Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

Rolul unui ERP in integrarea canalelor de vanzare cu activitatea de productie

Productia locala se afla momentan sub presiunea marilor retaileri, a brandurilor internationale, a fiscalitatii si legislatiei locale imprevizibile. In lupta pentru buzunarul cumparatorului, producatorii sunt nevoiti sa-si alinieze cat mai exact strategia de vanzare cu cea de productiepentru a ramane profitabili si competitivi pe termen lung.

Spre exemplu, lansarea marcilor proprii in lanturile internationale constituie simultan o oportunitate pentru producatorii romani, dar si o reducere a spatiilor de expunere la raft. De asemenea, exista exemple incurajatoare despre succesul produselor romanesti pe pietele externe. Aceste doua oportunitati/provocari necesita implementarea si urmarirea unor standarde ridicate de calitate a proceselor interne.

In multe cazuri, producatorii au optat pentru cresterea gradului de independenta comerciala, prin dezvoltarea de activitati specifice distributiei: si-au deschis lanturi de retail, au dezvoltat o retea de distributie, au intrat pe zona de vanzari online etc.

Aceasta crestere a complexitatii afacerii necesita o platforma informatica integrata, care sa permita comunicarea intra si inter departamentala pentru atingerea obiectivelor de business. Ca in cazul unui organism, departamentele trebuie sa fie coordonate pentru a obtine raspunsul dorit si pentru o mai mare viteza de reactie.

Rolul unui ERP

Sistemul informatic este un instrument aflat la indemana managerilor. De aceea vom evidentia rolul ERP-ului in functie de modurile uzuale in care cele doua activitati – productia si distributia – sunt privite in cadrul aceleiasi organizatii:

1. Companii specializate in functie de domeniul de activitate: productie versus distributie, vanzari si marketing

Este cazul in care managerii decid separarea completa a activitatilor specifice prin constituirea de entitati juridice distincte. Avantajul imediat este dat de asocierea fiecarei activitati cu un centru de profit, usor de izolat si analizat. Dezavantajul major il constituie distanta dintre procese, existenta unor obiective diferite pentru fiecare entitate si dificultatea de coordonare a activitatilor.

Rolul unui sistem informatic in acest caz este sa permita comunicarea in timp real intre companii si procese, astfel incat productia sa reflecte cererea si marketingul sa aiba sustinerea productiei si a distributiei. De exemplu, activitatea de marketing nu va fi doar un promotor al produselor existente, ci va oferi feedback referitor la cererea pietei, avand un rol vital in orientarea productiei, in timp ce canalul de distributie ales trebuie sa fie conform cu targetul si sa asigure livrarea corespunzatoare a bunurilor.

2. Integrarea productiei cu distributia in cadrul aceleiasi companii

Pentru o mai stransa coordonare a echipei de management, in acest caz se opteaza pentru internalizarea distributiei, fie ea directa, online, prin Key Accounts sau redistribuitori. Avantajul acestui tip de structura organizatorica consta in orientarea catre obiective comune, mai usor de asumat in aceasta formula. Riscul este dat de nivelul ridicat al interactiunii intre departamente foarte diferite ca si orientare de business.

Rolul unui sistem informatic ERP consta, pe de o parte, in punerea in contact a tuturor proceselor si oamenilor pentru indeplinirea obiectivelor, dar si in imbunatatirea performantei fiecarui departament. ERP-ul trebuie sa urmareasca indicatorii de performanta specifici fiecarui tip de activitate, pentru a putea delimita corect granitele intre procese si pentru a asigura responsabilizarea factorilor de decizie, fara a genera conflicte.

„Un plus major in companie, dupa implementarea SeniorERP, il reprezinta comunicarea inter-departamentala. Inainte se lucra pe insule individuale, urmand ca schimbul de informatii intre departamente sa se faca pe baza unor hartii. Acum, lucrurile se vad in orice punct al acestui sistem integrat, fiecare in functie de gradul de accesibilitate. Informatiile se gasesc foarte clar in sistem si fiecare departament isi poate face propriile analize. Zilnic au loc sedinte scurte, discutii intre departamente despre optimizarea fluxului de lucru, implicit dezvoltandu-se comunicarea in interiorul firmei.” Dl. Adrian Sain, administrator Velfina, unul dintre principalii producatori locali din piata sistemelor de management al plagilor

Indiferent de forma de organizare, producatorii pot opta pentru comercializarea bunurilor prin diverse canale de vanzare, ERP-ul venind in fiecare situatie cu instrumente specifice de automatizare si imbunatatire a fluxurilor de lucru:

a. Vanzarea prin Key Accounts

Vanzarea produselor in Key Accounts presupune o coordonare exceptionala a mixului de marketing. Pe langa presiunea pretului, produsele trebuie sa respecte anumite standarde de calitate, producatorul este obligat la onorarea prompta a comenzilor pentru a evita penalizari sau chiar delistarea, trebuie sa asigure merchandising permanent, sa estimeze precis pretul de vanzare, deoarece operatiunea de schimbare a acestuia este greoaie si de durata. In plus, produsele sunt adeseori listate sub alte coduri, denumiri si unitati de ambalare decat cele interne, se livreaza prin avize si se emit facturi cumulative.

Platformele de tip ERP permit automatizarea comunicarii comerciale in vanzarea prin Key Accounts, fapt care se traduce in reducerea costurilor operationale si un raspuns mai bun la exigentele impuse de acestia. In plus, ERP-ul ofera o evidenta la zi asupra eficientei acestui canal din punct de vedere vanzare, profit si incasare. O analiza uzuala in ERP este, de exemplu, urmarirea impactului volumului mare al rulajelor si al termenelor de plata relativ mari asupra Cash-Flow-ului.

b. Vanzarea prin redistribuitori

Vanzarea prin redistribuitori reprezinta o modalitate la indemana producatorilor care doresc acoperire nationala, fara investii majore in infrastructura. Acest tip de activitate presupune mai mult timp alocat produselor in sine si promovarii lor, dar si o excelenta coordonare a distribuitorilor, a impartirii pe zone si a politicii de preturi. Neavand un contact direct cu clientul final, calitatea distributiei se va reflecta asupra produselor si a companiei.

Comunicarea cu redistribuitorii poate fi simplificata prin implementarea unui portal online de tip Business to Business integrat cu sistemul ERP. Beneficiile acestei platforme sunt vizibile imediat de ambele parti:
-producatorul primeste automat comenzile de la redistribuitor, iar produsele au preturile negociate pe partener. Comenzile pot fi restrictionate in cazul depasirii unui anumit sold. Este eliminata munca de intermediere a preluarii unei comenzi si, in plus, producatorul poate vizualiza in orice moment istoricul activitatii fiecarui distribuitor pentru o imbunatatire a colaborarii cu acesta.
– distribuitorul se poate orienta catre marfa disponibila, poate verifica preturile online si elimina timpul aferent plasarii comenzii prin telefon; distribuitorul are acces direct la campaniile lansate, poate accesa materiale promotionale si informatii utile despre produsele noi.

c. Vanzarea prin magazine proprii

Deschiderea de magazine specializate este o alternativa la indemana producatorilor cu forta financiara si reprezinta o modalitate de a oferi servicii cu valoare adaugata clientului final. In plus, presupune un Cash-Flow sigur.
Rolul ERP-ului in acest caz merge dincolo de automatizarea vanzarii din magazin, la aplicarea unor scheme complexe de fidelizare a clientilor. Implementarea acestora presupune un dialog permanent cu clientul in magazin dar si un raspuns din partea companiei prin activitatea de productie.
De cele mai multe ori, o retea de magazine nu este omogena din punct de vedere al performantei. Analizele comparative realizate pe baza datelor din ERP permit luarea de masuri pentru cresterea performantei vanzarii in fiecare magazin.

d. Vanzare prin Portal Online

Vanzarea online devine tot mai atractiva, pe masura cresterii numarului de tranzactii pe Internet. Un portal online poate completa canalele de vanzare existente, constituind o modalitate de a ataca un nou segment de piata, de a raspunde cerintelor de lucru cu multinationalele, de a automatiza comunicarea cu partenerii sau de a atrage trafic pentru anumite segmente de consumatori in magazine.

Integrarea platformei ERP cu portalul ofera ca prinicipal beneficiu sincronizarea automata a stocurilor, a preturilor, a informatiilor despre produse, dar si transmiterea automata a comenzilor in ERP. O companie care lucreaza cu multinationale va putea oferi prin acest portal fiecarui utilizator informatii despre comenzile anterioare, stocuri actualizate, preturi conform contractului si discounturi in functie de valoarea comenzilor, metoda de plata si scadenta:
„Portalul este necesar in momentul de fata in domeniul nostru. Daca nu am acest instrument si vreau sa ma duc la o multinationala care are buget alocat pe birotica, papetarie, tehnica de calcul, nu ma primeste la negocieri. Integrarea ERP-ului cu un portal online este o conditie obligatorie pentru a ne pastra competitivitatea.” Cristian Stanciu, General Manager Office Media

e. Vanzare si livrare Directa

Companiile care opteaza pentru internalizarea procesului de distributie au control deplin asupra procesului de vanzare. Totusi, costurile pentru acest tip de infrastructura sunt foarte mari. Vanzarea directa necesita un sistem informatic capabil sa administreze un portofoliu de zeci de mii de clienti, politicile de preturi, discount-uri, termene de plata si promotii aferente, un numar mare de puncte de lucru, de agenti comerciali, parcul auto, managementul depozitelor etc. In functie de natura produselor, ERP-ul poate fi completat cu mare succes de catre un sistem de SFA (Sales Force Automation) integrat in ERP si/sau de catre un CRM.

Un ERP va facilita controlul centralizat al afacerii, iar accesul la informatii in timp real, secondat eventual de un instrument performant de analiza a datelor – BI, va da posibilitatea imbunatatirii procesului decizional la toate nivelele. Spre exemplu, un producator care a decis sa faca distributie in Key Accounts trebuie sa stie exact ce si cand sa produca – pe baza istoricului si a analizelor manageriale – astfel incat sa evite situatii neplacute, de tipul rupturilor de stoc pe termen lung sau supra-stocuri de produse perisabile.

Conform principiului „You Can’t Manage What You Don’t Measure„, analiza detaliata a vanzarilor le poate oferi informatii critice managerilor despre produsele neperformante, necesar de produse noi, re-evaluarea unor procese de productie defectuoase/neprofitabile. Analizele de tip centre de venit si cost pot evidentia din timp derapajele financiare si ofera posibilitatea unei interventii de ajustare a acestora in timp util. Un ERP da un control mult mai mare asupra stocurilor de materie prima (optimizarea acestora poate avea un efect pozitiv asupra cash-flowului), asupra planificarii productiei conform comenzilor primite etc.

In toate situatiile descrise, este foarte important ca implementatorul sistemului informatic sa aiba experienta. Procesele sunt complexe si foarte sensibile la derapaje. Pentru a fi cu adevarat eficient, fiecare canal de vanzare trebuie sa implementeze instrumente specifice lui. Aceste instrumente nu sunt accesibile fara un know-how bogat in domeniu.

Vrei sa afli mai multe detalii?