Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

Afaceri inteligente cu sisteme Business Intelligence

Nevoia de informare a oamenilor a fost prezenta dintotdeauna, dar ceea ce defineste perioada curenta este volumul urias de date disponibile, precum si necesitatea de a avea raspunsuri cat mai rapid. Din cauza aglomerarii pietelor si a dinamicii mediului economic, abilitatea de a colecta date si de a le transforma in informatie utila pentru procesul decizional poate fi elementul care face diferenta.

Pentru a raspunde acestei necesitati stringente au fost dezvoltate o serie de instrumente software specializate care poarta denumirea generica de Business Intelligence (BI).

Sistemele Business Intelligence sunt instrumente de colectare, prelucrare si analiza a datelor cu ajutorul carora pot fi evaluate rezultatele unei companii. In functie de natura lor, aceste rezultate pot fi actualizate periodic sau in timp real. Bazandu-se pe tehnologie de ultima generatie, sistemele Business Intelligence sunt indispensabile pentru cresterea eficientei la nivel decizional, pentru imbunatatirea relatiilor cu clientii, furnizorii si angajatii, prin:

1. Facilitarea procesului decizional

Pentru a lua deciziile necesare gestionarii afacerii, managerii au nevoie de date corecte, complete si actualizate. In cele mai multe cazuri acestea exista dar sunt relativ greu de procesat in vederea transformarii lor in informatii utile. O problema o constituie dificultatea de accesare, datorata mediilor diferite de stocare – electronic (intr-unul sau mai multe sisteme) sau pe hartie. O alta problema este reprezentata de multitudinea acestora si de modul diferit de organizare.

De cele mai multe ori valoarea informatiilor scade odata cu invechirea acestora si nu mai pot constitui un suport decizional de incredere.

Cu o astfel de situatie s-a confruntat managementul companiei General Parma Food, dupa cum declara dl. Eugen Savu, Directorul General al companiei: “Cu trei ani inainte nu am fi fost in stare sa ne dam seama pe fiecare traseu, canal de activitate, domeniu de produs, unde suntem sau nu eficienti, sa analizam blocajele de stocuri – foarte importante de altfel –, sa vedem incasarile la nivel de indicatori generali, ca sa putem interveni rapid in piata pentru recuperarea creantelor, functie de domeniile care au fost cele mai expuse.

Acum, avand informatii online, s-au eliminat blocajele care existau inainte. Trasabilitatea introdusa cu ajutorul instrumentelor de tip BI si ERP ne-a ajutat in a a stabili, spre exemplu, liste de prioritati promotionale in piata. Toate acestea acumulate ne-au ajutat in a ne asigura supravietuirea in perioada de criza, pentru ca, daca nu am fi avut informatia in timp util, probabil ca nu luam masurile acestea decat in mod intuitiv si fara o eficienta clara in momentele respective.“

2. Cresterea productivitatii angajatilor cu un sistem Business Intelligence

Pentru a-si duce la indeplinire sarcinile zilnice, angajatii au nevoie de informatii actualizate. In acest sens, ei petrec o mare parte a timpului realizand diferite analize pentru a asigura minimul de informatii necesare atat lor, cat si superiorilor. Ca si rezultat al acestei situatii, timpul efectiv de lucru destinat indeplinirii sarcinilor specifice este afectat de timpul dedicat raportarii.

Sistemele Business Intelligence ofera posibilitatea de a obtine rapoartele si analizele dorite in cel mai scurt timp, atat de catre angajati cat si de catre management. Informatia se afla in acelasi loc, poate fi accesata in orice moment si poate fi prezentata intr-o forma intuitiva, conducand la cresterea semnificativa a productivitatii angajatilor.

3. Scaderea costurilor prin implementarea unui sistem Business Intelligence

  • Existenta unui personal specializat care sa intretina multiple baze de date ale companiei precum si a unui numar mare de operatori care sa preia comenzile de pe teren sau alte documente si sa le introduca in sistem presupune costuri recurente. Acestia sunt nevoiti sa prelucreze informatiile de mai multe ori, chiar si pentru fiecare departament in parte: la financiar-contabil pentru evidenta, productie si depozit pentru procesare si livrare, vanzari si management pentru raportare etc.

Activitatile ce presupun manipularea unor cantitati mari de informatii se realizeaza cu un consum ridicat de resurse umane si materiale. Insa un sistem Business Intelligence integrat in platforma informatica a companiei permite reducerea acestor costuri operationale.

  • Folosirea mijloacelor de comunicare precum telefonul mobil, in procesul de transmitere a informatiilor intre angajatii unei companii, presupune nu numai costuri ridicate, cat si riscul distorsionarii informatiei comunicate, din diferite motive tehnice sau legate de interlocutori. Intr-un sistem Business Intelligence datele pot fi accesate in mod direct de catre toti factorii de decizie implicati, la un cost minim, inclusiv de pe dispozitive mobile.
  • Lipsa unor informatii actuale, necesare in activitatea de zi cu zi, referitoare la cashflow, dimensiunea stocurilor sau disponibilitatea resurselor, poate genera costuri suplimentare. Exploatarea necorespunzatoare a resurselor poate rezulta in productivitate scazuta si deteriorarea relatiilor cu clientii, iar supradimensionarea stocurilor implica mai mult spatiu de depozitare si riscul deteriorarii marfurilor in stoc. Pe de alta parte, utilizarea unui sistem Business Intelligence diminueaza considerabil aceste riscuri; spre exemplu, disponibilitatea informatiilor despre stocuri ofera posibilitatea de a sincroniza procesul de productie sau aprovizionare cu cel de vanzare.

4. Imbunatatirea relatiilor cu partenerii

Sunt frecvente situatiile cand sunt necesare informatii complete si de ultima ora pentru a fi prezentate la o intalnire cu partenerii de afaceri. Pentru aceasta este necesara mobilizarea intregii companii: fiecare departament va oferi, intr-un timp mai lung sau mai scurt, o serie de raportari referitoare la activitatea lor. Este necesara studierea materialelor, fiecare in formatul in care a fost oferit si extragerea celor mai relevante informatii, proces adeseori greoi si obositor.

Un sistem BI integrat, disponibil si pe dispozitive mobile, poate oferi din cateva miscari analizele dorite si raspunsuri la orice intrebare. Informatiile sunt actualizate permanent fara a necesita interactiunea cu managerii departamentelor si intreruperea activitatii curente pentru a avea o imagine de ansamblu.

Cu siguranta partenerii de afaceri vor fi placut surprinsi de timpul de reactie foarte scurt la orice solicitare din partea lor, iar obiectivele de business vor fi atinse mai repede. De asemenea, accesul la istoricul incidentelor poate fi un suport de negociere foarte util.

5. Dezvoltarea afacerii prin proactivitate, folosind Business Intelligence

Un sistem BI asigura nu numai imbunatatirea proceselor interne ci poate oferi si suportul initierii unor proiecte de dezvoltare a companiei. Rapoartele interactive din BI permit vizualizarea, de exemplu, a celor mai profitabile segmente ale afacerii. Decizia de a actiona in anumite moduri apartine utilizatorului, care, avand la dispozitie informatiile relevante, poate testa sau adopta diferite strategii:

Inlocuirea unui segment de business, in conditiile in care se observa ca anumite produse sau servicii oferite nu mai sunt de interes pentru segmentul de piata pe care se desfasoara activitatea, sau ca exista anumite tendinte negative in comportamentul de cumparare al consumatorilor.

Extinderea afacerii prin diversificarea ofertei
Urmarirea istoricului interactiunilor cu clientii si a evolutiei vanzarilor poate indica necesitatea diversificarii ofertei, acoperind astfel un segment mai mare de piata:
“Urmaresc Cifra de Afaceri Medie la nivel de trimestru, luna si zi. Comparatia trimestrelor ma ajuta sa observ pattern-uri. In cazul diviziei de confectii am observat de exemplu o sezonalitate a business-ului. Din acest motiv am simtit nevoia sa venim cu o alta activitate, cea de productie de etichete. In momentele in care activitatea pe confectii stagneaza, compensam pe partea de etichete pentru a ne proteja cash-flow-ul.”, Carmen Raicu, Director Economic Compact RB

Gasirea de solutii rapide in situatiile critice. Avand orice informatie disponibila in timp real, deficientele in activitatea angajatilor sunt usor de observat. Spre exemplu, comanda unui client a fost onorata cu mare intarziere din cauza unei erori de culegere a produselor in depozit. Clientul refuza marfa si alege un alt furnizor.
Utilizand un sistem BI se poate observa la timp comanda cu termenul de livrare depasit si se poate actiona proactiv: clientul este anuntat imediat de situatia neplacuta, ii sunt oferite scuzele de rigoare, eventual impreuna cu un discount si astfel este asigurata sanatatea relatiei cu clientul.

Cresterea satisfactiei clientilor. Utilizand sistemele BI pot fi analizate preferintele clientilor si exista posibilitatea de a veni in intampinarea acestora mai repede. Spre exemplu, daca in ultima perioada un client comanda cantitati mai mari din produsele dumneavoastra, ii puteti oferi un discount pentru a-l fideliza. Sau puteti sa-i alocati o persoana dedicata care sa intretina relatia si sa poata identifica noi oportunitati de business cu clientul respectiv.

Indiferent ca este vorba de procesul decizional sau de relatiile cu partenerii de afaceri, este necesara o abordare de ansamblu a afacerii, sustinuta de posibilitatea de analiza detaliata a tuturor informatiilor din companie. Aceasta presupune nu doar implementarea unui sistem Business Intelligence cat si crearea unei culturi organizationale orientate spre acest tip de afacere “inteligenta”, capabila sa se adapteze oricarei situatii create de mediul extern sau intern.

Vrei sa afli mai multe detalii?