Implementarea unui ERP pentru import si distributie. Petline

Implementarea unui ERP pentru import si distributie. Petline

Interviu cu dl. Valentin Tertiu, Director Financiar – Petline

Despre Petline

Petline este o companie infiintata in 1999, activand pe piata de import si distributie din iunie 2003. Initial, activitatea a fost legata exclusiv de productia de PVC si accesorii, ulterior, ne-am concentrat pe importul si distributia acestor produse. In prezent avem un depozit central la Popesti- Leordeni. Treptat, am deschis puncte de lucru in Bacau, Cluj, Constanta si Bucuresti . Anul 2007 a adus cu sine diversificarea activitatii, concretizata in cele 3 proiecte de constructii de locuinte in judetul Constanta.

Compania a inregistrat o crestere constanta a cifrei de afaceri, piata de PVC si accesorii fiind in continua dezvoltare. In viitorul apropiat, avem in vedere achizitionarea unei linii de productie de PVC si accesorii din Austria.

Care era situatia companiei inainte de implementarea unui ERP si care erau problemele curente cu care va confruntati?

Inainte de a implementa solutia SeniorERP lucram doar pe baza unei solutii de contabilitate. La acel moment, ne confruntam cu doua dificultati majore, una legata de fluxul ingreunat de activitati si alta legata de lipsa informatiilor in timp real.

Ne lipsea o platforma comuna de informatii, aveam o problema in schimbul de date intre departamente si intre puncte de lucru. Datele aferente lunii precedente erau descarcate in primele zile ale lunii urmatoare, insa situatiile  financiar – contabile, declaratiile si inchiderea TVA-ului de cele ma multe ori se incheiau in jurul perioadei limita impusa de legislatia in vigoare.

Procedeul era mult ingreunat, ne confruntam cu o pierdere de timp si resurse umane, la care se adaugau erorile umane. Se vorbea foarte mult la telefon, acesta fiind una dintre principalele modalitati in care se tinea legatura intre departamente si locatii. In final se clarificau lucrurile, insa cu mari intarzieri.

Sistemul informatic nu permitea accesul la informatii in timp real. Din acest motiv nu aveam o situatie precisa asupra stocurilor disponibile, asupra vanzarilor, ne lipseau informatiile pentru stabilirea politicii de achizitii si pentru managementul clientilor.

De ce ati ales SeniorERP?

Cel mai important criteriu de selectie pe care l-am avut in vedere a fost ca aplicatia si furnizorul solutiei sa fie compatibili cu modul nostru de lucru, specific unei companii de import si distributie. Aveam nevoie de informatii online in timp real si de organizarea cat mai eficienta a activitatilor intr-un flux logic, prin care sa eliminam pierderile de timp si erorile umane, sa avem un modul de aprovizionare, etc. Am avut, desigur, un buget previzionat pentru solutia ERP. Insa acesta nu a fost factorul decisiv. Calitatea solutiei a contat cel mai mult.

Care au fost principalele beneficii ale implementarii?

Din punctul meu de vedere, beneficiile implementarii au fost majore iar probleme nu au existat din partea echipei Senior Software. S-a vazut ca putem avea informatii in timp real, ca putem optimiza costurile si am reusit sa facem noi achizitii, de aceasta data cu un suport real. Ne-am optimizat felul in care platim datoriile fata de stat, avand o evidenta clara asupra TVA-ului si impozitului.

Cred ca cea mai vizibila schimbare a fost la nivel de control al stocurilor, observand in mai putin de 6 luni un progres prin evidenta clara, in timp real, pe fiecare punct de lucru in parte. Si la nivel contabil, inchiderea lunii se face mult mai repede.

Care au fost principalele probleme in implementare si cum au fost rezolvate?

Probleme nu au fost. Intr-adevar, personalul nu a fost pregatit din punct de vedere psihologic pentru schimbarea solutiei. Oamenii erau obisnuiti cu sistemul informatic pe care lucrau de 3, 4 ani. In timp insa oamenii au inteles, au acceptat si au ajuns sa resimta beneficiile schimbarii.

Exista schimbari in cultura organizationala in urma implementarii ERP si la ce nivele?

Au fost schimbari majore, atat la nivel de mod de lucru, cat si la nivel de interactiune intre departamente.

Oamenii au acceptat la inceput constransi solutia. Totusi, dupa 6 luni pot spune ca a fost acceptata in proportie de 80%.

Indirect, a intervenit o schimbare o modului de lucru, de organizare. Comenzile de la punctele de lucru aflate in teritoriu sunt acum online, sunt disponibile 24 din 24 si pot fi urmarite in orice moment.

Este un ERP un sprijin pentru o companie?

In urma implementarii unui ERP se eficientizeaza intregul flux informatic din companie, pornind de la informatiile financiar-contabile, pana la obtinerea unei situatii in timp real asupra stocurilor si vanzarilor. Toate aceste modificari se vad procentual, cu timpul. Daca la inceput este greu sa faci o comparatie din cauza lipsei datelor din trecut, in timp, schimbarile sunt tot mai evidente si mai ales masurabile, intrucat aplicatia te ajuta sa stabilesti repere reale si indicatori de eficienta in companie. Rolul unui ERP este sa fie un instrument prin care sa-ti eficientizezi procesele, sa pui ordine in business.

Exista indicatori ai afacerii care au crescut pe baza implementarii SeniorERP? Care sunt acestia?

La nivel de management al stocurilor, inventarul se facea manual si verbal, era o munca titanica si implicit nu aveam un suport real pentru a constitui politici de aprovizionare. In momentul de fata, pe baza evidentei clare a stocurilor, ne dam seama exact ce se vinde si ce nu, putem realiza forecast-uri de vanzari iar sistemul de aprovizionare este mult mai bine pus la punct.

Pe partea de management a depozitului, am reusit sa eliminam erorile umane si informatice si avem in vedere organizarea in detaliu a marfii pe randuri si celule. Aplicatia permite acest lucru si mai mult, putem sa crestem numarul de functionalitati treptat, astfel incat sa ne acomodam cu aplicatia iar schimbarile sa fie mai usor de acceptat.

Pe baza informatiilor furnizate de sistem, suntem in curs de elaborare a unei politici comerciale complexe.  Daca in acest moment se lucreaza dupa o formula standard, in viitorul apropiat, cu ajutorul ERP-ului, vom putea realiza o politica comerciala mult mai flexibila, in functie de fiecare client, vom stabili scadente, modalitati de plata, discounturi.  

Pe partea de cash-flow, folosim raportarea din ERP. Avem si o evidenta extracontabila, anumite informatii din software fiind preluate si corelate cu indicatori la nivel de grup.

Ce avantaje/dezavantaje poate aduce un ERP?

Dezavantajele ar fi mai degraba interne, legate de amortizarea investitei si de pregatirea psihologica a personalului. Din fericire, nu am avut dezavantaje legate de furnizorul de aplicatie.

Avantajele SeniorERP sunt multiple: optimizarea activitatilor, stocurilor si informatiilor financiar-contabile. Incepand cu 2008, se fac raportari lunare pe stocuri, clienti, furnizori, profit si se resimt tot mai mult beneficiile aplicatiei la nivel de management.

Ati recomanda SeniorERP unei companii din domeniul dumneavoastra de activitate? Care ar fi argumentele?

Inainte de a veni in companie, am avut o experienta negativa cu un ERP, in sensul ca nu acoperea bine partea de contabilitate. Cand am ajuns aici si am inceput cautarea unei solutii de ERP, am avut reticente in acest sens. Din fericire, lucrurile au mers bine si un rol important l-a avut echipa de implementare. Concluzionand, nu as avea nici o problema in a recomanda solutia.

Care ar fi sfaturile pe care le-ati da unei companii care doreste sa implementeze o aplicatie ERP?

In primul rand as recomanda o solutie dezvoltata in Romania, in special pentru a fi adaptata legislatiei de aici. In felul acesta implementarea dureaza mai putin si va fi mult mai usoara trecerea la noul sistem.

Eu, personal, m-am interesat de experienta pe piata a solutiei SeniorERP prin clientii Senior Software. Ne doream o solutie matura, care sa fie testata in piata si sa vad in ce masura ma identific cu respectivii clienti.  

Un alt aspect important este echipa. Din acest punct de vedere, suntem foarte multumiti. Nu am avut cereri catre departamentul de suport pentru ca nu a fost nevoie, insa cu echipa de implementare cu care am colaborat pana acum am avut o relatie foarte buna.

Unul dintre criteriile decisive in alegerea solutiei de Enterprise Resource Planning a fost tehnologia. Beneficiind de parteneriatul cu Microsoft, SeniorERP are o tehnologie fiabila, de ultima generatie. Este o solutie cu greutate in piata. Nu trebuie sa fii expert in IT pentru a intelege ca o solutie puternica nu are doar functionalitati cat sa ne acopere nevoile, ci e si construita pe o tehnologie puternica, de viitor. O solutie de Enterprise Resource Planning conceputa pe cea mai noua tehnologie Microsoft constituie pentru noi garantia unei investitii pe termen lung, in conformitate cu proiectele si strategiile manageriale pe termen lung.

 Afla cat costa SeniorERP

Voteaza si trimite comentariul tau