Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

ERP Studiu de caz: O implementare ERP de succes pentru distributie

10 manageri care au implementat SeniorERP in propriile companii, au fost de acord sa participe la un interviu pe tema: Care este roadmapul pentru o implementare ERP de succes? Am creionat, pe baza raspunsurilor oferite, traseul unei implementari reusite, pornind de la provocarile unei afaceri in crestere, trecand prin ceea ce un software ERP ar trebui sa reprezinte pentru o companie, criteriile de selectie ale unui ERP potrivit si, nu in ultimul rand, beneficiile finalizarii cu succes a acestei etape in existenta unei companii.

Care sunt problemele curente ale unei companii in crestere, in lipsa unui ERP?

Lipsa de informatii in timp real

„Inainte de a implementa solutia ERP, lucram doar pe baza unei solutii de contabilitate. La acel moment, ne confruntam cu doua dificultati majore, una legata de fluxul ingreunat de activitati si alta legata de lipsa informatiilor in timp real. Ne lipsea o platforma comuna de informatii, aveam o probleme in schimbul de date intre departamente si intre puncte de lucru. Procedeul era mult ingreunat, ne confruntam cu o pierdere de timp si resurse umane, la care se adaugau erorile umane.”, Valentin Tertiu, Financial Director, Petline

„Nu puteam sa ne facem planuri, nu puteam controla informatiile. Bineinteles ca nu poti creste fara sa stii pe ce te bazezi. Toate forecast-urile noastre se fac acum pe baza informatiilor din ERP.”, Razvan Alexandru, Vitacare International

„O alta problema presanta cu vechea aplicatie era lipsa de flexibilitate pe care mi-o oferea mie, ca manager, in sensul ca nu puteam lua decizii in lipsa unor date reale, sigure. Nu puteam decat sa spun asta facem, asta nu, dupa cum mi se parea, nu pe baza unei analize.”, Ali Hussain, General Manager Mirano International

Nesiguranta datelor si implicit, cea a business-ului

„Sistemul pe care il avem acum este prima solutie de tip ERP pe care o folosim, in masura in care ceea ce foloseam inainte era doar un produs static, un soft de contabilitate. Desi softul anterior promitea o multime de rapoarte, de cele mai multe ori acestea nu functionau, la care se adauga faptul ca pe masura cresterii noastre aveam tot mai multe nevoi care nu erau acoperite.”, Cristian Stanciu, Office Media

„Inainte de a colabora cu furnizorul actual, utilizam o aplicatie limitata ca functionalitati. Ne confruntam cu o nesiguranta a datelor pentru ca nu exista o evidenta si cu atat mai putin un control asupra stocurilor. Fiecare om lucra singur, independent de restul firmei. Situatia cea mai delicata era in departamentul de contabilitate unde, replicarea datelor ingreuna enorm activitatea.”, Kais N. Azou, General Manager, Regency

„Inaintea implementarii ERP-ului aveam un alt circuit al documentelor, mult mai greoi, mult mai dificil. Chiar si redactarea era o problema. In momentul in care vinzi concomitent la 20-30 de clienti, este practic imposibil sa scrii 30 de facturi in acelasi timp. Fara o aplicatie n-ai cum sa mai vinzi in ziua de astazi. Iar in Mediarom, inainte de implementarea ERP-ului nu exista un sistem informatizat. Noi printam facturi in Excel. Era o vanzare primitiva.”, Cristian Magheru, General Manager, Wunder Baum

„Inainte de implementarea ERP-ului, foloseam mai multe aplicatii dezvoltate intern, prin care am reusit, cel putin pentru o perioada de timp, sa asiguram necesarul companiei. Vechile aplicatii duceau insa la blocarea serverului si accesul la informatii era intrerupt. Aceste situatii cauzau blocarea activitatii, cu repercursiuni grave asupra afacerii.”Liviu Simion, CEO, Rosim’s Unic

Relatia cu furnizorul de software

„Problema achizitiei unui ERP este cu dus si intors. Inaintea inceperii colaborarii cu furnizorul actual, am lucrat timp de un an si jumatate cu un alt soft de tip ERP si pot sa spun ca am incetat colaborarea cu acea firma din cauza neadaptarii soft-ului la cerintele noastre. Cand aveam o solicitare catre ei, de orice natura „trebuia” sa trimitem un mail, mail care ramanea fara nici un feed-back. Dupa aceasta experienta, consider ca momentul in care implementezi un ERP trebuie sa fie asemeni unui parteneriat, pentru ca practic, dau „fraiele” business-ului meu cuiva pentru a-mi gestiona practic compania.”, Razvan Alexandru, General Manager, Vitacare

Ce reprezinta o solutie ERP pentru o companie?

„Selectia se face natural pe piata: vor ramane cei care stiu unde vor sa ajunga, stiu cum si au si arme puternice la dispozitie. Nu poti invinge in lupta pentru piata fara o tehnologie ca o solutie ERP”, Paulina Camberea, Mergeani

„Fara un ERP, o companie moderna nu are cum sa functioneze. Si daca functioneaza acum, peste 5 ani cand concurenta si intrarea in UE vor stabiliza piata, nu vor mai functiona. Este un instrument obligatoriu, la fel ca un telefon mobil sau un televizor in casa. Este parte din viata noastra.”, Ali S. Hussain, General Manager Mirano International

„Implementarea unui ERP se traduce in primul rand printr-o economie de timp prin automatizarea activitatilor si introducerea singulara a datelor. ERP-ul aduce avantaje majore prin intermediul raportarilor si statisticilor pe clientii actuali. In plus, dupa evolutia vechilor parteneri stii cum sa tratezi un partener nou. Este un fel de fine tuning. „, Mario Nita, General Manager, Immergas

„Este indiscutabil ca implementarea cu succes a unui ERP este un beneficiu pentru o companie. Nu se pune problema doar ca-ti vei amortiza rapid investitia, dar te va ajuta la obtinerea unui venit mult mai mare. Indeplinesti astfel niste conditii sa te asezi la masa cu jucatorii importanti. Daca n-ai o aplicatie, in conditiile concurentei de azi, nu existi. Nu se pune problema falimentului, pentru ca nu ai cum sa mai existi.”, Cristian MAGHERU, WunderBaum

„Un ERP nu este un sprijin, este ceva obligatoriu. Nu ai cum sa existi daca nu ai o solutie, cu atat mai putin sa cresti. In cazul nostru, mai devreme sau mai tarziu, s-ar fi blocat activitatea firmei cu repercursiuni foarte grave. Constientizand la timp acest risc, am evitat agravarea situatiei., Liviu Simion, CEO, Rosim’s Unic

Care sunt criteriile pentru a selecta solutia ERP potrivita?

Selectia trebuie sa porneasca de la viziunea si strategia firmei, nu de la problemele ei

„In functie de claritatea cu care este enuntata misiunea si viziunea companiei stii incotro sa-ti directionezi business-ul si piata in care esti. Fara o viziune, fara sa stii cine vrei sa fii si care este identiatatea ta, nu ai cum sa cresti un business. Si faptul ca stii incotro merge afacerea, te va ajuta sa-ti dai seama imediat care este solutia potrivita pentru tine, urmand ca ERP-ul sa devina sprijinul tau pentru o crestere sigura.”, Liviu Simion, CEO, Rosim’s Unic

Referintele clientilor

„In primul rand, e important sa poti apela la o companie despre care poti afla diverse lucruri: de cat timp e pe piata, cu ce rezultate, ce clienti are, daca sunt dispusi sa ii ofere ca referinta, sa poti verifica lucrurile pe care oricine ti le”vinde” la o prezentare. Sa vezi cine conduce compania cu care urmeaza sa lucrezi si cum o face.”, Razvan Alexandru, Vitacare

„Daca o solutie primeste recomandari, stii ca este vorba de o aplicatie eficienta si ca are in spate oameni de calitate, cu care te poti intelege.”, Kais N. Azou, General Manager Regency Company

Sa raspunda nevoilor specifice domeniului de activitate

„Trebuie sa analizezi putin piata inainte sa-ti iei ceva si sa identifici solutia potrivita pe tipul de business pe care-l ai. In cazul meu, eu am optat pentru o solutie cu specific pentru import si distributie. Daca-ti iei ceva bun la toate nu-ti va acoperi niciodata toate cerintele din domeniul tau.”, Cristian Magheru, General Manager, Office Media

Solutiile locale – adaptate legislatiei din Romania

„In primul rand as recomanda o solutie dezvoltata in Romania, in special pentru a fi adaptata legislatiei de aici. In felul acesta implementarea dureaza mai putin si va fi mult mai usoara trecerea la noul sistem.”Valentin Tertiu, Petline

Furnizorul de software trebuie sa aiba know-how in domeniu si servicii profesioniste de suport

„In acest moment, sistemele de ERP din Romania satisfac cam toate cerintele de baza ale unei companii de import si distributie. Ceea ce le diferentiaza este furnizorul solutiei. Fiecare companie are cerinte particulare si trebuie in primul rand sa vezi cat de dispus este furnizorul sa raspunda la ele.”, Mario Nita, General Manager, Immergas

Tehnologia fiabila

„Unul dintre criteriile decisive in alegerea solutiei de Enterprise Resource Planning a fost tehnologia fiabila, de ultima generatie. Nu trebuie sa fii expert in IT pentru a intelege ca o solutie puternica nu are doar functionalitati cat sa ne acopere nevoile, ci e si construita pe o tehnologie puternica, de viitor. O solutie de Enterprise Resource Planning conceputa pe cea mai noua tehnologie constituie pentru noi garantia unei investitii pe termen lung, in conformitate cu proiectele si strategiile manageriale pe termen lung.”, Valentin Tertiu, Financial Director, Petline

„Este important ca aplicatia sa aiba un nivel inalt tehnologic, sa fie in pas cu ce se intampla, sa aiba tehnologie noua, scalabila. Nu vreau sa imi schimb platformele tehnologice peste un an, daca o sa cumpar un produs bazat pe tehnologie veche. Nu vreau sa schimb softuri, sa achizitionez licente, sa schimba servere. Pentru noi asta ar insemna cheltuieli in plus.”, Razvan Alexandru, Vitacare

Solutia ERP sa fie pe marimea estimata a companiei tale in 5 ani

„As recomanda companiilor sa aleaga ceva dupa marimea si specificul propriei firme, dar si a furnizorului solutiei. Si nu doar dupa marimea actuala, ci si dupa marimea estimata in 5 ani. Eu cu 5 ani in urma n-as fi putut sa ma identific cu solutia ERP actuala din cauza faptului ca aveam nevoie de mai multa flexibilitate la nivel de procese, eram o companie mai mica. Si totusi am luat solutia pentru ca viziunea mea a fost ca trebuie sa iau un ERP care sa ajute firma sa functioneze profesionist pe viitor, nu care sa serveasca unui mod de lucru de atunci.,  Ali S. Hussain, General Manager Mirano International

„Din experienta mea, as putea spune ca varianta cu achizitia unui pachet complex, scalabil, dar pe etape, pe module, este optima pentru companiile in crestere. Am avut viziunea si planul ca am sa ajung la nivelul acesta si, din acest motiv, am luat totul pas cu pas, pe masura cresterii companiei.”, Paulina Camberea, General Manager, Mergeani SRL

Care sunt beneficiile unei implementari ERP de succes?

Interactiune intre departamente

„Exista schimbari in sensul ca oamenilor le este mai clar ceea ce au de facut si interactioneaza. In felul acesta, toti mergem in aceeasi directie ca si firma.”, Liviu Simion, CEO, Rosim’s Unic

„Cel mai important aspect pe care l-am resimtit in urma implementarii a fost schimbarea modului de lucru. Apoi, s-a reflectat intr-o comunicare interna mult mai buna, intre departamente care inainte nu se cunosteau: intre vanzari, contabilitate, aprovizionare, etc.”, Ali S. Hussain, General Manager Mirano International

Eliminarea erorilor umane

„Un prim beneficiu pe care l-am resimtit consta in faptul ca am eliminat mare parte din greselile care se strecurau prin transcrierea datelor dintr-o parte in alta. In plus, avem o structura de centralizarea a tuturor produselor. Daca inainte apareau confuzii intre tipurile de produse, acum fiecare produs intra intr-o structura clara.”, Cristian Stanciu, General Manager Office Media

„Aplicatia ne-a ajutat sa evitam erorile ce apareau in preluarea rapida si corecta a comenzilor clientilor. Am ajuns la o informare corecta si online a reprezentatilor de vanzari asupra disponibilitatii stocului in retea si am reusit sa transmitem corect, complet si rapid comenzile de comisionare catre centrul/centrele de distributie.” George Ogrinja – Director Logistica, Farmaceutica Remedia SA

„Pe partea de management a depozitului, am reusit sa eliminam erorile umane si informatice si avem in vedere organizarea in detaliu a marfii pe randuri si celule. Aplicatia permite acest lucru si mai mult, putem sa crestem numarul de functionalitati treptat, astfel incat sa ne acomodam cu aplicatia iar schimbarile sa fie mai usor de acceptat. „, Valentin Tertiu, Petline

Previziuni de vanzari

„La nivel de management al stocurilor, inventarul se facea manual si verbal, era o munca titanica si implicit nu aveam un suport real pentru a constitui politici de aprovizionare. In momentul de fata, pe baza evidentei clare a stocurilor, ne dam seama exact ce se vinde si ce nu, putem realiza forecast-uri de vanzari iar sistemul de aprovizionare este mult mai bine pus la punct. „,Valentin Tertiu, Financial director Petline

Urmarirea clientilor pe puncte de lucru

„Cel mai important beneficiu a fost urmarirea pe punct de lucru, un aspect extrem de dificil de realizat fara o aplicatie care sa permita gestiunea pana in detaliu si urmarirea produsului de cand intra in depozit pana ajunge in apropierea consumatorului. Noi vindem in retele de hypermarketuri, care au zeci de magazine. Practic, lucram cu punctele de lucru ale Metro, de exemplu, iar aplicatia rezolva aceasta urmarire foarte sigur si rapid, dandu-ne posibilitatea sa stim ca produsele noastre ajung unde trebuie.”, Cristian Magheru – General Manager, MediaRom Wunderbaum

Crestere sigura a unei afaceri

„Daca ne-am dezvoltat si am crescut cu 40 %, am ajuns la volume mari de stoc si asta necesita masini mai multe fata de acum 10 ani cand aveam 3 camioane, la care se adauga investitiile in spatiu. Daca in urma cu 10 ani aveam un depozit de 500 de mp, acum avem doua depozite de 1400 mp. Implementarea normelor europene ne-a costat o groaza de bani, dar a meritat. „, Paulina Camberea, General Manager, Mergeani SRL

„Business-ul a crescut impresionant, de la 7 oameni in momentul implementarii, la 130 de oameni. Am crescut insa organic, pentru ca majoritatea proceselor sunt automatizate. Daca munca s-ar fi desfasurat in continuare in afara unui sistem, prin scrierea facturilor de mana si mutarea datelor dintr-o parte in alta, nu cred ca am fi reusit crestem.”, Kais N. Azou, General Manager Regency Company

„Am avut anul trecut, primul an in care am utilizat solutia, o crestere de 30% care s-a datorat partial si implementarii solutiei. Intr-adevar, imi da posibilitatea de extindere sigura a activitatii. Daca aveam alt software ma putea bloca la un anumit nivel. Insa importanta este si viziunea manageriala. Softul nu iti creste singur afacerea.”, Ali S. Hussain, General Manager Mirano International

Obtinerea unui instrument competitiv

„In momentul de fata, pot spune ca nici n-am putea fara sistemul nostru ERP, din cauza competitiei dar si a relatiei cu furnizorii. Noi daca avem tensiunea scazuta, cade curentul si nu ne merge aplicatia – suntem paralizati. Din punctul meu de vedere, un posesor de sistem ERP isi cunoaste mai bine compania, procesele, locul in societate, pe piata.”, Paulina Camberea, General Manager, Mergeani SRL

„Este indiscutabil ca implementarea cu succes a unui ERP este un beneficiu pentru o companie. Nu se pune problema doar ca-ti vei amortiza rapid aplicatia, dar te va ajuta la obtinerea unui venit mult mai mare. Indeplinesti astfel niste conditii sa te asezi la masa cu jucatorii importanti. Daca n-ai o aplicatie, in conditiile concurentei de azi, nu existi. Nu se pune problema falimentului, pentru ca nu ai cum sa mai existi.”, Cristian Magheru – General Manager, MediaRom Wunderbaum

Automatizarea la nivel operational

Implementarea unui ERP se traduce in primul rand printr-o economie de timp prin automatizarea activitatilor si introducerea singulara a datelor. ERP-ul aduce avantaje majore prin intermediul raportarilor si statisticilor pe clientii actuali. In plus, dupa evolutia vechilor parteneri stii cum sa tratezi un partener nou. Este un fel de fine tuning., Mario Dan Nita, General Manager Immergas Romania

„Un aspect foarte important pentru noi a fost suportul excelent oferit de aplicatie pentru organizarea moderna a depozitelor prin alocarea informatiilor de pozitionare a produselor. Posibilitatea alocarii unitatilor logistice la nivel de articol au dus la eficientizarea proceselor de receptie, comisionare si distributie. Aplicatia ne da posibilitatea sa avem controlul online asupra calitatii si nivelului stocului intr-o retea de distributie, are facilitati precise pentru fundamentarea necesarului de aprovizionare si ne-a ajutat sa implementam proceduri de debit si credit control pentru verificarea partenerilor.”, George Ogrinja – Director Logistica, Farmaceutica Remedia SA

Mai mult timp pentru analiza si control

„Pana acum nu puteam asigura o centralizare a tuturor informatiilor si pana le adunam fie apareau diferite lipsuri, fie nu mai erau actualizate. In plus, utilizarea datelor de catre anumite departamente vitale era rupta de aplicatie din cauza erorilor generate de aplicatia anterioara. Momentan am reusit atat crearea unei baze solide de informatii care poate fi utilizata de fiecare department in functie de nevoi, cat si generarea de rapoarte si comenzi in timp real, multumita tehnologiei de ultima ora.”, Razvan Alexandru, General Manager Vitacare International Romania

Despre companiile care au participat la interviu:

Rosim’s Unic activeaza cu succes din 2002 pe piata distributiei de obiecte sanitare. Rosim’s lucreaza cu producatorul numarul 1 mondial in obiecte sanitare, Kohler, avand ca obiectiv ocuparea pozitiei de lider de piata pe acest segment. Au deschis deja Show-room-ul Rosim’s Business Center si urmeaza sa deschida o retea de magazine la nivel national.

Office Media si-a inceput activitatea in 1996 si are ca obiect de activitate importul si distributia de birotica, papetarie si tehnica de calcul. In urma implementarii ERP, si-au stabilit ca obiectiv pe 2008 listarea in Key Accounti si dublarea cifrei de afaceri.

Mergeani SRL sunt distribuitori de 15 ani pentru Coca Cola si Ursus. La nivelul anului 2007, cifra de afaceri a crescut cu peste 40 %, si-au triplat spatiile de depozitare si au dublat numarul de camioane.

VitaCare International este producator si distribuitor de suplimente alimentare, fiind printre primii 10 jucatori mari ai acestei industrii. In conditiile unei cresteri anuale a pietei de profil cu 25 % , compania a inregistrat o crestere de 9 ori a cifrei de afaceri.

Immergas Romania este reprezentanta celui mai mare producator de centrale termice din Italia, cu un segment de piata bine definit: centrale de apartament. In ciuda intrarii tarzii pe piata din Romania, Immergas si-au consolidat pozitia a doua prin mentinerea celui mai bun raport calitate-pret.

Regency Company este unul dintre cei mai importanti jucatori pe piata de materiale pentru industria de mobila din Romania. In prezent, portofoliul Regency numara peste 5000 de produse, avand ca obiectiv extinderea in Romania prin centre regionale de vanzari si deschiderea unei filiale in Irak.

MediaRom este din 1992 importator unic al produselor Wunder-Baum, avand aproximativ 5000 de clienti. Activitatile comerciale se deruleaza in prezent pe trei canale de distributie: lanturi de benzinarii, lanturi internationale de Key Account si distribuitori zonali.

Mirano International are ca obiect de activitate principal distributia de articole de marochinarie si lucreaza in prezent cu hypermarketuri si cash and carry. Cu un market share de 60%, Mirano este lider de piata pe acest segment. Ca planuri de viitor, Mirano are in vedere extinderea gamei de articole.

Petline are ca domeniu de activitate importul si distributia de PVC si accesorii. In prezent, compania detine un depozit central la Popesti- Leordeni si puncte de lucru in Bacau, Cluj, Constanta si Bucuresti . Compania a inregistrat o crestere constanta a cifrei de afaceri si are in vedere achizitionarea unei linii de productie de PVC si accesorii din Austria.

Farmaceutica REMEDIA SA este o companie consolidata prin fuziunea in anul 2006 dintre Farmaceutica Remedia SA si V.Tarus RoAgencies Compania are sediul central in Deva, judetul Hunedoara si are puncte de lucru in Deva, Bucuresti, Targu Mures, Timisoara, Brasov, Targoviste si Targu Jiu, precum si peste 35 de farmacii in judetele Hunedoara si Alba. Compania are o gama diversificata de activitati, import si distributie de medicamente, parafarmaceutice, cosmetice si alte game de produse conexe.

Vrei sa afli mai multe detalii?