Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

Interviu realizat cu dna. Paulina Camberea, General Manager, Mergeani SRL

„Selectia se face natural pe piata: vor ramane cei care stiu unde vor sa ajunga, stiu cum, si au si arme puternice la dispozitie. Nu poti invinge in lupta pentru piata fara o aplicatie ERP.” dna. Paulina Camberea, General Manager Mergeani SRL.

Cine este Mergeani, ce pozitia are in piata, care sunt obiectivele strategice ale companiei?
sistem erp online Mergeani SRLSuntem distribuitori de 15 ani pentru Coca Cola si Ursus. Cifra de afaceri a crescut de la an la an. LA nivelul anului 2007 anul cifra de afaceri a crescut cu peste 40 %. A fost un an bun la care, avand in vedere ca distribuim bauturi racoritoare si bere, a contribuit si vremea, chiar a fost pe placul nostru.

Care era situatia companiei inainte de implementarea unui ERP si care erau problemele curente?
Acum 10 ani cand am venit in firma nu aveam nici un calculator. Am inceput implementarea unui program de la o persoana locala din Giurgiu pana la un moment dat, cand am ajuns la un volum foarte mare de lucru si incepeam sa pierdem facturi. Atunci am luat legatura cu o alta firma, care oferea un alt soft, pe care am lucrat foarte bine pana cand acestia au ajuns in pragul falimentului.

Este important sa iti evaluezi partenerii care iti ofera astfel de servicii si din punctul de vedere al stabilitatii business-ului lor. E un mare risc ca furnizorul tau de ERP sa dea faliment, sau sa nu iti mai poata oferi serviciile contractate. Afacerea ta depinde de ei. Perioada in care se intampla asta a fost chiar inainte de denominare, cu doua luni de zile. Asa am ajuns la SenioreERP.

Solutia la momentul respectiv a venit la timpul potrivit, cu ceea ce aveam nevoie. Partea de rapoarte, de piata, de management, era mult mai complexa in SeniorERP fata de ce avusesem, imi oferea mai multe detalii. In aplicatia anterioara trebuia sa imi selectez un producator, sa setez la Coca Cola, 2litri, apoi carbonatate, etc. Era un proces mai lung pentru a ajunge la raportul de care aveam nevoie.

De ce ati ales solutia Senior ERP?
In momentul acela eram presati de timp, in special cu denominarea. In momentul in care au venit cei de la Senior Software, am sesizat imediat o compatibilitate intre Mergeani, obiectul nostru de activitate si ceea ce oferea solutia SeniorERP. Cand am implementat aplicatia, am stat la firma nopti intregi, au fost si ei aici, am venit cu calculatoarele lor aici pentru a salva datele din aplicatia pe care o foloseam anterior si apoi le-am migrat in SeniorERP. A fost greu la inceput dar acum, cu sinceritate pot spune ca eu ma declar multumita.

Care au fost principalele beneficii ale implementarii?
Daca ne-am dezvoltat si am crescut cu 40 % va dati seama ca sunt foarte mari volume de stoc si asta necesita masini mai multe fata de acu 10 ani cand aveam 3 camioane, acum avem 7 in proprietatea noastra, la care se adauga investitiile in spatiu. Daca in urma cu 10 ani aveam un depozit de 500 de mp, acum avem doua depozite de 1400 mp. Implementarea normelor europene ne-a costat o groaza de bani.

Insa dupa implementare, in primul rand avem un control foarte bun asupra facturilor. Cel mai mare volum de lucru este la noi la facturat. Avem un volum de 5000, poate chiar 6000 de facturi pe luna. Eu am 5 agenti de distributie la care se adauga cei trei agenti Coca Cola, sunt opt in total. Nu pot sa ma expun la pierderea unei facturi. In momentul acesta pot urmari factura, o data cand mi-o scade din gestiune si in desfasuratorul agentilor care urmaresc creditul. In ultimul timp nu se mai opereaza cu cash, in proportie de 80% se opereaza cu credit, tranzactiile cu bancile fiind urmarite permanent.

Pentru programul de incasari, la sugestia Coca Cola, am cerut sa mi se faca un raport defalcat pe perioade, la 14, 21 ,28, 89 si 999 de zile. SeniorERP ne-a dezvoltat aceeasi forma de raport precum cel solicitat de Coca Cola, iar asta ne ajuta imens, sunt foarte multumita.

Care au fost principalele probleme in implementare si cum au fost rezolvate?
Probleme sigur ca exista. Important este daca gasesti deschidere in a le rezolva. Si beneficiem de aceasta deschidere din partea celor de la Senior. Este ca atunci cand construiesti o casa, probleme trebuie sa existe, altfel nu s-ar putea construi. Important este rezultatul final, daca poti folosi constructia si daca iti place, e pe gustul tau, e comfortabila.

Au fost cateva momente, nu putem sa le spunem dificile, la preluarea datelor din sistemul vechi in SeniorERP. Am lucrat in paralel cu ei atunci. Am avut o luna in care am introdus facturile din nou, inainte de denominare, si apoi le-am comparat cu ce aveam in aplicatia folosita anterior.La final am verificat si lucrurile erau in regula, totul coincidea si am putut porni la lucru cat mai rapid.

Exista schimbari in cultura organizationala in urma implementarii ERP si la ce nivele?
Cred ca s-a schimbat foarte mult. Comparativ cu ce faceam acum 10 ani, acum, procesul de lucru este mult mai complex. Momentan putem urmari o factura din momentul in care intra, pana ajunge la agent. Daca vine cineva si vrea sa plateasca o factura la societatea x, eu doar tastez numele si stiu ca la agentul x apare o anumita suma. Eu lucrez foarte mult cu instrumente bancare si filele de cec mi le bag in previziuni si le pot urmari.

S-a usurat munca in momentul in care se emite factura, se opereaza toate notele contabile concomitent iar descarcarea gestiunii se face automat. S-a redus de asemenea timpul de munca a unor persoane din societate.

Poate fi considerat SeniorERP un sprijin in cresterea companiei si daca da cum credeti ca poate face asta?
In momentul de fata eu zic ca am o aplicatie care sa ma ajute sa ma si dezvolt. Relatia cu producatorii mei este un factor important. Ei fiind niste producatori puternici, au nevoie de niste informatii. La Ursus de exemplu facem planificari saptamanale de comenzi care trebuie urmarite cu vanzare, stoc mediu, vanzare medie, si din punctul asta de vedere relatia cu furnizorii e perfecta. E adevarat ca exista rapoarte diferite. Nu as putea sa fac nimic fara o aplicatie ERP care sa ma sprijine sa mentin neintrerupte toate parteneriatele.

Exista indicatori ai afacerii care au crescut pe baza implementarii ERP?
In primul rand a crescut viteza de facturare, iar sistemul de operare a dus la cresterea vanzarilor. In momentul acesta am doua persoane la sistemul de facturare care fac fata foarte bine, utilizand SeniorERP, volumului de facturi.

In ceea ce priveste depozitul, noi depindem de agentii de vanzari intrucat oamenii nu mai vin direct la depozit. Si nici nu agreem ideea ca oamenii sa vina la depozit, sa vanda la depozit. Dupa noul program, atat al nostru cat si cel agreeat de Coca Cola, sau Ursus, agentul de vanzari trebuie sa mearga la client in locatie. Si atunci toata munca este facuta dupa–amiaza. In timpul zilei el n-are decat sa intocmeasca Nir-urile pe care le primeste de la furnizor.

Credeti ca implementarea unui ERP este un beneficiu pentru o companiei?
Ce avantaje (sau dezavantaje ofera unei companii o implementare de ERP)
Categoric. Nici n-ar putea fara o aplicatie ERP, din cauza competitiei dar si a relatiei cu furnizorii. Noi daca avem tensiunea scazuta si nu ne merge aplicatia suntem paralizati. Asta ar insemna sa introducem facturi la mana, ceea ce ne-ar fi imposibil la volumul lor actual. Din punctul meu de vedere, un posesor de ERP isi cunoaste mai bine locul in societate, pe piata, iar un dezavantaj nu vad.

Poate daca-ti iei o versiune cu costuri mici, sau nu iti cunosti propria afacere, nu stii ce vrei si ca urmare nu stii nici sa ceri ce iti trebuie. Selectia se face natural pe piata: vor ramane cei care stiu unde vor sa ajunga, stiu cum si au si arme puternice la dispozitie. Nu poti invinge in lupta pentru piata fara o aplicatie ERP.

Ati recomanda SeniorERP unei companii din domeniul dvs. de activitate? Care ar fi argumentele? Ce sfaturi ati da unei companii care doreste sa implementeze un ERP?
In primul rand sa caute referinte despre compania care ofera aplicatia, sa o vada asa cum este folosita de alte companii, daca sunt probleme sau nu. Trebuie luate in calcul si costurile pentru ca acum sunt destui care iti ofera tot felul de aplicatii. Pentru ca eu sunt din provincie si pentru ca am nevoie de o retea de Internet care sa permita lucrul online, sau pentru ca stiu ca e nevoie de o investitie in hardware, consider ca trebuie luate in calcul si costurile de infrastructura.

Un alt aspect important de luat in calcul sunt oamenii cu care lucrezi. Oamenii pe care-i am eu, nu ca mi-i laud, dar eu zic ca sunt niste oameni care stiu ce vor. Acelasi program poate fi utilizat de trei societati in acelasi timp si se poate sa apara probleme diferite. La mine contabila utilizeaza concomitent trei tipuri de rapoarte. Daca nu ar fi atenta la introducerea datelor, totul poate fi dat peste cap. Calitatea oamenilor este importanta. Nu te poti apuca sa iti imaginezi ca vei face bijuterii angajand niste strungari pentru asta.

Din experienta mea, as putea spune ca varianta cu achizitia unui pachet complex dar pe etape, pe module, este optima pentru companiile in crestere. Degeaba iti iei cinci module daca nu le utilizezi. Eu am plecat in companie de la postul de contabila si am ajuns in varf. Pe masura ce te dezvolti ai nevoie de mai mult. Am avut viziunea si planul ca am sa ajung la nivelul acesta si, din acest motiv, am luat totul pas cu pas, pe masura cresterii societatii.

Vrei sa afli mai multe detalii?