Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

Studiu de caz: Cresterea vanzarilor si optimizarea stocurilor la General Parma Food cu ERP, BI si SFA

„Societatea noastra are un anumit specific – in sensul ca este dificil de gestionat, avand peste 3.000 de produse, dintre care aproximativ 50% provin din piata interna, iar restul din importuri. Pentru a gestiona acest volum de produse cu o forta de vanzare care are mai multe divizii si pentru a reusi ca fiecarui client, pe fiecare canal de vanzare, sa ii oferi ceea ce ii este specific si in conditii optime trebuie sa lucrezi pe baza unor indicatori manageriali, care sa iti dea pentru fiecare divizie, pentru fiecare canal prioritizarea respectiva. Iar acest lucru nu se poate face decat avand informatie“, explica Eugen Savu, Director General Parma Food.



„Suportul oferit de aplicatiile implementate de Senior Software a fost foarte important in schimbarile decizionale pe care le-am facut in perioada crizei. Daca inainte insistam foarte mult pe venituri si analiza cheltuielilor era minimalizata, in momentul venirii crizei am inceput sa privim cu mult mai mare atentie la cheltuieli. Senior Software, prin instrumentele pe care le ofera, permite o rapida interpretare a datelor. Ceea a insemnat ca am putut lua niste masuri de eficientizare a activitatii. Unele dintre ele au fost dramatice – am redus cu 40% personalul, am redus parcul auto cu 50% etc. Toate acestea s-au intamplat pe fondul unei analize necesare, pe care, daca nu am fi avut instrumentele adecvate, nu am fi putut sa o facem.

Cu trei ani inainte nu am fi fost in stare sa ne dam seama pe fiecare traseu, canal de activitate, domeniu de produs, unde suntem sau nu eficienti, sa analizam blocajele de stocuri – foarte importante de altfel –, sa vedem incasarile la nivel de indicatori generali, ca sa putem interveni rapid in piata pentru recuperarea creantelor, functie de domeniile care au fost cele mai expuse.

Avand informatii online, lucrand pe stocuri, prin aplicatia de SFA, in device-urile mobile exista stocurile reale, s-au eliminat blocajele care existau inainte. Trasabilitatea introdusa cu ajutorul instrumentelor furnizate de Senior Software ne-a ajutat in a a stabili liste de prioritati promotionale in piata, care sa ne dea sansa ca – de exemplu – toate produsele care intra in scadenta sub 3 luni sa fie analizate saptamanal, astfel incat sa luam masurile necesare pentru eliminarea stocurilor. Toate acestea acumulate ne-au ajutat in a ne asigura supravietuirea in perioada de criza, pentru ca, daca nu am fi avut informatia in timp util, probabil ca nu luam masurile acestea decat in mod intuitiv si fara o eficienta clara in momentele respective.“ Eugen Savu, Director General Parma Food

Beneficii obtinute dupa implementare ERP

Overview General Parma Good

Infiintata in 1991, General Parma Food este importator si distribuitor de produse alimentare si are ca principal obiectiv promovarea produselor alimentare de calitate superioara. In cei 20 de ani de activitate, compania a ajuns la un portofoliu de peste 3.000 de produse, pe care le distribuie prin intermediul unui sistem complex de parteneri, avand acoperire directa pentru zonele Bucuresti si Constanta si indirect la nivel national prin intermediul partenerilor. (Livrarea pentru grupurile de distributie Metro, Carrefour, Billa, Sellgros, Kaufland, Rewe si subdistribuitori se realizeaza prin intermediul platformei de distributie din Bucuresti.) Activitatea General Parma Food este structurata pe doua divizii (HORECA si RETAIL), cu game de produse specifice.


Situatia initiala

De-a lungul a 16 ani de activitate, cresterile constante ale numarului si volumului de produse distribuite, ale numarului de parteneri si clienti, dar si ale nivelului de concurenta pe piata locala a distribuitorilor de produse alimentare au generat o serie de provocari importante in activitatea desfasurata de General Parma Food.
Factorul care a declansat constientizarea tuturor acestor provocari a fost o problema punctuala cu care se confruntau agentii de vanzari: odata ajunsi la client pentru a prelua o comanda, agentii nu stiau ce marfa aveau disponibila in depozit, respectiv daca puteau onora comanda. „Erau situatii in care unii agenti nu mai «prindeau» marfa. Iar vanzarile depindeau foarte mult de componenta umana numita «facturist» – el decidea daca mai poate aloca marfa din stoc“, afirma Mihai Moise, Director IT General Parma Food.

Pornind de la aceasta problema punctuala, General Parma Food a declansat un proces de analiza interna, care a relevat principalele dificultati cu care se confrunta compania la nivelul anului 2006:

  • Monitorizarea si eficientizarea activitatii echipei de vanzari
  • Procesarea rapida a volumului in crestere de documente specifice: „Erau tone de maculatura care se strangeau si era imposibil de cautat o data de care aveai nevoie“, declara Mihai Moise.
  • Monitorizarea si optimizarea activitatii flotei auto
  • Prelungirea termenelor de incasare pana la 120 de zile, ca urmare a erorilor umane in introducerea datelor: „Daca o factura era completata gresit si expediata catre un retailer, acesta nu identifica greseala imediat, ci doar la momentul platii. Prin urmare, corectarea greselilor se facea cu intarziere si, implicit, plata efectiva se amana. Ajunsesem astfel ca, in multe cazuri, sa avem facturi cu incasare la peste 120 de zile“, explica Mihai Moise.
  • Realizare de previzionari (forecast-uri) realiste pe zona de vanzari
  • Corelarea fluxurilor de aprovizionare cu evolutia stocurilor de marfa din depozit si stabilirea stocurilor optime
  • Analiza rentabilitatii pe canale de distributie si produse
  • Identificarea centrelor de cost si ale celor de profit: „Raportat la nivelul anului, pot pune ca vindeam mai bine, dar nu stiam ce pierderi aveam“, afirma Mihai Moise.
  • Luarea deciziilor adecvate, pe baza unor informatii furnizate in timp real.

Toate aceste elemente ingreunau efortul de eficientizare al activitatii, iar riscul pierderii unor oportunitati de afaceri era unul foarte mare.

„Rezultatul acestui cumul de factori consta in sincope in livrarea marfii la clienti, clienti nemultumiti, agenti nemultumiti si, cel mai important, se pierdeau din acest motiv oportunitati importante, comenzi mari. Clientul, cand nu ii livrezi ceea ce doreste, renunta rapid la tine, pentru ca este o concurenta foarte puternica pe piata distributiei de produse alimentare, mai ales in Bucuresti“, sintetizeaza situatia existenta la acel moment Mihai Moise, Director IT General Parma Food


Identificarea solutiei si a partenerului de implementare

Ca urmare a acestui cumul de conditii, General Parma Food a demarat in 2006 un proces de identificare a unei solutii informatice, care sa raspunda optim cerintelor enumerate anterior si, mai ales, nevoilor specifice de business.

„Societatea noastra are un anumit specific – in sensul ca este dificil de gestionat, avand peste 3.000 de produse, dintre care aproximativ 50% provin din piata interna, iar restul din importuri. Pentru a gestiona acest volum de produse cu o forta de vanzare care are mai multe divizii si pentru a reusi ca fiecarui client, pe fiecare canal de vanzare, sa ii oferi ceea ce ii este specific si in conditii optime trebuie sa lucrezi pe baza unor indicatori manageriali, care sa iti dea pentru fiecare divizie, pentru fiecare canal prioritizarea respectiva. Iar acest lucru nu se poate face decat avand informatie“ explica Eugen Savu, Director General Parma Food.

Un al doilea criteriu de selectie al furnizorului solutiei a fost cel al gasirii unui partener de implementare local, care sa cunoasca si sa inteleaga specificul pietei romanesti de distributie: „Daca am fi lucrat cu o firma straina, cu o alta mentalitate, care nu ar fi inteles problemele locale, ar fi existat riscul sa ratam colaborarea, pentru ca mobilitatea societatii de sorginte romaneasca este diferita. Un implementator care vine de afara are anumite conditii pe care incearca sa le impuna si nu tine cont, de exemplu, de fluctuatia de personal care poate aparea. Ori, in cazul nostru, la mutarea punctului de activitate, am pierdut circa 40% din personal, persoanele instruite astazi, maine nu mai lucrau aici, din cauza ca, schimbandu-se locatia, au incercat sa-si gaseasca de lucru in alta parte“, este de parere Eugen Savu.

Procesul de identificare a solutiei si a partenerului de implementare demarat de echipa manageriala si departamentul IT al companiei a fost finalizat la sfarsitul lui 2007, cand General Parma Food a selectat un pachet de solutii oferite de compania Senior Software. Pachetul este alcatuit din sistemul ERP, SFA si solutia Business Intelligence. La acestea s-a adaugat ulterior un sistem EDI (Electronic Data Interchange), dezvoltat tot de catre Senior Software, pentru a facilita schimbul de informatii cu marii retaileri. La inceputul lui 2008, simultan cu demararea procesului de implementare a pachetului de aplicatii Senior Software, s-a startat si implementarea unei solutii de management al depozitului (furnizata de catre o alta companie), integrarea acesteia cu restul aplicatiilor fiind realizata de catre Senior Software.


Crearea fluxurilor de lucru

De-a lungul procesului de implementare a pachetului de aplicatii Senior Software, o atentie deosebita a fost acordata personalizarii si maparii fluxurilor de lucru pe specificul activitatii General Parma Food si integrarii acestora intr-un sistem omogen, care sa permita eficientizarea activitatii la nivelul fiecarui departament.

La momentul actual, fluxurile sunt automatizate si realizate in conformitate cu algoritmurile si mecanismele specifice de preluare si livrare a comenzilor ale General Parma Food, decurgand astfel:

  • Agentii de vanzari incarca pe device-ul mobil cu care sunt dotati ruta planificata pentru fiecare zi a saptamanii. Ruta este realizata pe baza coordonatelor GPS furnizate de aplicatia SFA, care permite realizarea unor optimizari importante in acest sens, cu economiile aferente de timp si bani. Device-ul, care este conectat online la sistemul ERP al General Parma Food, furnizeaza agentului informatii despre clientii vizitati (se acceseaza contul clientului, se verifica online debitul acestuia etc.) iar fiecare operatiune desfasurata la un client de catre agent este inregistrata in sistem.
  • La momentul luarii unei comenzi, agentul introduce datele in aplicatia SFA cu ajutorul device-ului mobil, acestea fiind preluate automat de catre aplicatia ERP. In momentul in care este receptionata comanda, sistemul ERP trimite agentului un mesaj de confirmare si rezervare a cantitatii sau un avertisment daca stocul pe un anumit produse este insuficient. (In astfel de cazuri, agentul poate oferta clientul cu o serie de produse similare/alternative aflate in depozit.)
soft erp erp romania
  • Comenzii preluate de catre ERP i se aplica o serie de filtre, (,,Conditii comerciale“), care adauga peste datele clientului termenul de plata, discount-ul acordat etc. Dupa aceasta etapa, comanda este preluata de aplicatia WMS, demarandu-se procesul de prelucrare a comenzii (se realizeaza picking-ul, grupat pe zona de livrare).
  • La final, aplicatia WMS trimite catre Departamentul distributie confirmarea („este pregatita marfa X pentru clientul Y cu loturile Z“) o data cu toate datele suplimentare care sunt obligatorii acum conform legii (lot, data de expirare etc). Dupa primirea acestor date din sistemul WMS, se genereaza automat documentele necesare (factura print, documentele anexa, avize si celelalte documente de livrare necesare) din ERP, astfel incat tot ciclul se incheie in mai putin de 24 de ore.
  • Pe baza comenzilor inregistrate, sistemul genereaza automat rutele de livrare pentru flota auto, precum si documentele pe care trebuie sa le lase soferii pentru fiecare client in parte. Astfel se pot gestiona zone de vanzare si zone de livare cu acoperire diferita. Pentru a elimina riscurile erorilor umane, sistemul genereaza suplimentar, pentru soferi un borderou de livrare. Acesta este un document centralizator care faciliteaza tinerea unei evidente clare a documentelor de livrare, a documentelor trimise pe soferi, precum si a celor care se reintorc in firma. Borderul este creat in ERP, prin aducerea documentelor aferente si a detaliilor (nr., serie, sofer, data emitere, agent, divizie vanzare etc.). Ca o masura de siguranta in plus, documentele contin si un Cod unic (din 14 cifre), care are un cod de bare echivalent, fapt care simplifica introducerea datelor in sisteme cu ajutorul scanerelor de cod de bare.

sistem erp online


Beneficiile obtinute

Implementarea pachetului de aplicatii Senior Software si crearea fluxurilor de lucru automatizate au generat in timp o serie de beneficii, direct cuantificabil financiare. Un element extrem de important in ultimii doi ani, marcati de climatul economic dificil, care a impus companiilor identificarea unor solutii viabile de reducere a costurilor si crestere a eficientei.

Astfel, prin utilizarea aplicatiei SeniorSFA si a device-urilor mobile s-a reusit obtinerea unor serii de indicatori de performanta la nivelul activitatii agentilor de vanzari (X vizite cu comanda, Y vizite cu incasari, Z vizite negative etc.), care permit atat evaluarea eficientei agentilor, optimizarea rutelor, cat si controlul permanent al situatiei incasarilor si comenzilor, evaluarea rentabilitatii anumitor categorii de produse pe zone sau canale etc. Pe baza acestor date, sistemul poate furniza responsabililor cu stocurile informatii in timp real asupra situatiei din depozit, ceea ce elimina problema sincopelor in aprovizionare si riscul descoperirilor de stocuri. In plus, pe baza analizei evolutiei vanzarilor din anii anteriori se poate anticipa evolutia stocurilor pe loturi de produse, identificandu-se dimensiunea optima a acestora si eliminandu-se riscul blocarii lichiditatilor in marfuri greu vandabile.

Crearea fluxurilor automate de inregistrare, prelucrare si facturare a comenzilor a permis o mai buna evidenta si un control mai strict al comenzilor, cat si reducerea personalului Departamentului de facturare (cu economiile aferente reducerii de posturi de la 11 la 4), simultan cu cresterea eficientei acestuia.

„Principalul beneficiu pe care l-a adus solutia Senior Software, prin implementarea ERP-ului in cadrul companiei, a fost o organizare si o evidenta foarte stricta a comenzilor pe care forta de vanzari din teren le recolteaza si le transmite catre sediu. Daca pana la a implementa solutia in cadrul companiei evidenta era foarte greoaie si aveam costuri de personal suplimentare, erau persoane care trebuiau sa tina evidenta acestor comenzi si sa le dea in lucru in depozit, prin implementarea SeniorERP, acest proces s-a automatizat, s-au redus substantial costurile de personal si, in plus, ne-a adus un mare avantaj – ne-a dat siguranta ca tot ce vine ca si comanda din teren se proceseaza si se livreaza, neamifiind scapari in acest sens.

Un al doilea beneficiu major obtinut prin implementarea ERP-ului este scurtarea timpului de livrare. In momentul in care agentul primeste o comanda de la un client, o transmite prin intermediul unui Palm prin SFA, o aplicatie integrata cu SeniorERP, se transmite automat, in acelasi timp se transmite comanda la depozit, unde personalul se poate apuca de picking si de procesarea comenzii, astfel incat in maximum 24 de ore putem face livrarea in orice punct al Bucurestiului, in tara avand o intarziere necesar timpului de livrare de transport“, declara Bogdan Stefanescu, Director Comercial General Parma Food.

Totodata, introducerea sistemului EDI in relatia comerciala pe care General Parma Food o are cu marii retaileri a contribuit si ea semnificativ la eficientizarea regimului incasarilor. Prin eliminarea erorilor in realizarea facturilor au fost redusa semnificativ durat de incasare, de la 120de zile pana la un interval de 30 de zile.

„Prin scurtarea lantului transmiterii comenzilor si automatizare, s-au eliminat erorile de pret, cele din efectuarea comenzilor sau intelegeri gresit ale articolelor care trebuie pregatite pentru o comanda. Gradul de eroare a scazut drastic, in timp ce indicele de satisfactie a clientului, dar si al furnizorilor a crescut substantial. Eliminarea acestor erori a insemnat, implicit, si eliminarea unor cheltuieli“, afirma Bogdan Stefanescu.

La nivelul flotei auto, modificarea sistemului de lucru (departajat acum, conform metodologiei Senior Software, pe Zone de vanzari si Zona de livrari) si utilizarea sistemului de coordonate GPS (furnizat de SeniorSFA) a permis nu doar optimizarea rutelor, ci si reducerea cu 50% numarului de vehicule utilizate. Un rezultat notabil tinand cont de cresterea numarului de comenzi inregistrata de General Parma Food (ca urmare a faptului ca, in marea majoritate a cazurilor, in ultimii 2 ani clientii nu mai comanda cantitati mari de produse, preferand sa faca comenzi mult mai frecvent, raportat la 2008).

„In urma implementarii si folosirii solutiei oferite de Senior Software am obtinut multiple beneficii: timpul de facturare s-a redus cu pana la 50%, timpul mediu de incasare s-a redus de la aproximativ 120 de zile la 30 de zile, s-a reusit optimizarea stocurilor de marfa, cheltuieilile cu parcul auto au fost reduse la jumatate, iar rata de succes a livrarilor a crescut la 99,8%“, sintetizeaza principalele beneficii obtinute in urma implementarii Mihai Moise, Director IT.

Un aport important la categoria beneficii l-a avut si implementarea solutiei SeniorVisualBI, care a furnizat angajatilor General Parma Food un instrument de monitorizare a propriei eficiente si a conformitatii activitatii lor cu obiectivele de business aferente ariei de activitate.

„SeniorVisualBI este un instrument important din punct de vedere managerial, pentru ca permite, in primul rand, sa explici grafic diferentele care apar pe indicatori. Este mult mai usor sa lucrezi cu formate din BI prestabilite si actualizate in timp real, care sa iti permita sa faci rapid analizele pe diversi indicatori, astfel incat sa ai controlul situatiei. Mai ales ca solutia BI de la Senior Software ne permite o vizualizare online a activitatii, ceea ce este foarte important. Comparativ cu instrumentele pe care le foloseam anterior, BI-ul oferit de Senior Software este mult mai facil, din punct de vedere al managementului patronatului, pentru ca permite vizualizarea activitatii pe domenii. Neavand un timp major pentru analizele respective, BI-ul iti ofera rapiditate in interpretarea datelor“, detaliaza Eugen Savu, Director General Parma Food.

Pentru zona de management, SeniorVisualBI a reprezentat un sprijin util in decelarea centrelor de cost si a solutiilor de reducere a acestora, furnizand un suport decizional bazat pe date de calitate livrate in timp real.

„Un beneficiu major furnizat de solutia SeniorVisualBI este acela ca a permis inregistrarea, nu numai pe elemente de cheltuieli, dar si pe centre de cost si de venit. In felul acesta, la momentul actual putem realiza analize care ne dau posibilitatea de a lua operativ decizii in vederea eficientizarii anumitor segmente care, in anumite situatii, nu se dovedesc rentabile. Asta a facut ca, in perioada de criza, incepand din 2008, 2009 si 2010 sa avem ani cu rezultate financiare foarte bune“, explica Aurel Lazar, Director Financiar General Parma Food.

In ansamblu, decizia implementarii pachetului de aplicatii Senior Software a contribuit la eficientizarea activitatii General Parma Food si la mentinerea acesteia pe un trend ascendent chiar si in perioada de criza.

„Desi la inceput pare a fi o investitie costisitoare, atat in vedere serverele necesare functionarii acestei aplicatii, cat si in aplicatia in sine, consideram ca, din 2008 pana in prezent, investitia a fost de mult recuperata“, afirma Aurel Lazar, care evidentiaza si un alt beneficiu foarte important in actualul context economic: cresterea indicelui de satisfactie a clientilor companiei si a nivelului de fidelizare a acestora.


Colaborarea

Parteneriatul dintre cele doua companii, Senior Software si General Parma Food, s-a consolidat de-a lungul celor doi ani de la demararea procesului de implementare, furnizorul de solutii software implicandu-se activ si deschis in acest proces. Compania a oferit beneficiarului acces nelimitat la know how-ul specialistilor proprii, dar si la cel al clientilor sai:
„Senior Software isi incurajeaza clientii sa se cunoasca, sa-si partajeze experientele si know how-ul dobandit, pentru a putea exploata la maxim solutiile achizitionate. Spre exemplu, noi am primit informatii importante si sprijin din partea managerului de proiect de la Remedia, un utilizator important al solutiilor Senior Software“, afirma Mihai Moise, Director IT.

„Senior Software a inteles problemele pe care le-am avut noi si ne-a ajutat foarte mult prin modul in care a explicat oamenilor sistemul in care trebuiau sa se integreze. Motivul pentru care am ales sa lucram cu Senior Software este ca ne-au convins ca pot participa impreuna cu noi la sistemul acesta. Daca am fi apelat la momentul respectiv la o firma cu o mentalitate si abordare rigide, implementarea ar fi fost un esec“, explica Eugen Savu, Director General Parma Food.


Primele rezultate

In urma procesului de implementare a solutiilor oferite de Senior Software, General Parma Food a obtinut deja o serie de cresteri direct cuantificabile in urma implemetarii aplicatiilor de la Senior Software:

„Implementarea pachetului de aplicatii de la Senior Software ne-a permis obtinerea unor rezultate deosebite, tinand cont de contextul economic dificil. Si cifrele vorbesc de la sine. De exemplu, am reusit cresterea numarului de clienti de la 3.300, inainte de implementare, la 5.274, la momentul actual. Volumul de produse a crescut si el la un total de 3.000 (dintre care 2.072 de produse cu stoc), fata de 1.700 de produse cate distribuiam inainte de implementare. Pachetul de la Senior Software ne-a permis sa ne gestionam eficient intreaga structura, care nu este una simpla: avem 3 puncte de lucru (doua in Bucuresti, unul in Constanta), lucram cu 106 furnizori (41 externi, 65 locali), avem 100 de angajati, dintre care 25 de agenti de vanzari in Bucuresti si 15 in Constanta (10 in extrasezon). Toate aceste cresteri ne-au permis ca, la finele lui 2010, General Parma Food sa aiba o cifra de afaceri de 19 milioane de euro“, concluzioneaza Eugen Savu, Director General Parma Food.

Vrei sa afli mai multe detalii?