Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

Studiu de caz: Implementarea solutiilor Senior Software in Italia, la cel mai mare distribuitor de produse exclusiv romanesti

„In activitatile intreprinse de compania noastra, important nu este sa avem doar un sistem informatic, ci sa avem un sistem informatic foarte bun. Acesta a fost unul dintre motivele pentru care am ales sa incepem implementarea cu Senior Software, sperand ca vom beneficia de o solutie care sa se plieze perfect pe nevoile noastre. De asemenea, am dorit un produs software care sa fie in acelasi timp complex, dar usor de administrat si operat de catre reprezentantii nostri.
Motivele pentru care am ales o solutie romaneasca au fost in primul rand calitatea recunoscuta a software-ului dezvoltat in Romania, iar in al doilea rand o mai buna comunicare pe care o putem avea cu un partener care este capabil sa ne inteleaga mai bine nevoile”, declara Domnul Florin Simon, Proprietar Roma..nia



Cine este Roma..nia?

Infiintata in anul 2006 si situata in Roma, Italia, compania importa produse 100% romanesti si le distribuie pe intreg teritoriul Italiei.
In 2012 cifra de afaceri a ajuns la valoarea de 17 milioane de EUR, iar in prezent Roma..nia detine o retea proprie de distributie si cel mai mare depozit de alimente romanesti de pe teritoriul Italiei, cu o suprafata de 3000 mp.
Eforturile proprietarului, dl. Florin Simon, de a dezvolta si creste aceasta afacere, au fost rasplatite in anul 2012, atunci cand a primit titlul pentru cel mai bun om de afaceri strain din Italia.


Situatia initiala

De-a lungul celor 7 ani de activitate, compania a crescut si s-a extins constant, imbogatindu-si permanent portofoliul de produse. In prezent ofera servicii complete clientilor sai, incluzand:
• preluarea comenzilor: telefonic, la depozit sau prin intermediul reprezentantilor de vanzari de pe teren
• livrarea produselor cu ajutorul flotei auto proprii, inclusiv serviciu de livrare expres a produselor congelate
• oferirea de asistenta celor care doresc sa isi deschida un magazin romanesc
• serviciu de sugestii si reclamatii

Portofoliul companiei cuprinde aproximativ 3500 de produse, comercializate catre peste 600 de clienti, dintre care fac parte atat mari lanturi de magazine (IKA) cat si redistribuitori romani sau italieni.
Roma..nia distribuie produse alimentare proaspete si congelate, dulciuri si snacksuri, conserve, condimente, bauturi racoritoare si alcoolice cu ajutorul flotei proprii de masini, din care fac parte 10 autocamioane de diferite dimensiuni.

Provocarea

Fluxul de lucru al companiei presupune pe de o parte receptia marfurilor importate din Romania, iar pe de alta parte distributia lor catre clienti. In acest context, era necesar un sistem care sa acopere toate activitatile desfasurate de companie, asigurand in acelasi timp vizibilitate asupra afacerii si posibilitatea de interveni la timp atunci cand apar situatii atipice.

Anterior implementarii solutiilor de la Senior Software, compania utiliza o serie de aplicatii care acopereau atat zona operationala, cat si partea de gestiune a depozitului sau a fortei de vanzare, insa acestea nu erau complet integrate, ingreunand schimbul de informatii. Decizia de a schimba sistemul informatic a fost luata de catre managerii companiei datorita dificultatilor intampinate in gestionarea afacerii si a imposibilitatii vechiului soft de a face fata cresterii volumului de activitate.

Printre situatiile cu care se confrunta compania la momentul respectiv, se numarau si:

  • Operarea greoaie a documentelor: facturile de client nu se generau automat din comenzile acceptate, ceea ce presupunea ca angajatii erau nevoiti sa opereze intai comenzile, iar ulterior si facturile. Aceasta activitatea era consumatoare de timp, in conditiile in care documentele puteau avea si cateva sute de linii.
  • Organizarea deficitara a activitatii din cadrul depozitului: timpul alocat activitatilor de picking si pregatire a comenzilor era mare, ceea ce ducea la cresterea timpului de livrare.
  • Neintegrarea solutiei utilizate in cadrul depozitului cu cea de gestiune a proceselor operationale – aspect care ducea la aparitia diferentelor intre stocul efectiv si cel scriptic sau la imposibilitatea de a afla cu exactitate situatia stocului de la sediul central.
  • Vizibilitate si control scazut asupra activitatii desfasurate de angajatii din depozit: existau probleme atat pe partea de delegare a sarcinilor cat si pe cea de urmarire a indeplinirii acestora.
  • Greseli frecvente la preluarea comenzilor de la clienti: softul utilizat de catre agentii de vanzare impunea cunoasterea de catre acestia a codurilor tuturor produselor, ceea ce il facea greu de utilizat.
  • Lipsa unor sistem performant de raportare: posibilitatile de analiza si raportare fiind limitate, era dificil pentru manageri sa obtina o imagine de ansamblu asupra intregii afaceri.


Solutiile alese

Pentru ca aveau nevoie de un sistem informatic care sa acopere toate componentele afacerii, managerii Roma..nia au decis sa implementeze solutia completa de la Senior Software formata din:

  • SeniorERP – pentru managementul proceselor de afaceri.

Solutia ERP acopera tot ceea ce inseamna gestiune a produselor, a furnizorilor si a clientilor, a procesului de facturare sau emitere a documentelor. De asemenea, este perfect integrat cu sistemul de la depozit dar si cu cel utilizat de angajatii de pe teren, asigurand vizibilitate asupra tuturor operatiunilor desfasurate.

  • SeniorWMS – pentru gestionarea depozitului.

Acesta creeaza si controleaza fluxurile de lucru din cadrul depozitului, contribuind la buna defasurare a tututor activitatilor: de la receptia marfurilor, picking, pregatire a comenzilor si pana la livrarea acestora.

  • SeniorSFA – pentru automatizarea activitatii reprezentatilor de vanzari.

Solutia SFA functioneaza pe terminale Android performante si accesibile, fiind un instrument de baza pentru reprezentantii de vanzari Roma..nia. Prin intermediul acestui sistem sunt stabilite traseele zilnice ale agentilor, preluate comenzile de la clienti, incasate facturile si nu numai.

  • SeniorVisualBI – sistem Business Intelligence pentru raportare si analiza avansata.

Solutia Business Intelligence este instrumentul de raportare care permite managementului companiei sa urmareasca in timp real evolutia indicatorilor afacerii. Toate datele introduse in celelalte sisteme ( ERP, SFA, WMS ) sunt disponibile in sistemul BI pentru analiza, oferind managerilor posibilitatea obtinerii unei imagini de ansamblu asupra intregii afaceri.



Toate aceste sisteme sunt complet integrate, avand ca principal avantaj accesul la o baza de date comuna.

Crearea fluxurilor de lucru

Toate operatiunile desfasurate de companie au fost acoperite de catre solutiile Senior Software, fiind create astfel fluxuri de lucru automatizate, care permit urmarirea marfurilor de la receptie pana la livrare, controlul activitatii de vanzare si al reprezentantilor de vanzari, optimizarea spatiului de depozitare, eficientizarea proceselor operationale si imbunatatirea continua a activitatii.

1. RECEPTIA MARFURILOR

Toata marfa pe care compania o importa din Romania este receptionata la depozit cu ajutorul WMS-ului. Prin intermediul cititoarelor de coduri de bare conectate la WMS marfurile sunt scanate, verificandu-se astfel corespondenta cu datele existente pe documentele de receptie.

Odata executata receptia, WMS-ul exporta catre sistemul ERP informatiile privitoare la stocul existent, efectuandu-se pe aceasta cale si actualizarea documentelor de intrare si a stocurilor disponibile din ERP.

2. ACTIVITATEA DE VANZARE

Vanzarea se realizeaza prin:
• reprezentatii de vanzari de pe teren, care preiau comenzile de la clienti in sistemul SFA disponibil pe tableta,
• angajatii de la depozit, care tot cu ajutorul sistemului SFA preiau comenzile de la clientii care vin direct la depozit
• agentii de vanzare de la sediul central, care iau comenzile prin telefon pe baza unei planificari prestabilite in functie de zonele de livrare din ERP.

Toate aceste comenzi ajung in ERP sub forma unor comenzi de iesire, fie prin sincronizare cu SFA, pentru primele doua variante, fie in mod direct, introduse de agentii de la sediul central.

3. PREGATIREA COMENZILOR DE CLIENT

Din ERP, comenzile de iesire sunt transmise in WMS, astfel ca ajung la depozit in mod automat, nefiind necesara interventia angajatilor. In plus, transferul se realizeaza pe masura ce comenzile sunt receptionate de la clienti.

Odata receptionata comanda in WMS, angajatii incep procesul de picking, pe care il realizeaza cu ajutorul cititoarelor de coduri de bare. Dupa ce este finalizat, WMS-ul transmite catre ERP confirmarea de picking, iar pe baza comenzii de iesire pot fi generate documentele ulterioare, precum avize de iesire sau facturi.

4. LIVRAREA MARFURILOR

Dupa ce sunt pregatite, comenzile sunt incarcate in masini, pe baza zonelor de livrare stabilite in sistemul ERP. In acest mod, incarcarea masinilor se face in mod optim, pe baza unui traseu prestabilit, astfel incat odata ajuns la destinatie, soferului sa ii fie usor sa descarce marfa si sa o predea clientului.

Tot din ERP este generat un Borderou de Livrare, care centralizeaza toate documentele de livrare – atat cele care trebuie sa fie predate clientilor, cat si cele care trebuie sa se intoarca la sediul companiei.

Studiu de caz ERP

Avantajele oferite de solutiile Senior Software si beneficiile obtinute de Roma..nia


  • Interconectarea tuturor operatiunilor desfasurate in cadrul companiei, avand in vedere ca toate sistemele comunica in timp real si acceseaza o baza de date comuna
  • Calculul automat al preturilor direct pe documente, pe baza politicilor comerciale stabilite in sistemul ERP atat in relatia cu furnizorii cat si cu clientii
  • Scaderea timpului dedicat proceselor operationale si cresterea pe aceasta cale a productivitatii angajatilor
  • Accesul in timp real la datele referitoare la stoc, datorita comunicarii sistemului ERP cu WMS
  • Tot cu ajutorul WMS-ului, compania a obtinut vizibilitate ridicata asupra activitatilor desfasurate de angajatii din depozit
  • Organizarea mai eficienta a spatiului din depozit, WMS-ul oferind sugestii pentru aranjarea in mod optim a marfurilor
  • Scaderea timpului dedicat pregatirii comenzilor, datorita automatizarii tuturor activitatilor din cadrul depozitului


  • Delegarea cu usurinta a sarcinilor catre reprezentantii de vanzari, prin intermediul solutiei SeniorSFA destinata automatizarii activitatii de vanzare prin forta mobila
  • Stabilirea si urmarirea traseului pe care fiecare reprezentant de vanzari trebuie sa il realizeze zilnic, tot cu ajutorul aplicatiei SFA
  • Accesul angajatilor la stocurile reale direct in aplicatia SFA, avand in vedere ca aceasta este conectata la ERP.
  • Eficientizarea activitatii de vanzare, prin posibilitatea de a interveni in timp util atunci cand apar situatii atipice
  • Scaderea posibilitatii de aparitie a erorilor la crearea comenzilor, datorita intuitivitatii crescute a interfetei sistemului




  • Posibilitati nelimitate de analiza si raportare oferite de solutia Business Intelligence dezvoltata pe platforma Tableau Software, lider mondial in vizualizarea datelor
  • Rapoarte complete puse la dispozitie de SeniorVisualBI, prin care managerii companiei urmaresc: vanzarile, achizitiile, stocurile reale din depozit, datele de expirare ale produselor, incasarile agentilor, modalitatile de calcul ale preturilor etc.
  • Vizibilitate asupra intregii afaceri, avand in vedere ca sistemul BI este conectat la baza de date a sistemului ERP
  • Imbunatatirea procesului decizional, datorita accesului permanent la informatii de ultima ora a solutiei SeniorVisualBI


Desi nu am fost direct implicat in activitatile de zi cu zi ale parteneriatului dintre cele doua companii pot spune ca suntem multumiti de receptivitatea si profesionalismul aratat de reprezentantii Senior Software. De asemenea, am apreciat timpul de raspuns scurt legat de solutionarea problemelor specifice care apareau pe parcursul implementarii. Speram ca prin implementarea solutiilor dezvoltate de Senior Software sa putem avea o cat mai buna prezenta in piata prin reprezentantii nostri de vanzari, sa beneficiem de o si mai buna organizare a depozitului si nu in ultimul rand sa optimizam activitatea pe care o desfasuram la toate nivelurile, respectiv vanzari, achizitii, logistica. 

Domnul Florin Simon, Proprietar Roma..nia

Vrei sa afli mai multe detalii?