SFA, ERP, WMS, FMS: Automatizarea preluarii, pregatirii si livrarii comenzilor de clienti
Indiferent din ce punct de vedere este privita, SFA - automatizarea fortei de vanzari reprezinta un pas inainte natural catre optimizarea intregului proces de vanzare. Din experienta acumulata in decursul implementarilor, un proces de vanzari neautomatizat arata in felul urmator, teoretic: agentul isi pregateste documentatia (stocuri, solduri, formulare) si pleaca pe teren; agentul se deplaseaza la client; scrie comanda pe un formular; se intoarce la sediul companiei; preda comenzile catre operator/ASM; operatorul le introduce in sistem; marfa este pregatita in depozit; marfa este livrata catre client. In realitate lucrurile se prezinta in felul urmator, in cazul simplu ar preluarii unei comenzi...
SFA, ERP, WMS, FMS: Automatizarea preluarii, pregatirii si livrarii comenzilor de clienti in SeniorERP
Indiferent din ce punct de vedere este privita, SFA - automatizarea fortei de vanzari reprezinta un pas inainte natural catre optimizarea intregului proces de vanzare. Din experienta acumulata in decursul implementarilor, un proces de vanzari neautomatizat arata in felul urmator, teoretic: agentul isi pregateste “documentatia” (stocuri, solduri, formulare) si pleaca pe teren; agentul se deplaseaza la client; scrie comanda pe un formular; se intoarce la sediul companiei; preda comenzile catre operator/ASM; operatorul le introduce in sistem; marfa este pregatita in depozit; marfa este livrata catre client.
Preluarea comenzilor fara SFA.
Este des intalnit cazul in care comanda este completata telefonic, sau si mai rau, bazat pe ceea ce stie agentul ca respectivul client achizitioneaza in mod curent. Chiar presupunand ca agentul este 100% corect si bine intentionat, el nu are de unde sa stie stocurile curente. Fara SFA, comanda este completata pe baza stocurilor in momentul listarii acestora (daca este cazul), nu poate propune alternative la produsele “out-of-stock”, nu are acces rapid la promotiile oferite, nu are acces la fisa unui produs pentru a-l putea prezenta in detaliu, nu are acces la istoricul clientului, nu are acces rapid la target-ul de vanzari, la realizari etc. Orice informatie suplimentara este primita telefonic, deci costuri suplimentare si timp pierdut.
Completarea comenzilor fara SFA.
Datorita conditiilor de obicei improprii scrierii, comanda este de multe ori aproape ilizibila, agentul “uita” sa completeze date obligatorii, mai ales in cazul clientilor noi.
Introducerea comenzilor in sistem fara SFA.
Operatorul are probleme in a identifica clientul si produsele comandate. Datorita faptului ca toate comenzile sunt aduse in acelasi interval orar, presiunea pe operare este maxima. Din cauza vitezei, datele introduse nu mai sunt verificate si se gresesc produsele. La client ajunge un alt produs decat cel comandat, rezulta degradarea relatiei comerciale si costuri logistice inutile.
Pregatirea comenzilor fara SFA.
Comenzile sosesc in acelasi interval orara, sunt operate la viteza maxima, si apoi incepe pickingul la acceasi viteza. Din cauza greselilor de operare, numarul de retururi este mare, din cauza pierderilor de vanzari pe pozitiile “out of stoc”, nu se livreaza un segment important de produse alternative, deci costurile logistice legate de livrare sunt mari si genereaza tensiuni permanente intre departamentul de vanzari si departamentul logistic.
Livrarea comenzilor fara SFA.
Daca la greselile de pana acum adaugam si erorile de pregatire a marfii (in lipsa unui sistem WMS), este deseori intalnit cazul in care clientul respinge comanda in intregime. Dupa ce a cautat 30min un loc de parcare, livratorul este primit cu “caldura” de catre client, si are in gestiune o marfa de care trebuie sa se loveasca pe tot parcursul livrarii. La intoarcerea la depozit, resimte din nou “caldura” operatorilor din depozit, care trebuie sa reaseze marfa. Avand in vedere ca livratorii au de obicei un sistem de bonusare bazat pe eficienta, starea de nemultumire a acestora poate fi usor de anticipat.
Acest scenariu este valabil in conditiile in care agentul este bine intentionat si depune eforturi constructive. Daca acest lucru nu este valabil, scenariul de mai sus devine si mai complex si mai generator de pierderi.
Vezi cum influenteaza utilizarea unui sistem SFA relatia cu clientii
Sa reluam scenariul de mai sus in cazul implementarii SeniorERP SFA:
Preluarea comenzilor - SFA.
Este utilizat dispozitivul mobil, cu o forma simpla si intuitiva de introducere a datelor si de regasire a informatiilor utile (stocuri, solduri, conditii comerciale, fisa produs etc). Comenzile sunt preluate conform unui program de vizita si pot fi autentificate prin semnatura electronica. Se poate urmari foarte usor respectarea traseului, momentele operarii comenzilor. Comenzile pot fi transmise in timp real, generand rezervarea automata a produselor, pentru produsele “out-of-stock” putand fi prezentate alternative.
Completarea comenzilor - SFA.
Se completeaza electronic pe masura preluarii. Exportul din SFA in ERP se poate efectua la finalizarea fiecarei comenzi in parte sau cumulativ, daca nu este disponibila conexiunea.
Introducerea comenzilor in sistem - SFA, ERP.
Modulul de SFA este integrat nativ in SeniorERP. Comenzile sunt preluate automat, putand intra imediat in fluxul logistic. Nu exista necesitatea unei operari suplimentarea, eliminandu-se costurile si erorile aferente.
Pregatirea comenzilor - SFA, ERP, WMS.
Fiind preluate pe masura emiterii, se elimina alternanta “varfuri de lucru”, “perioade de inactivitate”. Resursele logistice se niveleaza, costurile scad. Prin cuplarea modulului de SFA cu cel de WMS (care automatizeaza activitatea depozitului), prin intermediul ERP-ului, erorile de preluare si pregatirea a marfurilor scad spre zero. Calitatea relatiei cu clientii creste, volumele de vanzari cresc de asemenea fie si din eliminarea pierderilor, neexistand tensiuni, creste si gradul de incasare.
Livrarea comenzilor - ERP, WMS, FMS.
Aceasta poate fi planificata mai bine, numarul de incidente se apropie de zero, creste satisfactia profesionala a livratorilor.
Pe langa acest scenariul simplu, modulul de SFA poate fi extins in directiile:
Stimularea vanzarilor prin accesul imediat la target/relizari. Pot fi implementate sisteme de bonusare si premii zilnice, pentru a mentine constant motivarea la un nivel ridicat (SFA, ERP).
Activitati de marketing: survey-uri, store check, promotii (SFA, ERP) etc
Cash collection (SFA, ERP)
Planificarea traseelor de vizita (SFA, ERP)
Organizarea si controlul duratei vizitelor (SFA, ERP)
Controlul absentelor (SFA, ERP)
Urmarirea respectarii traseelor si a planificarilor prin incorporarea informatiilor GPS pe platforma Virtual Earth (SFA, ERP)
