Cum reduci costurile cu ERP?

Descopera 10 metode eficiente!

10 metode de reducere a costurilor cu un sistem ERP

Cum reduci costurile cu un soft ERP?

Experienta le-a dovedit companiilor ca cea mai eficienta cale de a rezista pe o piata in scadere este reducerea costurilor.

Insa aceasta reducere trebuie realizata fara a afecta calitatea produselor, serviciilor si a imaginii companiei si pastrand in acelasi timp un nivel de profitabilitate care sa permita dezvoltarea continua a afacerii.

Masurile de reducere a costurilor trebuie sa fie:

Durabile

Mai exact sa nu aiba efecte negative asupra rezultatelor viitoare ale companiei.

Eficiente

Rezultatele obtinute sa fie superioare investitiilor in aplicarea masurilor respective.

Realiste

Respectiva companie sa poata pune toate masurile de reducere in aplicare.

1. Implementeaza o solutie ERP integrata

Solutiile integrate de tip ERP reunesc oamenii si fluxurile informationale din cadrul companiei, asigurand gestionarea corecta si in siguranta a datelor, precum si accesul in timp real la acestea.

Alegerea unui sistem ERP integrat reduce costurile pentru ca:

Informatiile sunt introduse o singura data in baza de date ERP

Componentele ERP pot acoperi o varietate mare de activitati de business

Un soft ERP este flexibil si usor de customizat in functie de specificul fiecarei afaceri

Sistemul ERP este orientat spre fluxuri si procese de business si optimizarea acestora

Optimizeaza toate fluxurile si procesele de business

Este scalabil, adica poate creste odata cu dezvoltarea companiei

2. Automatizeaza si standardizeaza procesele operationale

Operatiunile efectuate manual si intr-un mod neorganizat nu sunt deloc eficiente. Standardizarea si automatizarea proceselor de afaceri favorizeaza desfasurarea activitatii companiei in cele mai bune conditii. In plus, prin implementarea unui soft ERP:

Ai posibilitatea sa importi nomenclatoare cu mii de produse si clienti, precum si liste de preturi sau de discounturi din fisiere externe, cu minim de efort.

Generezi documente ulterioare chiar din ERP, cum ar fi avize din comenzi, facturi din avize etc, iar detaliile sunt preluate de pe un document pe altul.

Stabilesti politici comerciale la nivel de partener sau grupa de produse, iar atunci cand creezi documente preturile si termenele de plata sunt calculate si preluate automat in functie de acestea.

3. Imbunatateste procesul de achizitie

Comunicarea cu furnizorii este o parte extrem de importanta a business-ului tau. Un proces de achizitie defectuos iti va afecta afacerea si relatiile cu clientii.

Corelezi

activitatea de vanzare cu cea de achizitie. Astfel, analizand datele de vanzari disponibile in ERP system vei putea sa dimensionezi in mod corect achizitiile viitoare.

Generezi

comenzi de achizitie pornind de la comenzile de vanzare prin intermediul unor setari care stabilesc legaturi intre anumite produse si furnizorii aferenti.

Cu tehnologia EDI

comenzile de achizitie pot fi trimise din ERP system automat la furnizori in format XML, ceea ce va rezulta in economii importante de timp si mai putine erori de procesare.

Afla mai multe informatii despre solutiile de management al afacerii!

4. Urmareste costurile in detaliu

Un soft ERP iti permite sa stabilesti bugete de cheltuieli si sa urmaresti incadrarea costurilor efective in limitele dorite. Astfel, cu ERP obtii un control ridicat asupra costurilor pe care le genereaza afacerea ta.

In sistemul ERP stabilesti

intai structura dorita a centrelor de cost si apoi formulele pe baza carora tranzactiile vor fi alocate automat pe fiecare centru.

Poti structura bugetele

in orice mod doresti, avand in vedere criterii geografice, departamentale, tipuri de cheltuieli sau chiar pe proiecte.

Analizezi bugetele previzionate

versus cele realizate sau in executie, obtinand astfel un control ridicat asupra parametrilor financiari ai afacerii tale.

Cresti viteza de reactie

pentru ca in cazul identificarii unor depasiri, poti lua rapid masuri si evita dezechilibre ale bugetului.

Citeste si: Cloud ERP Software – Ce este ERP in cloud si cum functioneaza?

5. Optimizeaza stocurile cu ERP

Stocul in exces reprezinta un cost important. Produsele trebuie depozitate in anumite conditii, iar in cazul celor cu valabilitate limitata, odata expirate, nu vor mai putea fi vandute si vei pierde banii investiti. Implementarea unui ERP system integrat cu o solutie de optimizare a stocurilor te ajuta sa scazi considerabil costurile aferente stocurilor.

Pe baza istoricului comenzilor de vanzare din ERP, sistemul de optimizare a stocurilor previzioneaza cererea viitoare si calculeaza necesarul optim de marfa care sa acopere vanzarile estimate.

Apoi, in functie de stocul existent, propune achizitia sau transferul produselor din alte locatii ale companiei, evitand astfel riscul aparitiei stocului in exces. Sistemul este capabil sa gestioneze depozite si locatii multiple, propunand solutiile cele mai potrivite astfel incat sa nu existe stoc sub sau supradimensionat in niciuna dintre acestea.

Un alt beneficiu oferit este acela ca iti permite sa grupezi produsele in functie de anumite caracteristici astfel incat sa le poti verifica intr-un timp mai scurt, functionalitate extrem de utila in cazul in care se lucreaza cu stocurile a mii de articole.

6. Gestioneaza mai eficient depozitele cu ERP

Integrand un soft ERP cu un WMS facilitezi transferul de informatii intre sediul central si depozit. In plus, WMS iti permite sa optimizezi spatiul disponibil din cadrul depozitului, cheltuielile cu chiriile, personalul si administrarea fiind astfel diminuate.

Ai acces la informatii in timp real cu privire la miscarile de stoc, orice modificare aparuta in WMS fiind vizibila si in ERP system.

Comenzile de client sunt transmise in mod automat din ERP catre depozit. Acest lucru se traduce in economii importante de timp, pentru ca angajatii au activitate pe tot parcursul zilei, pe masura ce comenzile sunt receptionate.

WMS-ul iti ofera o vizibilitate crescuta asupra asezarii marfurilor, facilitand accesul la ele al celor care efectueaza picking-ul. Astfel noii angajati pot deveni productivi din prima zi, iar in plus se reduce considerabil riscul preluarii produselor gresite.

Sistemul ofera sugestii pentru aranjarea marfurilor la raft, asigurand optimizarea spatiului din depozit

7. Controleaza parcul auto

Parcul auto genereaza costuri ridicate, incepand cu salariile si documentele soferilor, pana la combustibil, revizii, asigurari sau taxe. Insa pe langa acestea mai intervin si costurile neprevazute, precum amenzile, reparatiile sau piesele de schimb. Pentru a le controla mai eficient, ai la dispozitie modulul Parc Auto disponibil in ERP:

Identificare rapida

Sistemul ERP te ajuta sa identifici cu usurinta oricare autovehicul din cadrul companiei tale.

Evidenta detaliata

Intr-un soft ERP poti tine evidenta permanenta a activitatii fiecarei masini: traseu, consum, accidente, amenzi.

Control total

Cu ERP urmaresti duratele de indisponibilitate a masinilor si identifici cauzele acestora.

“Am implementat SeniorERP pentru automatizarea principalelor procese din firma si gestionarea mai eficienta a fluxurilor financiare, dar si pentru a analiza mai bine profitabilitatea produselor.”

Nicolae Florea – Total Tools

8. Imbunatateste procesul de vanzare cu ERP

Activitatea de vanzare este in principiu generatoare de venituri, insa implica si anumite costuri, pe care le poti micsora prin intermediul solutiilor de tip ERP, CRM sau SFA.

Sistemul CRM este destinat gestiunii relatiilor cu clientii si prospectii, asigurand unicitatea informatiilor cu privire la acestia.

Procesul de vanzare poate fi personalizat in functie de specificul fiecarui partener, ceea ce iti permite sa intervii rapid cand ceva nu functioneaza cum ar trebui si sa poti corecta pentru a asigura o durata cat mai scurta a ciclului de vanzare.

O solutie SFA pentru managementul echipelor de pe teren te va ajuta sa reduci costurile de transport, angajatii nefiind nevoiti sa se deplaseze atat de des la birou.

Echipele de pe teren inregistreaza toate documentele si informatiile colectate din teren direct in SFA si apoi le transmit prin sincronizare in ERP system, din ele fiind generate ulterior documentele de vanzare.

9. Alege un magazin online integrat cu ERP

O metoda eficienta de reducere a costurilor este implementarea unei platforme de comert electronic B2C. Cheltuielile de administrare sunt mult mai mici in comparatie cu un magazin fizic, atat in ceea ce priveste chiria, taxele sau intretinerea, cat si salariile.

Magazinul online este integrat cu ERP, ceea ce inseamna ca toate informatiile despre clienti, produse, stocuri sau preturi sunt transmise automat intre cele doua sisteme.

Le poti oferi clientilor servicii de self-service in cadrul portalului B2c, iar astfel vei putea diminua necesarul de personal din cadrul departamentului de suport.

Vei fi disponibil 24/7 pentru clientii tai, fara sa fii nevoit sa angajezi personal suplimentar.

Comenzile vor ajunge din platforma B2C instant in sistemul ERP pentru a fi procesate in cel mai scurt timp.

10. Imbunatateste procesul de analiza si raportare

Alegerea unui sistem Business Intelligence integrat cu ERP system iti ofera posibilitatea sa efectuezi analize avansate chiar daca nu ai cunostinte tehnice. Sistemul este complet interactiv si vizual, iar graficele si analizele pe care ti le pune la dispozitie iti permit sa obtii o privire de ansamblu asupra costurilor pe care le genereaza afacerea ta.

Capacitatea de previziune a sistemului BI iti ofera posibilitatea sa vezi cum vor evolua costurile companiei tale in perioada urmatoare, pornind de la datele istorice.

Folosind analizele de tip what-if vei putea afla ce influenta ar putea sa aiba anumite decizii asupra activitatii: ce se intampla daca scazi sau cresti costurile sau cum vor evolua acestea in comparatie cu veniturile, daca alegi sa cresti vanzarile pentru un anumit produs samd.

Citeste si: Fonduri digitalizare – Fonduri europene nerambursabile pentru digitalizare in cadrul firmelor din Romania.