, modul de alocare a resurselor de asemenea.

In aceste situatii modulul WMS de Task Management este deosebit de util in alocarea sarcini/resurse (oameni, echipamente) pentru cresterea eficientei depozitului. Pentru calcularea productivitatii, realizarea analizelor comparate (metode, echipamente) sistemul WMS se poate configura (rules engine) astfel incat sa permita colectarea timpilor de executie ale activitatilor din depozit si determinarea celor mai scurte cicluri de executie ale proceselor.

Vrei sa afli mai multe despre solutia WMS?

Solicita o demonstratie personalizata!

Acuratetea stocului fizic fara oprirea activitatii depozitului, etc.

Acuratetea stocului reprezinta unul din criteriile principale de evaluare a performantei unui depozit.

Problema: Departamentul de Customer Service informeaza departamentul de aprovizionare si logistica despre livrarile incomplete ale comenzilor. S-a ajuns la un nivel foarte scazut al comenzilor onorate (75%).

Departamentul de aprovizionare considera ca vanzarile viitoare sunt acoperite de stoc. Managerul de logistica analizeaza listele de picking si stocurile din depozit, care reflecta diferentele intre stocul scriptic si faptic.

Cauzele de neconcordanta sunt multiple, dar acestea puteau fi evitate atat prin monitorizarea eficienta a operatiilor dar si prin realizarea unor operatiuni ciclice de inventariere. Ce se poate face?

7 probleme aparute in managementul depozitului pe care un WMS le rezolva

Solutia: Implementarea in WMS a unei proceduri corecte de inventariere ciclica a stocului din depozit.

Deoarece operatiunile de inventariere ciclice sunt secundare in raport cu activitatile principale ale operatorilor (receptie, picking, ambalare, expeditie) existenta unei proceduri automate in sistemul WMS pentru elaborarea periodica a listelor de inventariere reprezinta solutia problemei.

Planul ciclic de inventariere se include in setul de reguli al modulului de “Task management” elaborarea listelor partiale de inventariere (numar produse, stoc , locatii, etc) fiind realizata in functie de numarul articolelor, clasa de rotatie (A,B,C) si numarul de zile necesare pentru inventarierea completa a fiecarei clase. Listele periodice de inventariere pot fi generate si stocate in baza de date, fiind lansate automat operatorului de Workforce Supervisor sau preluate de operator, atunci cand nu are alte taskuri in system/depozit. Diferentele intre stocul scriptic si faptic sunt exportate in sistemul ERP.

Mentiuni privind importanta modulului de Labor Management in sistemul WMS

Forta de munca reprezinta aproximativ 45% din costurile operationale ale unui depozit (exista o mare presiune pe reducerea cheltuielilor de operare ale depozitului).

Reducerile costurilor cu forta de munca este al 2-lea indicator de performanta in selectia best in class a unui depozit. Sunt preferate WMS cu functionalitati de Labor Management,  Labor Tracking sau Task Management.

7 probleme aparute in managementul depozitului pe care un WMS le rezolva

Managementul eficient al fortei de munca cu WMS

De aceea sunt preferate WMS cu functionalitati de Labor Management, WMS cu Labor Tracking sau WMS cu Task Management (manager).

Problema: Departamentul de Customer Service informeaza managerul de depozit despre cresterea ingrijoratoare a numarului de livrari neconforme (produse lipsa sau cantitati eronate, ambalaje deteriorate, erori in documentele de livrare, nerespectarea termenelor de livrare, etc).

Cine este vinovat? Poate managerul sa intreprinda o analiza a activitatii fiecarui angajat din depozit?

Una dintre cele mai frecvente probleme in WMS care opereaza pe documente scrise este pierderea sau ratacirea listelor de picking.

O analiza a erorilor in sistemul de picking bazat pe documente scrise nu este niciodata una completa. Printre cauze pot fi amintite:

Lipsa unor documente

de picking mai ales in cazul pickingului pe zone, cand lista initiala se imparte in sectiuni specifice fiecarei zone de picking.

Realizarea comenzilor

de receptie, putaway sau picking in comun, fara sa existe posibilitatea monitorizarii individuale a activitatii fiecarei persoane.

Procesarea foarte dificila

a datelor din listele de picking, de livrare, de comenzi sau din orice alte documente relevante pentru depozit.

De aceea, de cele mai multe ori in situatia unor greseli repetate, se foloseste penalizarea colectiva, practica descurajatoare pentru lucratorii care lucreaza eficient, si aceasta deoarece multe sisteme WMS nu permit managerului de depozit o evaluare a activitatii individuale a fiecarui lucrator comercial din depozit.

Criterii de evaluare a activitatii din depozit prin WMS?

Numar comenzi
Media numarului de linii receptionate, colectate, etc.
Data si timpul de livrare pe fiecare comanda
Numar linii colectate
Intervalele orare dintre livrarile realizate
Monitorizarea performantei soferilor prin integrarea sistemelor WMS-TMS, etc.
Neconformitatile in procesele de Receptie, Putaway, Picking si Livrare
Cantitatea colectata pe diverse intervale de timp
Solutia: Implementarea in WMS a unei proceduri corecte de inventariere ciclica a stocurilor
7 probleme aparute in managementul depozitului pe care un WMS le rezolva

Implementarea optiunii de monitorizare a performantei presupune si introducerea tehnologiei codurilor de bare sau RFID, alocarea individuala a taskurilor si confirmarea fiecarei etape din ciclul de executie a operatiunilor. Toate listele referitoare la operatiunile interne ale depozitului sunt stocate electronic.

Problema: Alternanta perioadelor de varf si relaxare pe durata activitatii de lucru a unei zile. Sarcinile operatorilor comerciali sunt foarte complexe, in fisa postului fiind prevazute activitatile principale si secundare ale acestora. De exemplu, principala sarcina a unui picker o reprezinta colectarea comenzilor, dar acesta poate avea alocate activitati de relocare (re-slotting), inventariere partiala, reaprovizionare sau alte sarcini de rutina.

Planificarea activitatilor secundare se face in afara perioadei de varf, dar mentinerea unui echilibru eficient intre sarcini si resurse este dificila. De cele mai multe ori sarcinile secundare sunt neglijate, operatorul invocand motive de timp. Ce se poate face?

Sefii de depozit pot stabili in WMS reguli de alocare a task-urilor pe zone sau utilizatori referitoare la relocare, inventariere, reaprovizionare zone picking si a altor procese conexe in functie de gradul de incarcare al operatorilor.

Facilitatile de Task Management ale WMS permit cresterea productivitatii lucratorilor comerciali si implicit reducerea cheltuielilor de personal. In lumea practicienilor se spune astazi: “Daca un WMS nu are task management, atunci nu este prin definitie, un WMS”.

Partea I: WMS – tratam cauzele sau simptomele?

Citeste partea I!

Partea a III-a: Dinamica mediului de afaceri impinge limitele solutiilor WMS

Citeste partea a III-a!