Esti client SeniorERP? Login aici
Implementare ERP, CRM, BI, SFA si SCM pentru distributie, productie, servicii si retail

WMS: cum sa gestionezi cu maximum de eficienta un depozit

Necesitatea de anticipare a nevoilor clientilor si de reactie rapida la toate cerintele acestora determina companiile care doresc sa-si pastreze un grad ridicat de competitivitate sa abordeze alternative din ce in ce mai inovatoare din sfera tehnologica. O comanda de client perfecta presupune ca produsele cerute sa fie livrate la timp si in cele mai bune conditii. In acest context, sistemele de gestionare a depozitelor (WMS) incep sa joace un rol din ce in ce mai important in cadrul unei companii, lipsa lor afectand atat performanta angajatilor din depozit, cat si a celorlalte departamente.

Sistemele de gestionare si automatizare a activitatilor din depozit sau WMS (Warehouse Management System) au rolul de a crea si controla fluxurile de lucru intr-un depozit.
Cu o astfel de situatie s-a confruntat managementul companiei GPF. Implementarea unui sistem WMS a dus la reducerea timpului de livrare la 24 de ore, dupa cum declara si domnul Bogdan Stefanescu, Director Comercial General Parma Food: “Un beneficiu major obtinut prin implementarea ERP-ului este scurtarea timpului de livrare. In momentul in care agentul primeste o comanda de la un client, o transmite prin intermediul unui Palm prin SFA, o aplicatie integrata cu SeniorERP; in acelasi timp comanda se transmite la depozit, unde personalul se poate apuca de picking si de procesarea comenzii, astfel incat in maximum 24 de ore putem face livrarea in orice punct al Bucurestiului, in tara avand o intarziere necesar timpului de livrare de transport“.wms gestiune depozitLipsa unui sistem WMS se resimte la toate nivelurile, influentand negativ fluxul de lucru al unei companii si afectand acuratetea comenzilor de client:

Preluarea comenzii de la client, afectata de lipsa unui WMS

Aceasta activitate se face, in cazul multor companii, prin intermediul unui sistem SFA. Agentii introduc comenzile pe device-ul mobil, iar acestea sunt exportate direct in ERP. In momentul introducerii comenzii in sistem, se rezerva automat stocul necesar. In cazul in care stocul din ERP nu se sincronizeaza automat cu cel din aplicatia utilizata la depozit, acesta nu va corespunde cu cel real si pot exista situatii in care nu se vor putea onora comenzile de client. O alta situatie nefavorabila este intarzierea comenzilor datorita timpului indelungat dedicat pregatirii lor in cadrul depozitului.
La prima vedere, astfel de probleme nu par sa aiba o influenta directa asupra activitatii agentilor de vanzari. Atata timp cat ei preiau intocmai comenzile de la clienti, asumarea desincronizarilor care apar intre stocurile din ERP si cele din depozit, sau a productivitatii scazute a angajatilor din depozit pare irelevanta.
Cu toate acestea, este afectata credibilitatea agentilor in fata propriilor clienti. Fiind constienti de problemele care apar la nivelul depozitului, vanzatorii vor fi nevoiti sa obtina intelegerea clientilor, termene mai mari de livrare sau chiar sa ocoleasca anumiti clienti atunci cand nu sunt siguri de starea anumitor stocuri de produse.
Gestionarea stocurilor cu un WMS garanteaza corectitudinea datelor referitoare la acestea din ERP, oferind agentilor informatii de actualitate despre produsele din depozit. Mai mult decat atat, angajatii din depozit vor pregati comenzile intr-un timp mult mai scurt, pentru ca au la dispozitie un sistem care le ofera date exacte despre marfurile pe care trebuie sa le pregateasca, precum starea sau localizarea lor.

Trimiterea comenzii catre depozit

Existenta unui WMS integrat cu ERP-ul faciliteaza exportul automat al comenzilor de client direct in ERP. Dupa introducerea comenzilor in sistem este necesara trimiterea acestora la depozit pentru a fi pregatite de livrare. Cei care se ocupa de operarea datelor in ERP vor scoate din sistem toate comenzile la sfarsitul zilei si le vor trimite angajatilor din depozit.
Teancul de comenzi va trebui sortat si impartit intre cei care se ocupa de colectarea comenzilor din depozit, prelungindu-se astfel termenul de livrare. Un alt dezavantaj este alternarea perioadelor de inactivitate cu cele de activitate intensa. Pentru ca trimiterea comenzilor se face o singura data pe zi, toate vor trebui pregatite in acelasi timp, suprasolicitand angajatii in intervalele de timp de dupa primirea comenzilor si lasandu-i fara activitate dupa ce au finalizat pregatirea lor.
In urma implementarii unui sistem de gestionare a depozitului, trimiterea comenzii se face automat si in timp real de pe dispozitivul mobil al vanzatorului catre ERP iar de acolo catre aplicatia WMS. Odata cu finalizarea exportului din SFA catre ERP sau in momentul in care au fost completate toate detaliile de pe o comanda direct in ERP, aceasta este trimisa automat catre depozit. In acest mod, angajatii din depozit primesc comenzi pe parcursul intregii zile, diminuandu-se atat volumul de munca intr-un interval scurt de timp cat si timpul de livrare a comenzii.

Receptia marfurilor in depozit, imbunatatita de existenta unui WMS

In momentul in care sunt receptionate marfurile in depozit, vor trebui verificate caracteristicile acestora, pentru a corespunde cu cele de pe comanda de intrare din ERP. In momentul in care sunt semnalate diferente de cantitate, calitate sau termene de valabilitate, acestea sunt consemnate de catre cei care executa receptia in depozit si date mai departe operatorilor pentru a le trece in ERP. Aceasta situatie poate genera multe erori de natura umana si neconcordante grave intre stocul faptic si cel scriptic.
Utilizarea unui sistem de gestionare a stocurilor permite executarea receptiilor cu ajutorul cititoarelor de coduri de bare. In WMS se deschide o nota de receptie care va cuprinde marfa sosita in depozit. Rezultatul receptiilor se exporta in ERP, pentru a asigura corespondenta datelor din cele doua sisteme. Riscul de aparitie al erorilor este redus la minim si timpul dedicat efectuarii receptiilor scade semnificativ, iar in cazul neconcordantelor, acestea sunt semnalate imediat in sistem.

Selectarea si colectarea marfurilor comandate cu un WMS creste acuratetea comenzilor

Activitatea de selectare si colectare a marfurilor in cadrul depozitului poarta denumirea generala de picking. Cei care executa picking-ul au datoria de a se asigura ca marfa pregatita este intocmai cu cea de pe comanda de client. Problemele care apar aici influenteaza in mod direct timpul de livrare si acuratetea comenzii.
Intr-un depozit de mari dimensiuni, ce contine o gama larga de produse, angajatilor le este foarte greu sa gaseasca produsele aferente comenzilor de la client. Mai mult decat atat, trebuie sa se asigure ca marfa are exact atributele cerute: termen de valabilitate, cantitate, culoare, dimensiune samd. In cazul in care apar erori, clientul poate refuza marfa provocand pierderi companiei.
Experienta angajatilor care se ocupa de picking este foarte importanta, iar in cazul rotatiei mari de personal riscul de aparitie a erorilor este si mai mare. Pentru ca nu cunosc pozitionarea marfurilor in depozit, angajatilor noi le este foarte greu sa pregateasca intr-un timp scurt comenzile.
Gestionarea stocurilor cu un WMS aduce beneficii mari la acest nivel, al efectuarii picking-ului. Cu ajutorul cititoarelor de coduri de bare, printr-o simpla scanare, angajatii pot afla caracteristicile marfurilor. Totodata, sistemul de gestionare a depozitului ofera o schema a aranjarii produselor, pentru a facilita accesul la acestea si ofera traseul cel mai eficient catre marfurile dorite.
Rezultatele se traduc in scaderea semnificativa a timpului de executie a picking-ului, cresterea acuratetii comenzilor, si diminuarea timpului de livrare. In plus, efectele rotatiei mari de personal vor fi aproape nesemnificative, chiar si noilor angajatilor fiindu-le usor sa se orienteze in depozit.

Livrarea marfurilor la client intr-un timp mai scurt cu WMS

Odata ajunse in zona de livrare, comenzile de client trebuie incarcate in masini. Cei care executa aceasta operatiune nu cunosc continutul comenzilor, iar de cele mai multe ori nu pot o efectua in cel mai eficient mod, cum ar fi: in functie de clienti, zonele de livrare din SeniorERP sau alte criterii.
In cazul gestiunii stocurilor cu un WMS, este posibila aplicarea codurilor pe bare pe coletul deja pregatit, astfel incat acesta poate fi recunoscut de catre cei care incarca marfurile doar prin scanare. Astfel ei pot obtine informatii despre caracteristicile marfurilor si destinatia unde trebuie sa ajunga. Pe langa aceasta, zonele de livrare din ERP pot fi identificate inca din momentul etapei de picking in vederea optimizarii spatiului de transport.

Efectuarea de analize complete si corecte in cazul utilizarii unui WMS

Pentru a lua hotararile necesare bunei desfasurari a afacerii, managerii au la dispozitie informatiile din ERP. Daca ne referim la datele despre stoc, asa cum am mentionat si anterior, acestea pot fi de cele mai multe ori in neconcordanta cu datele reale din depozit.
Implementarea unui sistem de gestiune a depozitului asigura corectitudinea datelor referitoare la stocurile existente. Integrarea dintre WMS, ERP si BI asigura fluxul informational necesar luarii celor mai potrivite decizii. Managerii vor sti in orice moment care sunt stocurile reale, starea acestora si traseul sau pozitionarea lor in cadrul depozitului. Mai mult, pot studia anumiti indicatori cum ar fi nivelul intrarilor si al iesirilor precum si timpul mediu de picking sau livrare si pot optimiza stocul in functie de sezonalitatea vanzarilor sau locatia depozitelor.

Vrei sa afli mai multe detalii?