Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

Impactul utilizarii unui sistem SFA asupra productivitatii unei companii

Situatia economica actuala genereaza o crestere progresiva a asteptarilor clientilor iar presiunea pusa pe companiile de distributie devine tot mai mare. Acestea se vad nevoite sa apeleze la toate armele de care dispun pentru a se impune pe piata. Viteza de reactie la cerintele clientilor trebuie sa fie ridicata, iar produsele si serviciile oferite impecabile.


In cazul firmelor de distributie, ale caror echipe de agenti de vanzari preiau comenzile zilnice de la clienti si incaseaza facturile, dorinta managerilor este ca acestia sa viziteze cat mai multi clienti intr-o zi, sa preia un numar cat mai mare de comenzi si sa recupereze intr-un timp cat mai scurt soldurile restante. Acestea sunt cerinte de baza ce asigura succesul afacerii si o prezenta cat mai vizibila in piata.

sistem SFAO conditie necesara pentru atingerea acestor obiective este automatizarea intregului proces de vanzare, pentru a creste atat productivitatea agentilor, cat si satisfactia clientilor. Sistemele de automatizare a activitatii de vanzare (SFA) pot fi usor integrate cu sisteme de management al resurselor intreprinderilor (ERP), de raportare ( Business Intelligence) sau management al depozitului (WMS). Acest lucru ofera posibilitatea de a avea toate informatiile disponibile in acelasi loc. Indiferent ca este vorba de angajatii de pe teren sau cei din back-office, toti sunt conectati la aceeasi baza de date si fiecare dintre ei are acces la informatiile necesare, in orice moment.

Agentii de vanzari isi desfasoara activitatea pe teren in cea mai mare parte a timpului, de aceea un sistem de ultima generatie tehnologica accesibil pe dispozitive mobile ii ajuta sa efectueze mai multe vizite intr-o zi si sa dea dovada de profesionalism in fata clientilor.

Situatia: procesare manuala

– atitudine reactiva –

1. Agentul ajunge la sediul companiei si isi planifica vizitele la clienti. Daca nu se informeaza cu privire la toate aspectele, cum ar fi persoana de contact, soldul clientului sau componenta acestuia, este nevoit sa contacteze permanent un alt angajat aflat la sediu pentru a afla informatii suplimentare despre client.2. Preluarea comenzilor se face pe hartie, ceea ce ingreuneaza considerabil procesul. Exista posibilitatea ca denumirea sau codul produselor sa fie modificate in sistemul utilizat in companie, iar agentul sa nu fie pus la curent, ceea ce duce la cresterea timpului necesar introducerii comenzilor in sistem, in momentul in care agentul ajunge la sediu.

3. Nestiind stocul disponibil in momentul in care preia comanda de la client, agentul de vanzari fie nu poate confirma pe loc comanda clientului, fie va fi nevoit sa contacteze un angajat de la depozit pentru confirmare telefonica, iar cazurile in care informatiile transmise in acest mod sunt intelese gresit sau efectiv omise sunt frecvente, existand riscul de pierdere al clientului.

4. Agentul este nevoit sa se deplaseze la sediul firmei pentru a inregistra sumele aferente platii facturilor unui client. Din acest motiv el nu va putea inregistra comenzi noi pentru clientii ale caror solduri sunt blocate decat dupa momentul inregistrarii platii facturilor anterioare, activitate de durata din cauza careia va ajunge sa viziteze mai putini clienti intr-o zi.

5. Dupa finalizarea activitatii, agentul se deplaseaza la sediu pentru a inregistra comenzile primite de la clienti. In cazul in care este nevoit sa introduca singur comenzile, va pierde destul de mult timp, caz in care va alege fie sa ramana peste program, fie sa scada din timpul dedicat vizitelor la clienti.

 Situatia: utilizarea unui sistem SFA
– atitudine proactiva –

1. Planificarea activitatii vanzatorilor este facuta in ERP, dar este vizibila si de pe device-ul mobil, deoarece sistemul SFA este sincronizat cu ERP-ul. Daca apar modificari in programul agentului, acesta le poate vizualiza fara a mai fi nevoie sa se deplaseze la sediul companiei.

2. Agentii au posibilitatea de a completa diferite informatii referitoare la vizitele efectuate direct pe device. Astfel, directorii de vanzari pot obtine un raport detaliat si corect al activitatii fiecarui agent.

3. Timpul destinat preluarii comenzilor scade datorita modului intuitiv de lucru cu un device mobil. In plus, comenzile sunt exportate direct in sistemul ERP imediat dupa ce au fost inregistrate iar marfa este rezervata in stoc, reducand din timpul pentru livrare.

4. In cazul in care soldul clientului atinge limita maxima stabilita in ERP, contul acestuia este blocat automat, iar vanzatorul nu mai poate plasa comenzi pentru client. In SFA, agentul poate vizualiza situatia conturilor clientilor, evitandu-se astfel situatiile in care preia comenzi pentru cei rau-platnici. Incasarea unei facturi pe loc de la un astfel de client poate duce la deblocarea contului aferent, deoarece chitantele se exporta automat din SFA direct in ERP.

5. Deoarece comenzile sunt introduse in momentul preluarii acestora de la clienti iar stocurile sunt actualizate in timp real si vizibile in momentul in care este adaugat produsul pe comanda, agentul poate vizita mai multi clienti intr-o zi.

Situatia: procesare manuala

– atitudine reactiva-

1. Agentul preia o comanda pentru un client, iar in momentul in care ajunge la depozit pentru a ridica marfa afla ca produsele respective nu mai exista pe stoc. Clientul este nemultumit si apeleaza la un furnizor mai prompt.

2. Contul clientului este blocat si agentul nu mai poate introduce comenzi pentru el, dar clientul doreste sa achite din facturile restante. Pentru deblocarea contului, agentul trebuie sa se deplaseze la sediul firmei si sa inregistreze plata pentru facturile restante inainte de a putea prelua o noua comanda. Deoarece clientul are nevoie urgenta de marfa respectiva, va apela la alt furnizor.

3. In urma intelegerilor dintre managerul companiei de distributie si client se stabileste acordarea unui discount in functie de valoarea marfurilor achizitionate. In momentul preluarii unei comenzi agentul uita sau pur si simplu nu a fost pus la curent cu valoarea discountului stabilit. Clientul observa ca nu sunt respectate conditiile stabilite anterior cu distribuitorul si renunta la serviciile acestuia.

4. Angajatul companiei de distributie care se ocupa cu planificarea vizitelor la clienti omite sa ii comunice agentului de vizita la un anumit client. In momentul in care isi aminteste este prea tarziu: clientul a apelat deja la alt furnizor.

Situatia: utilizarea unui sistem SFA
– atitudine proactiva –

1. Agentul are acces la informatii actualizate despre stocurile disponibile datorita integrarii sistemului SFA cu ERP-ul. In momentul in care preia comanda, va sti exact care este stocul disponibil si are posibilitatea de a face rezervari evitand situatiile in care, chiar daca a preluat comanda inaintea altui agent, acesta a ajuns mai repede la depozit si a ridicat toata cantitatea existenta. Clientul va fi multumit de eficienta agentului si va fi sigur ca se poate baza pe marfa comandata.

2. Contul unui client poate fi deblocat in timp real in urma achitarii unor facturi restante. Agentul incaseaza banii de la client, iar chitanta este exportata automat din SFA in ERP, ducand la deblocarea automata a soldului si posibilitatea de a plasa noi comenzi. Avand nevoie urgenta de marfa respectiva, clientul va dori sa plateasca o parte din facturile anterioare, situatie in care ambele parti ies in castig: clientul plateste pe loc si poate beneficia de marfa dorita imediat, iar distribuitorul isi recupereaza banii din piata si in acelasi timp preia noi comenzi.

3. Nivelurile si formele de discount stabilite cu distribuitorul sunt respectate intocmai, iar la plasarea unei noi comenzi de catre agent, acestea se calculeaza automat datorita politicilor comerciale stabilite in ERP, ce sunt preluate si in SFA. Clientul va fi extrem de multumit de corectitudinea cu care sunt respectate intelegerile si ramane fidel furnizorului.

4. Agentul respecta datele si orele stabilite, pentru ca programarea vizitelor facuta in ERP poate fi accesata si de pe device.

Un grad inalt de satisfactie a clientilor insumat cu productivitatea crescuta a agentilor de vanzari rezulta in cresterea rezultatelor companiei. Existenta unei platforme informatice integrate va atrage scaderi semnificative ale costurilor de operare, eliminarea inregistrarilor duplicate cauzate de existenta mai multor sisteme sau medii de stocare a datelor si mai ales posibilitatea de a controla fiecare segment al activitatii.

Situatia: procesare manuala

 atitudine reactiva-

1. Compania are nevoie de un numar mare de agenti de vanzari care sa efectueze vizitele la clienti pentru a prelua comenzi si incasa facturi. Procesul inregistrarii comenzilor pe hartie este de durata, iar daca agentul doreste sa incaseze o factura si apoi sa preia si o comanda de la acelasi client este nevoit sa il viziteze de mai multe ori, ceea ce duce la un consum mai mare de resurse.

2. Datorita procesului greoi de inregistrare a comenzilor, a erorilor umane de prelucrare a datelor si a timpului indelungat de la momentul vizitei clientului pana la preluarea efectiva a comenzii de catre depozit, compania risca sa piarda  clienti datorita onorarii cu intarziere a comenzilor.

3. Pentru ca agentii nu stiu in orice moment situatia soldurilor clientilor in momentul preluarii comenzii, anumiti clienti ajung sa aiba solduri mult depasite. Situatia este nefavorabila companiei de distributie pentru ca nu isi poate recupera banii din piata. In final, aceasta duce la imposibilitatea de a se mai aproviziona si implicit pierderea clientilor.

Situatia: utilizarea unui sistem SFA

– atitudine proactiva –

1. Agentii preiau comenzile si incaseaza banii prin intermediul device-urilor mobile iar toate documentele sunt exportate direct in ERP. Astfel, acestia nu mai sunt nevoiti sa ajunga la sediul companiei decat la inceputul si eventual la sfarsitul zilei, ceea ce duce la reducerea costurilor.

2. Datorita modului intuitiv de inregistrare a informatiilor in SFA, timpul dedicat introducerii documentelor este mai mic, iar agentul poate efectua un numar mai mare de vizite intr-o zi.  Agentii sunt mult mai eficienti si este castigata increderea clientilor pentru ca le sunt oferite informatii actualizate referitoare la stoc chiar in momentul in care dau o comanda.

3. Agentii pot vedea direct de pe device atat situatia cat si componenta soldurilor clientilor si nu le vor inregistra comenzi pana cand nu vor achita restantele. Rezultatul acestei activitati este imbunatatirea cashflow-ului companiei.

Sistemele SFA au devenit instrumente indispensabile multor companii. Caracteristici precum flexibilitatea si modul intuitiv de utilizare le fac accesibile oricarui domeniu de activitate, de la distributia de FMCG la cea de utilaje si echipamente specializate. Tehnologia de ultima generatie este pusa atat la dispozitia consumatorului final, crescand gradul de fidelitate al acestuia fata de furnizor, cat si la dispozitia angajatilor companiilor, crescand eficienta acestora.

Vrei sa afli mai multe detalii?