Implementare ERP - Interviu cu Dna. Cristina Manea, Director Comercial Hofigal Import- Export

 

"Cred ca toti suntem atinsi intr-o oarecare masura de criza. Eu personal, daca nu as avea un ERP, l-as implementa acum, in plina criza. Asta pentru ca mi-ar aduce ca firma o reducerea extraordinara a costurilor si timpilor pierduti la nivel operational, oferindu-mi o mai mare capacitatea de prelucrare a aceluiasi volum de munca." Dna. Cristina Manea, Director Comercial Hofigal Import- Export

Cine este Hofigal, ce pozitie are in piata, care sunt obiectivele strategice ale companiei?
Hofigal Import-Export este prezent in piata din 1990, fiind unul dintre principalii furnizori de produse naturale din Romania. Avem in prezent o distributie la nivel national, realizata atat prin mijloace de transport proprii, cat si prin distribuitori autorizati. Obiectivul nostru vizeaza consolidarea pozitiei de jucator de top printre furnizorii locali de produse naturale pentru ingrijire. 

HOFIGAL SA este unul dintre cele mai faimoase nume de marca pentru produsele homeopate, fitoterapice si galenice din România, conditionate sub forma de medicamente, suplimente alimentare, gemoderivate, produse cosmetice, ceaiuri. Compania este  certificata ISO 9001:2000, ISO 14001: 2005, OHSAS 18001:2004 si certificata GMP.

Care era situatia companiei inainte de implementarea unui ERP si care erau problemele curente?
Anterior implementarii nu utilizam decat un program care sa le ajute pe fetele de la facturare sa nu scrie de mana fiecare document. Cand doream insa situatii cum ar fi: la ce vanzari s-a ajuns intr-o luna, cat s-a vandut in luna curenta, ce a fost anul trecut in aceeasi luna, era munca de Sisif. In timp, o parte din informatie se pierdea, se mai schimbau calculatoarele si se renunta la datele in format electronic, astfel incat oamenii lucrau cate 10 zile pentru o situatie, in loc sa-si faca treaba lor. 

Cat de repede se recupereaza investitia intr-un ERP? 
S-a vazut rapid ca exista nevoia implementarii unui ERP, insa am amanat decizia cativa ani, obisnuindu-ne cu stilul de lucru. La acest fapt s-au adaugat si costurile de achizitionare, care nu sunt foarte mici. Dar daca ne gandim la orele de munca pierdute pentru a face arhivare, dezarhivare pentru diferite situatii, investitia se justifica.
Este clar ca investitia se recupereaza mai devreme sau mai tarziu prin timpul economisit la nivel operational. In loc de 7 oameni la facturare, 2 pot face fata volumului de munca in perioada concediilor folosind sistemul. Si investitia in SeniorERP se recupereaza cu atat mai mult cu cat noi utilizam doar o parte din sistem. 

Cum ati ajuns la sistemul ERP actual?
Am pornit de la oferta pentru un alt sistem, dupa care am gasit un raport calitate-pret mai bun pentru cerintele noastre in SeniorERP. La prezentare ne-am interesat ce alte companii folosesc sistemul si de cand. Am considerat acest lucru un indicator important asupra seriozitatii furnizorului de software.  Daca ai clienti mari in portofoliu, care se descurca bine pe sistemul tau, atunci este un sistem puternic. 

Care au fost principalele beneficii asteptate in urma implementarii?
Rapoartele de vanzari sunt cele mai importante pentru noi. In momentul de fata, un plan de productie are la baza un istoric din anii precedenti, pentru ca vezi ce s-a vandut , stii unde si in ce perioade sa-ti concentrezi efortul de marketing, stii unde sa te duci cu aprovizionarea materiilor prime, cu organizarea concediilor. Planificarea productiei cu tot ce inseamna ea poate fi realizata pornind de la datele din sistem.
Un alt indicator relevant care a crescut dupa implementare a fost viteza de lucru. Ca in orice implementare, a exista perioada de acomodare cu sistemul, in care ne-a fost mai greu. Am depasit insa aceasta perioada cu ajutorul implementatorului, care a fost un suport foarte bun pentru noi.  

Poate fi considerat ERP-ul un sprijin in cresterea companiei si daca da cum credeti ca poate face asta?
Un ERP poate deveni destul de repede o povara pentru o companie in cazul in care este prea sofisticat, daca are prea multe functionalitati care nu se preteaza afacerii tale. Un ERP trebuie sa se preteze unui anumit domeniu de activitate si sa fie intuitiv, sa-ti ofere rapoarte simplu de interpretat.
O companie care trece de la mic la mediu ar trebui sa ia in considerare implementarea unui ERP. Doar in felul acesta va reusi sa reduca scriptologia si sa lucreze eficient, sa prelucreze un volum mai mare de tranzactii si sa ramana profitabila.