Importanta functiei de controlling in afaceri

Instrumente de Controlling | Performanta companiei | Avantajele functiei de controlling

Controlling: Ce este si ce presupune?

Privita ca una dintre cele mai importante functii ale unui manager, controllingul este componenta care permite managementului sa se asigure ca desfasurarea activitatilor angajatilor se face conform planului si respectand standardele impuse la nivel de organizatie.

Astfel, partea de controlling este cea care sustine factorii de conducere in procesul decizional, prin livrarea unor cifre si informatii ce permit monitorizarea si ajustarea unor situatii al caror scop final este indeplinirea obiectivelor si imbunatatirea planurilor de business pe termen lung.

Componenta de controlling ajuta managementul in activitatile de planificare, bugetare si monitorizare a performantei financiare din cadrul unei companii. Un controlling eficient combina trei elemente importante: sisteme informatice, procese de business si resurse umane. Prin urmare, un element cheie pentru cresterea organizatiei, mai ales in contextul economic actual, il reprezinta sistemele informatice de tip ERP, ce dispun de functii de controlling.

Definitie Controlling

Controllingul este definit ca un sistem de reglare si de gestiune a profitului, care permite unei organizatii sa obtina beneficii maxime in conditiile existente. Este un instrument ce faciliteaza obtinerea si prelucrarea informatiei operative, in baza careia se iau decizii manageriale strategice. Termenul de ”controlling” vine din engleza, iar in contextul managementului unei afaceri, acesta face mai putin referire la „control” si mai mult la ideea de ”a conduce” sau ”a organiza”.

Etapele procesului de controlling

Stabilirea standardelor: inseamna configurarea pragului care trebuie atins pentru a indeplini obiectivele organizatiei. Standardele indica criteriile de performanta, acestea fiind clasificate in standarde cantitative (exprimate, de obicei, in sume de bani) si calitative (care nu tin cont de elemente tangibile).

Masurarea performantei actuale: performanta reala a angajatului este masurata in raport cu targetul. Odata cu trecerea la niveluri de management mai complexe, masurarea performantei devine un proces mai dificil.

Compararea performantei actuale cu standardele: in aceasta etapa se masoara diferenta dintre performanta actuala si cea standard.

Aplicarea de masuri corective: este un pas initiat de catre manager si vizeaza ajustarea / corectarea eventualelor situatii cu privire la performanta actuala.

Importanta functiei de controlling in afaceri

Controlling: Top avantaje

Managerii au nevoie de functii de controlling pentru a coordona si a mentine controlul asupra activitatilor din zonele pentru care sunt responsabili. Astfel de functii ajuta la identificarea situatiilor in care performanta reala se abate de la standardele stabilite si a cauzelor care stau in spatele acestor diferente, precum si a actiunilor necesare pentru solutionarea acestor aspecte. Toate acestea ajuta la formularea planurilor viitoare si, prin urmare, la imbunatatirea planificarii in ciclul urmator.

Astfel, managerii pot sa economiseasca timp si energie si sa se concentreze pe taskuri mai importante, ceea ce determina o mai buna utilizare a resurselor manageriale. Totodata, acestia pot lua din timp masuri corective sau pot ajusta stategii pentru eficientizarea activitatilor din companie si cresterea profitabilitatii. In plus, managerii pot delega sarcini astfel incat activitatile de rutina sa fie duse la indeplinire de personalul din subordine, putandu-se urmari usor progresul acestora.

Functii Controlling: Cum ajuta companiile?

Solutiile informatice de tip ERP care au o componenta de controlling ajuta companiile astfel:

Verificarea / evaluarea acuratetii standardelor

Un sistem software performant cu functii de controlling ii permite managerului sa verifice daca standardele stabilite sunt corecte si obiective.

Totodata, solutia de controlling ajuta la urmarirea si revizuirea standardelor in raport cu eventualele schimbari care se impun in companie.

Indeplinirea obiectivelor organizationale

Functia de controlling reprezinta o serie de masuri care permit realizarea obiectivelor organizationale, evidentiind deviatiile si indicand actiuni corective acolo unde este cazul.

Utilizarea eficienta a resurselor

Fiecare activitate este realizata in conformitate cu standardele si normele predeterminate, astfel incat sa se asigure utilizarea resurselor in cel mai eficient mod posibil si disponibilitatea ulterioara a acestora.

Motivarea angajatilor

Controllingul ajuta companiile in implementarea unui sistem de control eficient prin care se asigura ca fiecare angajat va sti din timp la ce sa se astepte si care sunt sunt standardele de performanta pe baza carora va fi evaluat.

Prin urmare, acest aspect ajuta la motivarea si cresterea potentialului angajatilor, determinandu-i sa isi imbunatateasca performantele.

Asigurarea ordinii si disciplinei

Prin controlling se creeaza un mediu definit de ordine si disciplina, ceea ce ajuta la minimizarea comportamentelor neadecvate din partea angajatilor.

Aceasta componenta permite urmarirea indeaproape a activitatilor angajatilor, managerul avand posibilitatea sa identifice si sa monitorizeze situatiile problema.

Coordonarea corespunzatoare a actiunilor

O alta functie importanta vizeaza faptul ca fiecare departament si angajat este guvernat de obiective si standarde predeterminate, avand la baza o buna coordonare.

Acest aspect ofera siguranta ca obiectivele organizationale generale sunt indeplinite.

controlling erp soft gestiune soft erp controlling erp software erp bg 4.3

Componentele de controlling ale sistemelor ERP

Printre solutiile informatice care ofera capabilitati pentru zona de controlling, pe langa solutiile software de tip CPM / BI, se numara si sistemele ERP (Enterprise Resource Planning).

Instrumentele pentru controlling din sistemele ERP permit masurarea progresului activitatilor si faciliteaza identificarea abaterilor, a factorilor de influenta si a masurilor pentru corectarea situatiilor problema. Prin urmare, sistemele de tip ERP asigura vizibilitate si ofera directiile potrivite de actiune cu privire la obiectivele organizationale si planurile de viitor.

Valorificarea eficienta a resurselor, prelucrarea rapida a volumelor mari de date si transformarea acestora in informatii si raportari esentiale, ce permit o vizualizare usoara pentru utilizatori, sunt cateva dintre elementele posibile cu functionalitatile de controlling ale sistemelor ERP.

Controlling cu SeniorERP:

SeniorERP de la Senior Software este o solutie de tip ERP care ofera functionalitati performante de controlling. Acestea permit planificarea optima a parametrilor financiari, dispunand atat de o componenta pasiva, de constatare a cheltuielilor, cat si de una proactiva, pentru avertizarea din timp in cazul depasirii negative a acestora.

Sistemul include instrumente de analiza avansata cu ajutorul carora sunt identificati factorii de influenta. SeniorERP cuprinde functii pentru urmarirea cheltuielilor si a bugetelor previzionate in raport cu cele in curs de executie si cele realizate, precum si capabilitati de definire si urmarire centre de cost & venit, generare rapoarte si analiza cash flow, cu sisteme de avertizare.

Cunoasterea din timp a varfurilor de plati, controlul termenelor de plata acordate clientilor si posibilitatea blocarii si avertizarii in timp real a depasirii acestora, sunt doar cateva dintre elementele importante pentru companii, facilitate de componenta de controlling.