Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

WMS – tratam cauzele sau simptomele?

Articol scris de: Dr. ec. George Ogrinja, Director Supply Chain, Profesor asociat Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica, ASE Bucuresti


Un centru de distributie este locul in care multe dintre simptomele unui Supply Chain ineficient ies la suprafata. Cauzele pot fi datorate depozitului si operatiunilor sale dar, foarte adesea isi au originea si in alte parti ale supply chain-ului (SC). De foarte multe ori, din lipsa unor instrumente software adecvate pentru analiza detaliata a cauzelor, managerul de depozit cauta in fiecare zi sa reduca din efectele negative ale simptomelor.

Articolele prezentate isi propun sa atace o parte dintre bolile instalate in sistemul de management al depozitului fara sa considere solutiile moderne de tratare propuse, complete si exhaustive.

WMS – Presiuni/Probleme si Solutii

Schimbarile in mediul de afaceri provocate de:

a) noile dimensiuni ale experientei de consumator ale clientului amplificate de tehnologiile mobile, retelele wireless si comertul electronic
b) nivelul de servire solicitat (afacerile cu same-day service level sau next-day service level continua sa creasca)

au condus la modificari in modul de operare al centrelor de distributie. Echipamentele de manipulare utilizate s-au schimbat si perfectionat odata cu designul si fluxurile interne de lucru ale depozitului.

In zilele anterioare, managementul depozitului se referea la activitatile de receptie, stocare, managementul stocului, colectarea si livrarea comenzilor clientilor. Astazi, pentru servirea omni-channel (multi-channel) by cross-channel, activitatile de baza ale depozitelor au fost completate cu servicii de consolidare (aplicarea economiei de scala) si valoare adaugata (pentru customizarea produselor) cum ar fi ambalarea produselor, reambalarea, etichetarea, shelf-ready displays, kitting, postponement si serviciile de Light Assembly, ASN si facturare.

Pentru a reflecta principalele presiuni (probleme) cu care se confrunta actualele centre de distributie prezentam in Figura 1 sondajul efectuat in a 2-a parte a anului 2010 de catre compania de cercetare Aberdeen Group Inc.

WMS

Figura 1: Adaptare dupa: Aberdeen Group, Noiembrie 2010

Sondajul a fost realizat pe un esantion de 159 de companii internationale care detin centre de distributie.

Problemele sus-mentionate in graficul din Figura 1 sunt familiare specialistilor din logistica de peste 25 de ani, nimic nou, modul de rezolvare al acestora s-a schimbat (cresterea vanzarilor nu mai implica intotdeauna cresterea spatiului de depozitare, etc).

De aceea, pentru reducerea cheltuielilor de operare ale depozitului, maximizarea utilizarii resurselor acestuia (spatiu, resurse umane, cunostinte/informatii) si cresterea nivelului de servire a clientilor, companiile si-au orientat investitiile catre sistemele ERP si WMS impreuna cu alte sisteme SCM (Supply Chain management) si MHS (Modern Handling System). Fara existenta si integrarea acestor sisteme, vizibilitatea stocului (ofertei) in toate canalele si locatiile de distributie si optimizarea fluxului de marfuri (product Flow-Path Optimization) nu este posibila pentru exprimarea si satisfacerea multi-channel a cererii.

Pornind de la provocarile mai sus-mentionate in Figura 1 vom incerca sa prezentam principalele probleme din logistica centrelor de distributie referitoare la “cresterea vanzarilor fara o crestere a spatiului de depozitare si a personalului operational” impreuna cu modalitatile practice de solutionare moderna a acestora.

Solutia generala pentru rezolvarea acestei probleme este imbunatatirea eficientei si performantei nivelului de utilizare a resurselor depozitului (spatiu, personal, management cunostinte/informatii in relatie cu procese, echipamente si tehnologii).

Cum o realizam?

I. Implementarea eficienta a proceselor
II. Managementul eficient al fortei de munca
III. Utilizarea pe o scara mai larga a sistemelor mobile/automate de captare a datelor si/sau manipulare a produselor
IV. Implementarea serviciilor cu valoarea adaugata
V. Managementul Performantei sau abilitatea organizatiei de a-si masura propriile rezultate pentru imbunatatirea afacerii.

Spatiul restrans dedicat acestei prezentari ne-a condus la abordarea solutiilor I+II deoarece acestea acopera majoritatea problemelor operationale din cadrul centrelor de distributie.

I. Implementarea eficienta a proceselor
Un centru de distributie customer-driven este eficient daca raspunde la timp, complet si la costuri reduse cerintelor clientilor.
Practic, aceasta presupune sincronizarea activitatilor la cerintele de livrare a comenzilor. Cum se poate face:

I.1. Vizibilitate end-to-end in SC sau cel putin asupra proceselor inbound, interne si outbound ale centrelor de distributie

Vom exemplifica importanta acestui concept prin vizibilitatea asupra stocului si a starii comenzilor de livrare ale clientilor.

a) Vizibilitatea stocului in toate locatiile si etapele sale de tranzit.
Problema: “Pickerii nu gasesc produsul de comisionat in zona de picking”.
Una dintre solutii este: facilitati de cautare a produsului, indiferent de stadiul de operare al acestuia: dock/receptie, zona de rezerva (care alimenteaza zona de picking a depozitului), zona de consignatie sau in cazul sistemelor integrate, depozitele din reteaua proprie sau ale vanzatorului.

De exemplu, cunoasterea produselor aflate in zona de receptie sau in transportul care urmeaza imediat sa soseasca (notificare depozit de catre furnizor prin ASN) reprezinta un factor esential in cresterea nivelului de servire al clientului (produsele din comanda care nu sunt pe stoc pot fi acoperite de produsele aflate in camion sau in zona de receptie).

b) Vizibilitate asupra comenzilor clientilor (numar, volume, cantitate, linii, stadii de procesare).
De exemplu, monitorizarea resurselor umane, planificarea si alocarea acestora part-time sau full time in functie de nivelul de incarcare zilnic/saptamanal al depozitului nu se poate realiza eficient si in timp real fara a avea o vizibilitate completa asupra comenzilor clientilor, corelata cu activitatile de inbound (dock management, receptie si depozitare) si outbound (picking, ambalare si livrare).

I.2. Eficientizarea fluxului de produse, cresterea nivelului de productivitate al depozitului
Companiile isi propun in mod constant imbunatatirea performantei, iar centrele de distributie reprezinta una dintre tintele principale ale unui manager de SC pentru maximizarea eficientei la costuri minime. Pentru a realiza cresterea nivelului de servire a clientilor la costuri reduse prezentam cateva din cele mai bune practici de management al depozitului:

a) Alocarea eficienta a spatiilor de depozitare (slotting)
b) Confirmarea tranzactiilor si comunicarea operatiunilor interne prin folosirea tehnologiilor de coduri de bare, RFID si a altor terminale mobile
c) Zonarea depozitului in functie de profilul produsului si al comenzilor de livrare (temperatura de pastrare, compozitia chimica, viteza de rotatie, volum si greutate, numar linii comanda, etc) si unitatea de livrare (cutie, bax/pachet, palet)
d) Selectia corecta a metodei de colectare (picking) prin engine business rule
e) Managementul eficient al proceselor inbound (dock management, receptie si putaway)
f) Receptia produselor fara utilizarea documentelor scrise
g) Managementul automat al evenimentelor (Event Management) pentru notificarea corespunzatoare a unei persoane atunci cand anumite evenimente au loc (de exemplu reaprovizionarea zonei de picking)
h) Cunoasterea in timp real a continutului oricarei locatii din depozit
i) Reducerea timpilor si a cheltuielilor de stocare prin realizarea operatiunilor de cross-docking
j) Corelarea proceselor de picking si expeditie pentru livrarea la timp a comenzilor
k) Acuratetea stocului fizic fara oprirea activitatii depozitului, etc

Solutii pentru rezolvarea problemelor

a) Alocarea eficienta a spatiilor de depozitare (slotting). Cum se poate imbunatati performanta activitatilor interne prin slotting?

Problema: “Un produs cu sezonalitate de primavara care isi va intensifica activitatea de picking este alocat static unei celule din depozit aflata la capatul aleii de picking si la o inaltime improprie pentru un acces rapid. In portofoliu exista cateva zeci de mii de produse, din care, cateva mii au cerere sezoniera si urmeaza sa intre in depozit. Cum se poate imbunatati eficienta depozitului?”

Problema cea mai frecventa pe care o intalnim intr-un depozit este pozitionarea corecta a produselor astfel incat, sa permita operatorilor minimizarea timpilor de deplasare in procesele de picking.

Prezentam succint cateva tehnici utilizate cel mai frecvent in minimizarea ciclului comenzilor:

1. Analiza Pareto folosind istoricul liniilor de comanda pentru identificarea celor mai vandute articole, adica a articolelor care reprezinta 80% din totalul liniilor de comanda. Reorganizati apoi spatiul de depozitare astfel incat spatiile adiacente zonelor de expeditie sa fie ocupate de articolele care au cea mai mare frecventa de colectare.
2. Alegerea si definirea corecta a metodei de picking in functie de profilul comenzilor (numar comenzi, numar linii/comanda, termene de livrare, etc) cum ar fi wave/batch picking, zone picking sau pick and pass.

In cazul volumelor mari de comenzi (numar si linii), implementarea eficienta a solutiei de alocare a spatiilor de depozitare presupune existenta unui WMS care sa permita:
• re-slotting si consolidarea celulelor pe baza unui set de reguli;
• colectarea rapida de informatii pentru elaborararea unor strategii de eficientizare a proceselor Picking, Slotting si Expeditie.

Sa luam de exemplu, “Eficientizarea procesului de alocare/realocare a celulelor de depozitare”

Graficele din Figurile 2 si 3 reflecta urmatoarele:
a) procesul de picking este cel mai costisitor proces al unui depozit, respectiv 50% din costurile de operare, figura 2.
b) timpii de deplasare intre locatiile de picking reprezinta 55% din timpul total al procesului de picking, figura 3.

Conform acestor date, cresterea eficientei procesului de picking presupune monitorizarea timpilor de deplasare (in vederea minimizarii acestora) si a locatiilor de stocare (stabilirea regulilor de alocare eficienta).

WMS

 

Figura 2. Distributia pe procese a costurilor de operare (stanga); Figura 3. Distributia timpilor de colectare a unei comenzi (dreapta)

Centrele de distributie World class au adoptat deja cele mai avansate tehnologii de picking. Alaturi de solutiile de imprimare si scanare a codurilor de bare acestea au introdus tehnologiile noi “pick-to-light” si “voice recognition”.

Dar indiferent de tehnologia utilizata (de la informatii pe hartie la terminale si tehnologii mobile) strategia de slotting este indispensabila pentru alocarea eficienta a produselor in depozit.

Asadar, Warehouse slotting presupune alocarea eficienta a spatiului pentru stocarea produselor.

Aceasta alocare a spatiului si a mediului de stocare se face initial pe baza rapoartelor (software specializat sau program EXCEL), rezultate in urma procesarii informatiilor referitore la livrarile istorice ale produselor, sezonalitate, compozitie chimica, cantitate, valoare si volumul produselor. Procesul initial de alocare a celulelor (slotting) este foarte anevoios, necesita timp si resurse umane insemnate. De aceea, urmatoarele procese de re-slotting (realocare a celulelor de depozitare) trebuie sa fie realizate automat prin intermediul software-ului WMS. Pentru a realiza operatia de re-slotting (realocare a celulelor) un WMS trebuie sa permita definirea regulilor de re-slotting si alocarea dinamica a celulelor de stocare.

Companiile Best In Class isi definesc strategia de slotting prin asocierea urmatoarelor informatii:
Volumul cererii prognozate
Sezonalitate
Promotiile si planurile de marketing
Schimbarile inregistrate in profilul produselor, cerintele clientilor (comenzile acestora)
Schimbarile intervenite in structura spatiului de depozitare si a echipamentelor de manipulare a produselor.

In cazul in care sistemul WMS reprezinta un cost prea mare pentru aplicarea best practice-urilor de slotting, acesta trebuie sa va permita cel putin relocarea dinamica a produselor pe baza frecventei livrarilor si a volumului produselor.

De ce relocare dinamica? In practica logistica se constata ca re-slotting-ul, daca nu este realizat automat de WMS pe baza noilor reguli de re-locare, beneficiarii unei solutii WMS cu alocare statica a celulelor din depozit efectueaza foarte rar sau niciodata analizele de re-sloting si relocare manuala a produselor in depozit. Prin urmare, modificarile in timp aparute in mixul de produse si clienti, fluctuatiile cererii bazate pe sezonalitate, promotii, discount, etc. conduc la o pozitionare gresita a produselor si implicit la ineficienta proceselor de picking. Avem un sistem automat de identificare a pozitiei produselor, dar rutele de colectare ale acestora sunt ineficiente.

In cazul dotarii WMS cu functia de re-slotting, software-ul ofera locatiile optimale pentru stocarea noilor intarari de produse (putaway) si solicita in listele de picking pentru colectare produsele mai vechi stocate acum in locatii sub-optimale.

In cazul in care este nevoie de o reducere a spatiului actual de depozitare, WMS-ul permite optiunea de consolidare a produselor.

De asemenea pe baza regulilor de forecast, promotii etc. se poate efectua in avans relocarea produselor sezoniere, marketate, deoarece conform unei reguli de time-saving din logistica depozitelor, 1 ora de re-slotting salveaza 9 ore de picking.

b) Managementul automat al evenimentelor (Event Management) pentru notificarea corespunzatoare a unei persoane atunci cand anumite evenimente au loc.

Problema: “In zona de picking a depozitului, exista foarte multe celule de stocare fara stoc. Operatorii au colectat produsele din zona de picking ale depozitului si acum cauta disperati prin depozit, in afara zonei de picking, celalalte produse din comanda. Ce este de facut?”

Pentru a reduce timpul de deplasare (waste time) si colectare a produselor, una din cele mai eficiente metode este zonarea depozitului (impartirea pe zone a depozitului). Cea mai frecventa operatiune de zonare este impartirea depozitului in zona de picking si zona de rezerva (stocheaza produsele care alimenteaza zona de picking). Daca o zona de picking este incorect reaprovizionata din zona de rezerva, contine celule goale, fara stoc, timpul de colectare al comenzii creste sau, in cazul in care produsul nu este identificat in depozit, nivelul de servire al clientului scade. Pentru evitarea acestor situatii, se recomanda implementarea prin WMS a urmatoarelor solutii:

1. Notificarea automata a personalului corespunzator in cazul in care stocul din celulele zonei de picking coboara sub un nivel minim, de exemplu 3 zile de vanzare (politica de stocare min/max). Optiunea in WMS care poate sustine acest caz se numeste generic “Advanced dynamic event management”. In cazul in care produsele lipsesc in zona de rezerva dar au fost aprovizionate si se gasesc deja receptionate in zona de receptie, transferul se efectueaza direct din zona de receptie in zona de picking pentru produsele care lipsesc in celulele de picking.

2. Mentinerea ordinelor de reaprovizionare a zonei de picking si lansarea lor odata cu procesul de picking al acestor produse. Se poate aplica eficient in cazul in care, din lipsa de personal, persoanele de picking efectueaza si reaprovizionarea zonei de picking. De exemplu, in cazul utilizarii metodei de colectare “Wave picking”, se face reaprovizionarea celulelor fara stoc din zona de picking aprioric colectarii produselor, adica “We move to the picking area all the stock required for the wave”. Optiunea generica in WMS care poate sustine acest caz se numeste “Task interleaving dynamically” considerata a fi nivelul avansat al functiei de “Task management”. Task management presupune asignarea sarcinile unor resurse (in cazul nostru operatori) pe baza urmatoarelor atribute:

Permisiune, operatorul este certificat profesional sa realizeze acest tip de activitate;
Proximitate, asignarea sarcinii celui mai apropiat operator de locul executiei activitatii;
Prioritate, executia sarcinii celei mai urgente in raport cu celelalte.

Continuare: Partea a II-a: 7 probleme aparute in managementul depozitului pe care un WMS le rezolva

 

Descarca acum prezentarea sistemului SeniorWMS!

 
Comentarii
Virginia Maracine

Felicitari pentru maniera analitica, detaliata de analiza a problemelor si propunere a solutiilor in WMS. Intreg articolul reflecta nivelul ridicat de profesionalism si pregatirea deosebita in Logistica a lui George Ogrinja. Astept continuarea.