Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

General Parma Food utilizeaza sistemul SFA


Infiintata in 1991, General Parma Food importa si distribuie produse alimentare de calitate superioara. In cei 22 de ani de activitate, compania a ajuns la un portofoliu de peste 3.000 de produse, pe care le distribuie prin intermediul unui sistem complex de parteneri, avand acoperire directa pentru zonele Bucuresti si Constanta si indirect la nivel national prin intermediul partenerilor. (Livrarea pentru grupurile de distributie Metro, Carrefour, Billa, Sellgros, Kaufland, Rewe si subdistribuitori se realizeaza prin intermediul platformei de distributie din Bucuresti.) Activitatea General Parma Food este structurata pe doua divizii (HORECA si RETAIL), cu game de produse specifice.

Datorita cresterii numarului si volumului de produse distribuite, a numarului de parteneri si clienti, dar si datorita concurentei existente pe piata locala a distribuitorilor de produse alimentare, managementul companiei a decis ca este necesara implementarea unei solutii integrate de management al afacerilor.

Factorul care a declansat constientizarea acestei nevoi a fost o problema punctuala cu care se confruntau agentii de vanzari: odata ajunsi la client pentru a prelua o comanda, acestia nu stiau ce marfa aveau disponibila in depozit, respectiv daca puteau onora comanda.

Erau situatii in care unii agenti nu mai «prindeau» marfa. Iar vanzarile depindeau foarte mult de componenta umana numita «facturist» – el decidea daca mai poate aloca marfa din stoc, afirma Mihai Moise, Director IT General Parma Food.

Pornind de la aceasta problema punctuala, General Parma Food a declansat un proces de analiza interna, care a relevat principalele dificultati cu care se confrunta compania:

  • Monitorizarea si gestionarea cu dificultate a activitatii echipei de vanzari
  • Procesarea lenta a volumului in crestere de documente specifice
  • Prelungirea termenelor de incasare pana la 120 de zile, ca urmare a erorilor umane in introducerea datelor
  • Imposibilitatea de a realiza previzionari (forecast-uri) realiste pe zona de vanzari
  • Analiza ingreunata a rentabilitatii pe canale de distributie si produse

Aceste elemente ingreunau efortul de eficientizare al activitatii, iar riscul pierderii unor oportunitati de afaceri era unul foarte mare.

Rezultatul acestui cumul de factori consta in sincope in livrarea marfii la clienti, clienti nemultumiti, agenti nemultumiti si, cel mai important, se pierdeau din acest motiv oportunitati importante, comenzi mari. Clientul, cand nu ii livrezi ceea ce doreste, renunta rapid la tine, pentru ca este o concurenta foarte puternica pe piata distributiei de produse alimentare, mai ales in Bucuresti, sintetizeaza situatia existenta la acel moment Mihai Moise, Director IT General Parma Food

Procesul de identificare a solutiei si a partenerului de implementare s-a finalizat la sfarsitul lui 2007, cand General Parma Food a selectat un pachet de solutii oferite de compania Senior Software, alcatuit din sistemul SeniorERP, SeniorSFA si solutia SeniorVisualBI. La acestea s-a adaugat ulterior un sistem EDI (Electronic Data Interchange), dezvoltat tot de catre Senior Software, pentru a facilita schimbul de informatii cu marii retaileri.

 

De-a lungul procesului de implementare a pachetului de aplicatii Senior Software, o atentie deosebita a fost acordata personalizarii si maparii fluxurilor de lucru pe specificul activitatii General Parma Food si integrarii acestora intr-un sistem omogen, care sa permita eficientizarea activitatii la nivelul fiecarui departament.

La momentul actual, fluxurile sunt automatizate si realizate in conformitate cu algoritmurile si mecanismele specifice de preluare si livrare a comenzilor ale General Parma Food, decurgand astfel:

  • Agentii de vanzari verifica pe device-ul mobil ruta planificata pentru fiecare zi a saptamanii, care este realizata pe baza coordonatelor GPS furnizate de aplicatia SFA. Device-ul, care este conectat online la sistemul ERP al General Parma Food, furnizeaza agentului informatii despre clientii vizitati (se acceseaza contul clientului, se verifica online debitul acestuia etc.) iar fiecare operatiune desfasurata la un client de catre agent este inregistrata in sistem.
  • Atunci cand preia o comanda, agentul introduce datele in aplicatia SFA cu ajutorul device-ului mobil, acestea fiind preluate automat de catre SeniorERP. In momentul in care este receptionata comanda, sistemul ERP trimite agentului un mesaj de confirmare si rezervare a cantitatii sau un avertisment daca stocul pe un anumit produse este insuficient. (In astfel de cazuri, agentul ii poate oferi clientului o serie de produse similare/alternative aflate in depozit.)
  • Comenzii preluate de catre SeniorERP i se aplica termenul de plata, discount-ul acordat etc, conform politicilor comerciale stabilite. Dupa aceasta etapa, comanda este preluata de aplicatia WMS, demarandu-se procesul de prelucrare a comenzii (se realizeaza picking-ul, grupat pe zona de livrare).
  • La final, WMS-ul trimite catre Departamentul distributie confirmarea („este pregatita marfa X pentru clientul Y cu loturile Z“) odata cu toate datele suplimentare care sunt obligatorii acum conform legii (lot, data de expirare etc). Dupa primirea acestor date din sistemul WMS, se genereaza automat documentele necesare din SeniorERP, astfel incat tot ciclul se incheie in mai putin de 24 de ore.
  • Pe baza comenzilor inregistrate, sistemul genereaza automat rutele de livrare pentru flota auto, precum si documentele pe care trebuie sa le lase soferii pentru fiecare client in parte. Astfel se pot gestiona zone de vanzare si zone de livare cu acoperire diferita. Pentru a elimina riscurile erorilor umane, sistemul genereaza suplimentar, pentru soferi un borderou de livrare: un document centralizator care faciliteaza tinerea unei evidente clare a documentelor de livrare, a documentelor trimise pe soferi, precum si a celor care se reintorc in firma.

sistemul SFA

Prin utilizarea aplicatiei SeniorSFA si a device-urilor mobile s-a reusit obtinerea unor beneficii precum cresterea eficientei agentilor, optimizarea rutelor, controlul permanent al situatiei incasarilor si comenzilor, cresterea rentabilitatii anumitor categorii de produse pe zone sau canale etc. Mai mult decat atat:

  • S-a reusit obtinerea unor serii de indicatori de performanta la nivelul activitatii agentilor de vanzari, precumX vizite cu comanda, Y vizite cu incasari, Z vizite negative etc.,  care permit evaluarea eficientei agentilor si a performantei activitatii de vanzare
  • S-a eliminat problema sincopelor in aprovizionare si riscul descoperirilor de stocuri, sistemul putand furniza responsabililor cu stocurile informatii in timp real asupra situatiei din depozit
  • Se poate anticipa evolutia stocurilor pe loturi de produse, identificandu-se dimensiunea optima a acestora si eliminandu-se riscul blocarii lichiditatilor in marfuri greu vandabile, pe baza analizei evolutiei vanzarilor din anii anteriori
  • In prezent compania are o forta de vanzari monitorizata prin GPS, se pot vedea zilnic vizitele, rutele – care sunt prestabilite – si se pot eficientiza cheltuielile
  • S-au eliminat erorile de pret, cele din efectuarea comenzilor sau intelegeri gresite ale articolelor care trebuie pregatite pentru o comanda datorita scurtarii lantului transmiterii comenzilor si automatizarii activitatii
  • Gradul de eroare a scazut drastic, in timp ce indicele de satisfactie a clientului, dar si al furnizorilor a crescut substantial

Implementarea pachetului de aplicatii de la Senior Software ne-a permis obtinerea unor rezultate deosebite, tinand cont de contextul economic dificil. Si cifrele vorbesc de la sine. De exemplu, am reusit cresterea numarului de clienti de la 3.300, inainte de implementare, la 5.274, la momentul actual. Volumul de produse a crescut si el la un total de 3.000 (dintre care 2.072 de produse cu stoc), fata de 1.700 de produse cate distribuiam inainte de implementare. Pachetul de la Senior Software ne-a permis sa ne gestionam eficient intreaga structura, care nu este una simpla: avem 3 puncte de lucru (doua in Bucuresti, unul in Constanta), lucram cu 106 furnizori (41 externi, 65 locali), avem 100 de angajati, dintre care 25 de agenti de vanzari in Bucuresti si 15 in Constanta (10 in extrasezon). Toate aceste cresteri ne-au permis ca, la finele lui 2010, General Parma Food sa aiba o cifra de afaceri de 19 milioane de euro, concluzioneaza Eugen Savu, Director General Parma Food.

Solicita o oferta de pret personalizata!

 

Citeste studiul de caz integral

 

 
Comentarii

Nici un comentariu inca.