Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

Sistemul ERP si optimizarea costurilor logistice

In general, pentru o firma de import si distributie, in totalul costurilor efective, ponderea cea mai mare revine cheltuielilor aferente activitatilor de natura logistica. Prin urmare, eforturile de eficientizare a activitatii sunt canalizate in primul rand catre rentabilizarea operatiunilor logistice. Iata cateva alternartive pentru optimizarea costurilor logistice.

Optimizarea costurilor logistice. Alternative.
In general, pentru o firma de distributie, in totalul costurilor efective, ponderea cea mai mare revine cheltuielilor aferente activitatilor de natura logistica. Prin urmare, eforturile de eficientizare a activitatii sunt canalizate in primul rand catre rentabilizarea operatiunilor logistice.
O prima optiune este reprezentata de outsourcing-ul acestor operatiuni, in cazul in care exista un operator logistic capabil sa ofere servicii de calitate cel putin similara cu cea deja existenta la un pret competitiv.
In lipsa unui astfel de operator, se poate opta pentru dezvoltarea parcului logistic in vederea oferirii de servicii specializate catre exterior. Astfel, este uzuala separarea activitatilor logistice intr-o companie de sine statatoare, care ofera servicii logistice atat pentru activitatile firmei de distributie, cat si pentru alte companii similare. Practic, se creeaza operatorul logistic necesar profilului de distributie existent.

Cea de-a treia varianta este optimizarea utilizarii parcului logistic existent, cu ajustarile de rigoare. In principal, este vorba de reorganizarea depozitelor (marfa si personal), administrarea eficienta a parcului auto, fluidizarea procesului de aprovizionare si redistributie marfa intre depozite, crearea unor proceduri eficiente de lucru in vederea organizarii preluarii comenzilor de clienti si a urmaririi stadiului livrarilor acestora. Practic, pentru a eficientiza costurile logistice, este necesara o operatiune complexa la nivelul intregii companii.

Sistemul ERP

Acesta operatiune implica in mare masura existenta unui sistem informatic capabil sa automatizeze fluxurile de lucru si sa urmareasca granular costurile operationale. In ceea ce priveste urmarirea costurilor, un modul avansat de controlling, integrat cu modulele financiar contabile si operationale reprezinta instrumentul de lucru si analiza strict necesar in vederea atingerii obiectivului stabilit mai sus. Acest modul trebuie dublat in cazul de fata de un modul de administrare a parcului auto si de un sistem de Warehouse Management (WMS).

Ce inseamna o economie de un minut si jumatate per comanda la 2000 de comenzi pe zi?
Un depozit de dimensiuni medii (3.000 – 5.000 mp), care este operational 24/7, poate avea pe schimb 20-30 de operatori. La un numar zilnic mediu de 2.000 de comenzi, o economie de 1.5 minute la pregatirea unei singure comenzi asigura un beneficiu de 1000 min/om/schimb = 16.66 ore/om/schimb = 2 operatori/schimb. Asta inseamna la 20 oameni/schimb o economie de 10 % a costurilor de pregatire a comenzilor. Pe langa acest lucru, se reduce costul de management aferent administrarii de personal, creste calitatea livrarilor (prin eliminarea erorilor umane), deci, implicit, creste gradul de satisfactie al clientilor.

Pasi catre automatizarea depozitelor
In domeniul automatizarii depozitelor, cazul ideal este acela al “depozitelor digitale”, complet automatizate. Pentru realizarea acestui tip de depozit, este necesara o investitie initiala substantiala in soft si echipamente. In cazul in care compania nu este pregatita pentru un astel de cost, exista calea demijloc a implementarii unui sistem de WM (Warehouse Management) capabil sa aduca reduceri semnificative de costuri.
Un prim pas poate fi facut prin alegerea unei variante “paper based” – pe baza de tiparire de note de colectare si depozitare. Acest tip de sistem organizeaza depozitarea automata a marfii in depozit, regasirea eficienta a acesteia in momentul pregatirii unei comenzi si poate aduce beneficii importante, in conditiile unei investitii minime. Minusul consta in lipsa de control a corectitudinii colectarii, punctul de control fiind in zona de livrare, unde se verifica diferentele dintre comanda si marfa colectata. Practic, daca un produs se afla in mai multe celule, iar sistemul indica una dintre ele in vederea colectarii, nu se poate verifica in timp real daca, din comoditate, nu a fost folosita o alta celula.

Dupa realizarea acestui prim pas in organizarea depozitului si dupa evaluarea beneficiilor curente si a potentialului progres, se poate trece la implementarea unui sistem mobil integrat, care sa aiba si functionalitati extinse de control asupra calitatii operatiunilor prestate. Gradul de automatizare poate fi crescut in timp, pe masura maturizarii proceselor logistice si a disponibilizarii resurselor investitionale.

Avantajele colaterale ale unui sistem de Warehouse Mangement
Avand in vedere faptul ca in general gradul de rotatie a fortei de munca aferente operarii unui depozit este ridicat, un sistem eficient de WM poate reduce major timpul de integrare a personalului nou angajat si creeaza o reducere a impactului rotatiei de personal asupra proceselor logistice, deci genereaza reduceri de costuri. Nu mai este necesara cunoasterea in detaliu a produselor pentru a putea pregati o comanda, deoarece sistemul va indica sursa produselor si va verifica pe baza codurilor de bare corectitudinea colectarii. Deci un nou angajat poate deveni operational chiar din prima ora de lucru.

Costurile logistice si procesul de aprovizionare
O reducere de costuri logistice poate proveni si dintr-un proces de aprovizionare acurat. O supraincarcare cu marfa genereaza costuri suplimentare de depozitare si manipulare, iar o lipsa de stoc genereaza livrarea de comenzi incomplete, deci o diminuare a eficientei livrarilor.

Managementul Parcului Auto
Managementul parcului auto are doua componente: administrarea costurilor de operare a flotei si eficientizarea utilizarii acesteia. Prima parte se divide la randul ei intr-o sectiune de analiza si previzune a costurilor si a activitatilor desfasurate si intr-o sectiune proactiva de atentionare asupra activitatilor planificate sau recurente. Informatiile utlizate sunt specializate, specifice unui administrator de flota auto: accidente, revizii, consumuri, amenzi, foi de parcurs etc. A doua componenta implica integrarea cu alte module ca surse de date: comenzi clienti, caracteristici articole, soferi, rute de livrare, divizii etc. Integrarea implica evident un proces desfasurat de catre mai multe departamente, cu reguli si responsabilitati clare. O buna implementare a unei astfel de integrari tine atat de calitatea sistemului informatic, cat si de maturitatea organizatiei.

Vrei sa afli mai multe detalii?