Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

7 probleme aparute in managementul depozitului pe care un WMS le rezolva

Articol scris de: Dr. ec. George Ogrinja, Director Supply Chain, Profesor asociat Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica, ASE Bucuresti

Continuarea articolului WMS – tratam cauzele sau simptomele?


c) Corelarea proceselor de picking si expeditie pentru livrarea la timp a comenzilor, etc.

Problema:Ne aflam in zona de expeditie, unde se verifica si formeaza unitatile de incarcatura inainte de livrare. Pardoseala zonei este plina de paleti care asteapta de cateva ore sa fie incarcati, alte pachete de comenzi ale clientilor din lipsa de spatiu, asteapta in zona de formare sa fie ambalate, marcate si etichetate corespunzător. Din cauza excesului de paleti si colete, spatiile de demarcatie dintre rute au disparut, existand pericol de migrare a marfurilor care au fost deja verificate, de la o ruta la alta.

De ce aceasta situatie? Una din cauzele principale este “Depozitul nu poate sa lucreze pe secvente de comenzi prioritare.”

Ce se poate face?

O solutie eficienta este sincronizarea activitatilor de expeditie si picking pe baza rutelor de transport (timpul de initiere a rutei, clientii alocati, etc). In acest caz, implementarea optiunii WMS de “Advanced Wave Planning” va permite gruparea mai multor comenzi intr-un “wave / batch” si lansarea lor pentru colectare in functie de programul zilnic al curselor de transport. Uneori, aceasta functie de “Advanced Wave Planning” este inclusa intr-un modul dispecer al WMS-ului care ofera informatii complete asupra tuturor operatiilor dintr-un depozit, monitorizarea comenzilor in toate stadiile de executie, a bunurilor receptionate, a activitatii lucratorilor comerciali, etc.

d) Managementul eficient al proceselor inbound (dock management, receptie si putaway)

Problema: Ne aflam in zona de receptie a depozitului. La fiecare dock din zona de receptie se afla cate un vehicul asteptand pe cineva sa inceapa receptia. Afara, in incinta sau in afara incintei depozitului alte mijloace de transport asteapta descarcarea acestora. Acest lucru se repeta zilnic iar operatiile de receptie, nefinalizate ziua sunt transferate schimbului de noapte.

Pardoseala zonei de receptie este complet acoperita de marfa, iar paletii in stiva sunt greu de identificat pentru preluare. Pentru rezolvarea situatiei au fost solicitati alti doi motostivuitoristi dar raspunsul la solicitare intarzie din partea directorului financiar. In lipsa unui raspuns, pentru extinderea zonei de receptie a fost amenajata o suprafata din depozit unde exista deja depozitati paleti care stocheaza cateva sute de articole, o parte din ambalajele acestora fiind deja deteriorate. Zona este izolata de o banda de plastic de care sta “agatata” o pancarta scrisa de mana” Marfa in curs de receptie.

Ce este de facut?”

Exista cateva operatiuni care sunt valabile indiferent de gradul de automatizare al depozitului:

a) Notificarea livrarii de catre furnizor a depozitului (ziua, interval orar) pentru pregatirea documentelor de receptie de catre operatori (comenzile deschise de aprovizionare-Purchase Order sau ASN sau Inbound Delivery)
b) Etichetarea cu imprimante termice, ambalarea, documentarea etc. corecta a marfurilor de catre furnizor (inregistrarea tuturor neconformitatilor furnizorului fata de conditiile de livrare stipulate in contract sau acordul standard de livrare). De exemplu, creste timpul de receptie cantitativa in urmatoarele situatii:
livrarea articolelor individuale intr-o cutie mare, desi acestea se puteau expedia sub forma de baxuri deoarece cantitatea din comanda de aprovizionare a fost exprimata in unitati de ambalare;
livrarea aceluiasi produs din foarte multe loturi, etc.
c) Asigurarea disponibilitatii personalului, paletilor pentru receptia articolelor si a echipamentelor de manipulare.
d) Asignarea corespunzatoare a spatiului de depozitare pentru articolele receptionate.

In cazul in care masurile sus-mentionate nu sunt suficiente, volumul mare al activitatii de receptie recomanda implementarea unui sistem WMS care sa permita:

utilizarea unor cititoare coduri bare pentru monitorizarea receptiei cantitative a marfurilor (reala vs scriptica)
alertarea (beep) in caz de neconformitate
elaborarea automata a proceselor verbale de receptie.

Dupa confirmarea corecta a receptiei, WMS-ul realizeaza alocarea automata a celulelor de stocare prin emiterea documentului de transfer a produselor in zona de stocare sau picking, in functie de nivelul stocului aferent fiecarui produs. Procesul de putaway se poate amana pana la acumularea unui lot mai mare de marfa pentru minimizarea timpilor de deplasare, in cazul absentei unor actiuni urgente.

Extinderea in depozit a zonei de receptie este gresita si poate semnala un sistem ineficient de receptie sau proiectarea unui spatiu insuficient de receptie a produselor. Indiferent de cauza, decizia managerului de a organiza un spatiu pentru produsele nereceptionate in zona de stocare este gresita deoarece, produsele neinventariate nu se depoziteaza in afara zonei de receptie (sau alte zone speciale cum sunt cele de carantina) deoarece incurajeaza frauda sau furtul.

Problema: In zona de stocare a depozitului pe aleile de acces se afla paleti de marfa. Operatorul motostivuitorului primeste o comanda de picking pentru un palet depozitat pe un nivel superior al rack-ului. Pentru acces, acesta preia paletul care-l obstructioneaza si il depune peste cativa metri din nou pe pardoseala. De asemenea, in primele locatii ale depozitului pot fi observati paleti pe care s-a depus praful, imagine care sugereaza pozitionarea gresita a acestora.

Praful sugereaza ca un obiect din depozit este neatins de luni de zile. Faptul ca acest palet acoperit de praf ocupa in depozit o pozitie destinata produselor cu viteza mare de rotatie, solicita rapid o analiza a strategiei de slotting/re-slotting. Modul in care s-a actionat asupra paletului depozitat pe alee (mutarea acestuia tot pe alee) confirma absenta unor reguli clare si stricte de depozitare a produselor, care a permis in final manifestarea unor forme de indisciplina.
Asadar, este necesara analiza rapoartelor de miscare a stocurilor si reevaluarea regulilor strategiei de re-slotting. Pentru o abordare completa a problemei, trebuie evaluate si “rules engine” stabilite pentru “Task management”, deoarece nu este exclus ca motostivuitoristul sa colecteze pachete si nu paleti cu motostivuitorul.

e) Selectia corecta a metodei de colectare (picking)

Problema: Operatorii de picking efectueaza prea multe deplasari pentru colectarea acelorasi articole care se regasesc frecvent in comenzile clientilor. Se doreste, de exemplu, schimbarea metodei de colectare de la Pick and Pass la Wave Picking sau de la Single Order la Batch Order in functie de situatia comenzile deschise, echipamentele de manipulare si calendarul livrarilor. Este posibila utilizarea mai multor metode de picking, cine decide regulile privind alegerea metodei si cum poate fi evaluata performanta schimbarilor?

Selectia metodei de picking are la baza foarte multe criterii, una din cele mai importante fiind profilul comenzilor clientilor (nr. total comenzi, caracteristicile produselor manipulate, numar linii/comanda, cantitatea medie/linia de comanda, numar linii colectate/SKU, numar produse colectate, modul de colectare).

Pentru evaluarea performantelor unei metode de picking sau in general atunci cand vorbim de productivitatea unui depozit, modulele de task management si workforce supervisor sunt foarte utile in determinarea ciclurilor de executie a operatiilor. Un depozit modern poate avea o zona care sa deserveasca clientii Web, in care se colecteaza articole, sau zone care deservesc clientii retail, distribuitorii, producatorii, unde colectarea se face pe cutii/baxuri si/sau paleti. Fluxul operatiunilor difera de la o zi la alta si in cazul aceleiasi zile, de la o ora la alta. Metodele de picking difera de la o zona la alta, modul de alocare a resurselor de asemenea. In aceste situatii modulul WMS de Task Management este deosebit de util in alocarea sarcini/resurse (oameni, echipamente) pentru cresterea eficientei depozitului. Pentru calcularea productivitatii, realizarea analizelor comparate (metode, echipamente) sistemul WMS se poate configura (rules engine) astfel incat sa permita colectarea timpilor de executie ale activitatilor din depozit si determinarea celor mai scurte cicluri de executie ale proceselor.

f) Acuratetea stocului fizic fara oprirea activitatii depozitului, etc.

Acuratetea stocului reprezinta unul din criteriile principale de evaluare a performantei unui depozit.

Problema: Departamentul de Customer Service informeaza departamentul de aprovizionare si logistica despre livrarile incomplete ale comenzilor. S-a ajuns la un nivel foarte scazut al comenzilor onorate ( 75%). Departamentul de aprovizionare, analizand stocul de marfa scriptic, considera ca vanzarile viitoare sunt acoperite de stoc. Managerul de logistica colecteaza listele de picking si analizeaza informatiile inscrise de operatori pe ordinele de picking. O analiza a stocului din depozit reflecta clar diferentele intre stocul scriptic si faptic.
Cauzele de neconcordanta sunt multiple, dar acestea puteau fi evitate atat prin monitorizarea eficienta a operatiilor interne dar si prin realizarea unor operatiuni ciclice de inventariere.
Ce se poate face?

Solutia: Implementarea in WMS a unei proceduri corecte de inventariere ciclica a stocului din depozit.

Deoarece operatiunile de inventariere ciclice sunt secundare in raport cu activitatile principale ale operatorilor (receptie, picking, ambalare, expeditie) existenta unei proceduri automate in sistemul WMS pentru elaborarea periodica a listelor de inventariere reprezinta solutia problemei.

Planul ciclic de inventariere se include in setul de reguli al modulului de “Task management” elaborarea listelor partiale de inventariere (numar produse, stoc , locatii, etc) fiind realizata in functie de numarul articolelor, clasa de rotatie (A,B,C) si numarul de zile necesare pentru inventarierea completa a fiecarei clase. Listele periodice de inventariere pot fi generate si stocate in baza de date, fiind lansate automat operatorului de Workforce Supervisor sau preluate de operator, atunci cand nu are alte taskuri in system/depozit. Diferentele intre stocul scriptic si faptic sunt exportate in sistemul ERP.

II Managementul eficient al fortei de munca cu WMS

Cateva mentiuni privind importanta modulului de Labor Management in sistemul WMS:

1. Forta de munca reprezinta aproximativ 45% din costurile operationale ale unui depozit (exista o mare presiune pe reducerea cheltuielilor de operare ale depozitului).

2. Reducerile costurilor cu forta de munca pe unitatea de produs manipulata (% decrease in warehouse labor cost per unit handled vs. last year) reprezinta al 2-lea indicator de performanta in selectia best in class a unui depozit.

De aceea sunt preferate WMS cu functionalitati de Labor Management, WMS cu Labor Tracking sau WMS cu Task Management (manager).

Problema: Departamentul de Customer Service informeaza managerul de depozit despre cresterea ingrijoratoare a numarului de livrari neconforme (produse lipsa sau cantitati eronate, ambalaje deteriorate, erori in documentele de livrare, nerespectarea termenelor de livrare, etc). Cine este vinovat? Poate managerul sa intreprinda o analiza a activitatii fiecarui angajat din depozit?

Una dintre cele mai frecvente probleme in WMS care opereaza pe documente scrise este pierderea sau ratacirea listelor de picking.

O analiza a erorilor in sistemul de picking bazat pe documente scrise nu este niciodata una completa. Printre cauze pot fi amintite:

lipsa unor documente de picking, mai ales in cazul pickingului pe zone de depozitare, cand lista initiala a comenzii se imparte in sectiuni de lista, specifice fiecarei zone de picking.
realizarea comuna a comenzilor de receptie, putaway sau picking, fara sa existe posibilitatea monitorizarii individuale a activitatii fiecarei persoane.
procesarea foarte dificila a datelor din lista.

De aceea, de cele mai multe ori in situatia unor greseli repetate, se foloseste penalizarea colectiva, practica descurajatoare pentru lucratorii care lucreaza eficient.

Si aceasta deoarece multe sisteme WMS nu permit managerului de depozit o evaluare a activitatii individuale a fiecarui lucrator comercial din depozit, cum ar fi:

• Numar comenzi
• Numar linii colectate
• Media numarului de linii receptionate, colectate, etc.
• Cantitatea colectata pe diverse intervale de timp minute/ora/zi/luna
• Data si timpul de livrare pe fiecare comanda
• Neconformitatile in procesele de Receptie, Putaway, Picking si Livrare
• Intervalele orare dintre livrari
• Monitorizarea performantei soferilor prin integrarea sistemelor WMS-TMS, etc.

Solutia este: un WMS care sa permita Labor and Productivity Tracking pentru evaluarea productivitatii individuale a angajatilor si instituirea corecta a unor proceduri de penalizare sau de stimulare si recompensare. Implementarea optiunii de monitorizare a performantei lucratorilor comerciali presupune si introducerea tehnologiei codurilor de bare sau RFID, alocarea individuala a taskurilor si confirmarea de catre operator a fiecarei etape din ciclul de executie a operatiunilor interne.

Toate listele referitoare la operatiunile interne ale depozitului sunt stocate electronic pentru vizualizare, tiparire sau analizare.

Problema: Alternanta perioadelor de varf si relaxare pe durata activitatii de lucru a unei zile

Sarcinile operatorilor comerciali sunt foarte complexe, in fisa postului fiind prevazute activitatile principale si secundare ale acestora. De exemplu, principala sarcina a unui picker o reprezinta colectarea comenzilor, dar acesta poate avea alocate activitati secundare de relocare (re-slotting), inventariere partiala, reaprovizionare a zonei de picking sau alte sarcini de rutina. Planificarea activitatilor secundare se face in afara perioadei de varf a activitatii principale, dar mentinerea unui echilibru eficient intre sarcini si resurse (oameni, echipamente) este foarte dificila. De cele mai multe ori sarcinile secundare sunt neglijate, operatorul invocand, fara sa poata fi temeinic contrazis, motive de timp.

Ce se poate face?

Sefii de depozit pot stabili in WMS reguli de alocare a task-urilor pe zone sau utilizatori referitoare la relocare, inventariere, reaprovizionare zone picking si a altor procese conexe in functie de gradul de incarcare al operatorilor.

Facilitatile de Task Management ale WMS permit cresterea productivitatii lucratorilor comerciali si implicit reducerea cheltuielilor de personal.

In lumea practicienilor se spune astazi: “Daca un WMS nu are task management, atunci nu este prin definitie, un WMS”.

Continuare: Partea a III-a: Dinamica mediului de afaceri impinge limitele solutiilor WMS

 

Descarca acum prezentarea sistemului SeniorWMS!

 
Comentarii

Interesant articolul. Solutie pe care o aveti permite si multiorder picking?

Multumim pentru comentariu. Solutia SeniorWMS permite generarea listelor de picking pe fiecare comanda in parte sau agregat, pe fiecare destinatie, camion, rampa de incarcare sau ruta. Mai multe detalii despre WMS gasiti si aici: http://www.seniorerp.ro/wms/ .