Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

SeniorERP la Velfina – Interviu cu Dl. Ionut Stefanescu, Financial Manager

„In primul rand modul de lucru era clar mai greoi pentru ca sistemul informatic utilizat anterior nu permitea o evidentiere a situatiilor in timp util. In cazul in care aveam nevoie de o analiza, trebuia sa caut in mai multe departamente, in mai multe dosare. Acum, lucrul acesta se face automat, pentru ca toti angajatii lucreaza intr-un sistem integrat. Am eliminat tone de hartie si munca repetitiva si ne putem concentra mai mult pe analiza si gasirea de solutii pentru activitatea de dezvoltare.” Dl.Ionut Stefanescu, Financial Manager Velfina

Cine este Velfina si ce pozitie are in piata?

erp enterprise resource planningVelfina a fost infiintata in 2001, avand ca obiect principal de activitate productia de dispozitive medicale. Generic, dispozitivele medicale sunt produsele care se adreseaza sistemului de management al plagilor, iar compania, la ora actuala, ofera solutii pentru aproximativ 80% dintre cerintele sistemul de management al plagilor.

Ulterior am dezvoltat si piata oarecum atipica – din Romania, odata cu aparitia clinicilor private, a spitalelor private si a sistemului privat in general. Anterior, sistemul public folosea, ca si astazi, din lipsa fondurilor, sisteme clasice care nu includ acest tip de produse cu avantaje considerabile din punct de vedere al costurilor, al calitatii actului medical si care ofera siguranta pentru pacient si medic. Incet, lucrurile au inceput sa se miste si in Romania, din pacate a venit criza si iarasi ne lovim de lipsa unui sistem de management adecvat, de subfinantari si asa mai departe.

In Romania ne-am propus ca obiectiv sa fim printre primii 2-3 jucatori din piata sistemelor de management al plagilor, sa atingem o cota de piata de aproximativ 25-30%. Printre motivatiile care stau la baza unui astfel de obiectiv o reprezinta nivelul concurentei locale. Exceptand cativa mari jucatori internationali, in sectorul romanesc pe care activam marea majoritate a firmelor sunt de mici dimensiuni, firme care nu au reusit sa implementeze un sistem de management al calitatii, care sa satisfaca cerintele de calitate ale clientilor si sa asigure cerintele necesare tratamentului plagilor. Prin urmare acestea vor disparea treptat, sub presiunea cerintelor pietei, iar acest lucru se va concretiza intr-un avantaj competitiv pentru noi.

In domeniul nostru, pe langa obisnuitele certificari ale sistemului de management al calitatii tip ISO, mai exista numeroase certificari specifice, pe productia de dispozitive medicale, pe activitatea de sterilizare, pe sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale, si diferite certificari oferite de institutii internationale. In principiu, avem toata gama de certificari care sa ne asigure o activitate integrata si eficienta.

Din punct de vedere organizatoric suntem structurati in 7 departamente: Departamentul SMC – Sistemul de Management al Calitatii, departamentul de productie, achizitii, vanzari, financiar-contabil, resurse umane si cercetare-dezvoltare. In momentul de fata avem 100 de angajati, dar intentionam sa marim echipa.

Cine sunt clientii companiei? Prin ce canale va adresati acestora?

Pe piata externa lucram cu distribuitori regionali, in principal firme mari, cu putere financiara, care detin o cota insemnata pe piata de origine si pentru care producem o mare parte dintre produsele noastre. Pietele pe care suntem prezenti in strainatate sunt Belgia, Franta, Italia, Turcia, Grecia – unde avem filiale si colaboratori – Letonia, de unde am primit oferte de colaborare.

Pentru pietele externe dorim dezvoltarea unei retele de distributii pentru o noua categorie de clienti – case de ingrijire a batranilor. Aceste institutii au un sistem de cumparare centralizat, se introduc produsele intr-un sistem de achizitie electronica si in functie de nevoia lor si de activitatea reprezentantului de vanzari ei lanseaza comenzile. Automat, costurile sunt altele, necesita un spatiu de depozitare propriu sau apelarea la firme specializate pe logistica, depozitare, transport . Acest plan de dezvoltare il avem, in prima faza, pentru Franta si Italia.

In final, asta este dorinta noastra, de a creste pas cu pas, de a gasi colaboratori seriosi cu potential de piata in diverse tari, cu posibilitate de promovare a produselor noastre.

Pentru piata din Romania, clientii ii putem imparti in urmatoarele categorii:
1.spitale publice si institutii publice: servicii de ambulanta, unitati de primire urgenta, SMURD, unitati de pompieri;
2.clientii privati: clinici private, cabinete individuale, spitale private din orasele mari: Bucuresti, Iasi, Oradea;
3. distribuitori regionali, care au deja un portofoliu de clienti cu care relationeaza, oferindu-le practic o flexibilitate pe care noi nu o avem.
Distributia catre clientii din Romania se face din depozitul central, unde se centralizeaza comenzile de la clienti si se face o programare a livrarilor astfel incat, in momentul in care livram cu masinile noastre sa avem trasee eficiente. Pentru comenzi sau clienti mici, colaboram cu societati de curierat.

Care sunt atuurile produselor marca Velfina?

Calitatea produselor este indiscutabila. In plus, avem flexibilitatea si posibilitatea de a oferi clientilor produse care sa le satisfaca nevoile atat din punct de vedere al actului medical cat si al costului.

Spre exemplu, unul din competitorii nostri internationali comercializeaza numai seturi de campuri operatorii care contin 7-8 campuri. Clientul, o clinica privata, solicita numai 5 tipuri de campuri, cu care lucreaza de obicei in timpul actului medical. In aceste cazuri,noi avem posibilitatea de a ii raspunde mai repede fiind aici, spre deosebire de competitori internationali care nu au unitati de productie in Romania.

Pentru a ne mentine aceste atuuri este nevoie se delimitam cu grija limitele flexibilitatii, pentru ca exista si aici anumite riscuri – vom crea mai multe produse, avem nevoie de mai multe materii prime, avem nevoie de un stoc sigur etc. Aceste aspecte sunt urmarite acum cu ajutorul sistemului ERP.

De unde va procurati materialele necesare pentru productie?

In Romania avem furnizori pentru anumite servicii si materii prime, dar vorbim in general de produse pentru ambalare, precum cutii din carton sau hartie medicala, pentru care colaboram cu doi producatori. 70-75% din materiile prime sunt importate: o parte din ele de pe piata europeana si o parte din tarile extracomunitare: India, Pakistan, Israel. in cazul furnizorilor de nu se platesc taxele cand intra produsul, ci dupa ce este vandut si se incaseaza banii, dar la noi taxele vamale si TVA-ul il platesti inainte.

Care era modul de lucru anterior achizitionarii unui ERP? Care au fost motivele pentru care l-ati schimbat?

Aplicatia contabila utilizata anterior se adreseaza unui alt nivel de companie. Intr-o companie, rezultatele sunt centralizate si monitorizate in departamentul financiar-contabil, dar toata firma trebuie sa lucreze intr-un sistem integrat, pentru a putea lua decizii in timp real, pentru a avea eficienta.

In primul rand modul de lucru era clar mai greoi pentru ca sistemul informatic utilizat anterior nu permitea o evidentiere a situatiilor in timp util. Pe de alta parte, ponderea in utilizarea sistemelor informatice – a lucra cu calculatorul vs. a lucra manual – era de 40%-60%. Spre exemplu, la descarcarea de gestiune a produselor – si avem un numar insemnat de produse – un om lucra 2 saptamani si producea 7-10 dosare.Acelasi lucru se intampla si in cazul in care aveam nevoie de o analiza, trebuia sa caut in mai multe departamente, in mai multe dosare. Acum, lucrul acesta se face automat, pentru ca toti angajatii lucreaza intr-un sistem integrat. Am eliminat tone de hartie si munca repetitiva si ne putem concentra mai mult pe analiza si gasirea de solutii pentru activitatea de dezvoltare.

Ce ati cautat in momentul in care ati decis sa luati un ERP?

Am cautat un sistem care sa ne imbunatateasca in primul rand modul de lucru, sa ne ajute sa fim mai eficienti, si nu in ultimul rand sa ne ajute in reducerea costurilor.

Inainte de a ne decide pe un anumit ERP, am mai avut doua alternative. Decizia am luat-o impreuna cu colegii, dupa ce ne-au fost prezentate solutiile si dupa analiza de business. Dupa aceste etape, decizia a venit in mod logic, ne-am convins ca SeniorERP se muleaza pe tipul nostru de activitate.

Ce efect a avut implementarea unui ERP asupra culturii organizationale a firmei? Cum au reactionat angajatii?

Oamenii au reactionat neasteptat de bine, in conditiile in care orice schimbare genereaza o rezistenta. Faptul ca au participat de la inceput la prezentare si implementare i-a ajutat sa treaca mai usor peste schimbare. Daca ar fi decis doar 1-2 persoane poate ca am fi intampinat mai multa rezistenta din partea angajatilor, dar in cazul nostru am decis toti.

„Un plus major in companie il reprezinta comunicarea inter-departamentala. Inainte se lucra pe insule individuale, urmand ca schimbul de informatii intre departamente sa se faca pe baza unor hartii. Spre exemplu, eu imi faceam un raport si-l trimiteam mai departe. Daca apareau probleme, lipsa de transparenta isi spunea cuvantul – nu stiam exact unde s-a gresit, cum s-a gresit. Acum, lucrurile se vad in orice punct al acestui sistem integrat, fiecare in functie de gradul de accesibilitate. Informatiile se gasesc foarte clar in sistem si fiecare departament isi poate face propriile analize. Chiar si greselile, erorile – lucruri care n-au fost intelese bine de la inceput spre exemplu – au ajutat la dezvoltarea dialogului interdepartamental. Zilnic au loc sedinte scurte, discutii intre departamente despre optimizarea fluxului de lucru, implicit dezvoltandu-se comunicarea in interiorul firmei.” Dl. Adrian Sain, administrator Velfina

Care sunt indicatorii cheie pe care ii urmariti pentru acest business?

Indicatorii ii avem impartiti pe mai multe categorii. In primul rand urmarim marjele de profit, tipul de produse care se cer pe piata, situatiile cu incasarile, urmate de dinamica stocurilor.
Urmarim in ERP indicatori actualizati in timp real pe zone de vanzare si pe agenti de vanzari. Putem lua astfel masuri in timp util.

Sunt companii care implementeaza ERP in aceasta perioada nu foarte prospera din punct de vedere economic. Cum vedeti acest lucru?

Este un moment bun. Intr-un moment de criza toata lumea vorbeste de reducerea cheltuielilor, dar realitatea este cu totul alta: vorbim de fapt de optimizarea lor pentru ca oricum cheltuieli ai. Daca faci o investitie strategica intr-un sistem vei fi eficient. Doar ca noi ne confruntam cu un paradox tipic romanesc, sa dam vina pe criza si pe multe alte maruntisuri sau pe cel de langa, cand de fapt ar trebui sa dau vina pe mine.

Ce ati recomanda unui manager in cautarea unui ERP?

Unui manager i-as recomanda sa caute ceva care se potriveste specificului activitatii.

De asemenea, trebuie sa fie atent la dezvoltarea viitoare si la costurile care vor aparea ulterior. Pe de alta parte, eu pun pret foarte mult si pe securitatea datelor si vreau sa am garantia ca informatiile imi raman in firma, prin prisma structurii sistemului.

Credeti ca sistemul de suport al furnizorului este important?

Sistemul de suport este extrem de important, mai ales in perioade critice, precum cele intampinate recent, pentru ca pot aparea aspecte la care nu poti gasi solutii intern. Poate fi o problema minora, sau pot aparea si aspecte mai serioase, precum modificarea cotei de TVA, care nu se pot rezolva intern.

In alegerea unui furnizor as recomanda si serviciul de suport. Este un criteriu foarte important mai ales in Romania, pentru ca sistemul legislativ se schimba des, de azi pe maine, si daca nu ai un serviciu de suport bine pus la punct, atunci ai o mare problema. Daca furnizorul de software este local si ofera un serviciu de suport in timp util, este cu atat mai bine.

Vrei sa afli mai multe detalii?