Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

Sistemul ERP, Costuri, Bugete, Target, Cash-flow, Calcul comisioane agenti si Controlling

Unul dintre obiectivele unei companii, probabil cel mai important, este obtinerea de profit. Formula obtinerii profitului brut este clasica, cunoscuta de catre toata lumea: venituri minus cheltuieli. Din cate s-a constatat, in aceasta formula exista un singur termen cunoscut: cheltuiala. Venitul este variabil. Pentru o firma care activeaza in segmentul import si distributie, chiria, salariile, telefonia etc, au aproximativ acelasi cost, indiferent daca ai realizat 95% din targetul de vanzari sau 50% din acesta.

Despre ERP si controlul costurilor
Intr-o piata in care marjele se erodeaza continuu sub presiunea lanturilor de hypermaket-uri si a companiilor din afara Romaniei, vor supravietui si se vor dezvolta numai acele firme care isi controleaza termenul cunoscut: cheltuiala.

Cat de simplu e sa te dezvolti?
Un studiu realizat anul trecut pe portofoliul de clienti SeniorERP in domeniul distributiei de marfa, s-a constatat o crestere accelarata, cu o dinamica dispusa pe mai multe coordonate. Aceasta crestere are doua componente majore: una calitativa, legata de cresterea pietei si a numarului de clienti, si una cantitativa, legata de marirea portofoliului de produse si de extinderea geografica. Aproape fiecare companie din portofoliul gestionat de SeniorERP si-a deschis noi puncte de lucru in teritoriu, pentru o mai buna acoperire la nivel national.

Bineinteles ca, in acest stadiu de viata al companiei, problemele legate de controlul costurilor de operare se complica exponential. Este dificil sa gestionezi de la centru un punct de lucru situat la 600 de km. De asemenea, alimentarea cu marfa a acestora, activitatea agentilor, comunicarea rapida si eficienta, controlul asupra proceselor si fluxurilor in afacere – ridica semne de intrebare pentru un manager atent.

Este situatia cea mai potrivita pentru a exemplifica cum poate interveni puterea unui sistem ERP capabil sa interconecteze toate aceste activitati diverse, distribuite la nivel national. Un model de lucru online, care sa puna la dispozitia factorilor de decizie informatie de ultim moment legata de nivelul stocurilor, a vanzarilor si incasarilor, a situatiei parcului auto, a depasirii bugetelor de cheltuieli aprobate. Un astfel de sistem este un factor de crestere si control, iar lipsa acestuia din viata unei companii este in mod clar un factor blocant in dezvoltare.
In general, atunci cand discutam de controlul costurilor, discutam de un sistem de bugete de venituri si cheltuieli agreate si de urmarirea incadrarii costurilor efective in limitele bugetate. In general, bugetele de cheltuieli specifice unei companii de import si distributie sunt stucturate pe criteriul geografic (puncte de lucru), pe cel departamental (marketing, logistica, comercial etc), pe tipuri de cheltuieli (energie, telefonie, salarii, amortizari etc), pe proiecte. Unele companii aleg sa-si urmareasca costurile pana la nivel de agent comercial sau maaina. Pentru a putea avea o viziune completa asupra tuturor acestor indicatori este necesar un sistem ERP eficient in controlul de costuri, ce ofera flexibilitate ridicata in configurare si pune la dispozitie formule repartizare automata a costurilor in structura de centre definita.

Stii ce profit iti poate aduce un anume produs?
Din ce in ce mai des in ultima perioada, se ridica problema repartizarii costurilor logistice pe produse, in dorinta de a cunoaste cat mai exact profitabilitatea unui produs. Aici trebuie luati in calcul mai multi factori: greutate, volum, conditii de depozitare si transport, retururi, coeficient de rotatie. Orice combinatie a acestor factori are totuti un grad de aproximare. Daca luam in calcul, de exemplu, retururile, este incorect sa presupunem ca este vina unui produs ca a fost livrat clientului, desi acesta a comandat altceva. De obicei, costurile produselor sunt influentate de alti factori, care nu sunt direct legati de natura produsului, ci de calitatea fortei de vanzari, a capabilitatilor logistice, a acuratetii aprovizionarii sau a calitatii activitatii de marketing. Produsul in sine este rareori un centru cost, exceptand costul marfii, bineinteles.

sistem ERP online bugete

Cum poti avea un management proactiv al cheltuielilor?
Un sistem de controlling eficient are nu numai o componenta pasiva, de constatare a cheltulelilor, ci si una preventiva, proactiva. Exista un gen de operatiuni care genereaza cheltuieli cu mult inaintea inregistrarii contabile a documentelor. De exemplu, un avans spre decontare in vederea unei calatorii de business se acorda azi, iar justificarea lui (de inregistrare a costurilor) se realizeaza efectiv la intoarcerea din calatorie. La final, costul calatoriei poate fi mai mare sau mai mic decat suma acordata. Intre timp mai pot interveni si alte cereri de acordare de avans, iar aprobarea acestora trebuie sa ia in calcul nu numai cheltuielile de deplasarea efectiv realizate si inregistrate, ci si pe cele in curs de desfasurare. Urmarirea unei cheltuieli are, deci, mai multe stadii care trebuiesc urmarite pana la realizarea efectiva a acesteia.

In dorinta de a crette profitabilitatea, companiile de distributie care au deja un numar de depozite suficient de mare si un parc auto bine pus la punct, incep sa ofere si servicii de logistica. De asemenea, depozitele mai mici au fost inchise, iar cele mari extinse si eficientizate prin incorporarea unei componente de Warehouse Management System ( WMS ).

Este usor sa atingi un target de vanzari?
Daca privim putin si cel de-al doilea factor din formula profitului, si anume venitul si controlul realizarii acestuia, in cazul unei firme de import si distributie, inevitabil discutam de target-uri, iar in cazul companiilor care au agenti comerciali, de sisteme de bonusare stimulatoare. Realizarea unui target de vanzari nu este o munca usoara. Factori precum trend, sezonalitate, promotii, investitii, modificari in structura pietei sunt dificil de cuantificat. Analizele manageriale trebuie sa se bazeze pe raportari detaliate. Instrumentele de tip Business Intelligence ( BI ), desi purtatoare de costuri semnificative, sunt singurele capabile sa sustina decizii de acest gen.

In ceea ce priveste algoritmii de calcul pentru comisioanele care sa recompenseze agentii comerciali si in acelasi timp sa concentreze munca acestora in directia dorita, au de cele mai multe ori in componentaurmatorii indicatori: volumul de vanzari (pe game, pe tipuri de clienti, pe puncte de lucru etc.), calitatea vanzarii (numarul de clienti, numarul de produse, numarul de game de produs, discount-ul mediu acordat, termene de plata acordate), volumul incasarilor, calitatea incasarilor (termene de plata respectate, urmarire pe client si punct de lucru al clientului). In functie de specificul firmei, daca exista si o componenta de telemarketing, este necesara de asemenea integrarea acesteia cu ceilalti indicatori financiari si operationali enumerati. Calitatea rapoartelor de urmarire a tuturor acestor indicatori sau combinatii de indicatori este decisiva pentru un management inteligent al afacerii.

Segmentarea in divizii si canalele alterative de vanzari, un raspuns posibil la cresterea numarului de produse?
Datorita faptului ca odata cu cresterea portofoliului de produse scade capacitatea unui agent de a promova in mod egal produsele, companiile din portofoliul Senior Software si-au segmentat forta de vanzari in divizii si au asociat fiecarei divizii de vanzari, in mod echilibrat, produse cu grade diferite de rotatie. In dorinta de reducere a costurilor cu forta de vanzari, aparitia de canale alternative de vanzare, precum portalurile online de tip Business-to-Business sau Business-to-Consumer reprezinta o optiune din ce in ce mai atractiva pentru companiile de distributie si una dintre tendintele de dezvoltare din prezent.

In compania ta, banii curg asa cum vrei tu?
Pe langa cheltuieli si venituri, controlling-ul implica si analiza cash-flowului, ca si indicator finanaciar de baza. Cunoasterea din timp a varfurilor de plati, controlul termenelor de plata acordate clientilor, posibilitatea de blocari si avertizari in timp real a depasirii acestora, planificarea realizarii de noi investitii sunt necesitati stringente pentru o companie de import si distributie. De asemenea, apelul la instrumente financiare precum factoring-ul, contribuie la cresterea gradului de realizare a parametrilor de cash-flow.

Vrei sa afli mai multe detalii?