Vanzari online mai mari cu 20%, costuri reduse si economii majore de timp

Interviu cu Nicolae Slav, CEO dEpurtat.ro - Cel mai mare magazin online cu incaltaminte pentru femei

Datorita contributiei SeniorERP, vanzarile online au crescut cu 20%, exact ce am avut nevoie in anul cu pandemia. Cu ERP am capatat incredere, control si am castigat foarte mult timp.
Nicolae Slav

Nicolae Slav

CEO dEpurtat.ro
Inainte si dupa automatizarea afacerii – Vanzari online mai mari cu 20%, costuri reduse si economii majore de timp

Retailerul dEpurtat.ro foloseste SeniorERP de la Senior Software, un soft ERP flexibil si simplu de utilizat, care i-a oferit rezultate cuantificabile la scurt timp dupa implementare. Beneficiile obtinute au transformat compania intr-o afacere moderna, cu perspective mari de dezvoltare.

Nicolae Slav, CEO-ul dEpurtat.ro, a oferit detalii despre modificarile produse in companie si despre cum a contribuit SeniorERP la imbunatatirea afacerii, pas cu pas. Subiectele atinse au fost:

TOP PROVOCARI INAINTE DE SENIORERP
Cum se desfasura activitatea in companie si care au fost provocarile ce au determinat cautarea unei solutii software pentru gestionarea resurselor?
Inainte de a utiliza SeniorERP, o serie de procese, derulate in mare parte manual, necesitau mult timp, erau mari consumatoare de resurse si nu aveam acel nivel de acuratete de care orice business are nevoie. Cand nu dispuneam de automatizari, numarul de comenzi procesate intr-o zi era de aproximativ 500, iar lunar inregistram cateva sute de comenzi cu probleme.
Nicolae Slav
CEO dEpurtat.ro
Aprovizionare si vanzare cu pixul si hartia

Procesele de aprovizionare si vanzare se desfasurau cu pixul si hartia, inclusiv notele de intrare – receptie se realizau manual. Neavand un sistem ERP, consumam in plus undeva la 2 ore pe zi doar legat de acest aspect.

Procesul de receptionare a marfii era foarte putin automatizat. Documentul ne venea in format fizic de la furnizorul de marfa si faceam o verificare ca sa vedem daca corespunde marfa cu factura, cu avizul de livrare, apoi receptionam marfa. Trebuia sa adaugam informatiile intr-un Excel si de acolo sa importam stocurile in site. Efectiv, introduceam direct datele in site pentru stocurile curente, iar din lipsa automatizarii apareau si erorile umane.

Timp pierdut cu verificarea marfurilor livrate de furnizori si corectarea erorilor

In trecut, cand o comanda pleca pe e-mail catre furnizor cu codurile SKU si cantitatile dorite, furnizorul ne facea livrarea, iar apoi noi pierdeam timp cu verificarea marfurilor, pentru a afla daca ceea ce am primit era ceea ce am comandat.

Se intamplau destul de des erori, cazuri in care noi comandam ceva si ni se trimitea alt cod, situatie pe care o descopeream mai tarziu si apoi trebuia sa incepem un alt proces de retur furnizor si iarasi pierdeam timp. O parte din furnizori nu au solutii de automatizari si, facand picking manual, cel mai probabil unele coduri erau citite gresit. La fiecare livrare se intampla sa se greseasca cate un cod, doua, trei. Vorbim aici de niste stocuri cu care si noi ne incarcam pentru ca nu aveam nevoie de produsele respective (daca la randul nostru le receptionam si nu eram atenti ca nu fac parte din comanda).

Imposibilitatea evaluarii relatiilor cu furnizorii

Inainte nu aveam cum sa facem o evaluare corecta cu privire la relatia cu furnizorii. Nu aveam o situatie clara a raportarilor. Pentru platile catre furnizori foloseam o solutie simpla de contabilitate. Ne lipsea controlul si nu puteam sa vedem ce grad de profitabilitatea avem cu furnizorul „x” sau „y”.

Cand lansam o comanda, asteptam o zi, doua, trei sau mai mult, pentru ca uneori erau intarzieri. Daca voiam sa scoatem un raport la o luna sau la doua-trei luni, ca sa vedem cum raspunde furnizorul la comenzile pe care noi le lansam, nu aveam informatii exacte, puteam sa facem doar aproximari cu privire la astfel de situatii.

Incasarile de la curieri, verificate manual si aleatoriu

Un alt aspect care necesita optimizare era cel legat de evidenta dintre noi si curieri, de validarea incasarilor. Curierul ne trimitea zilnic, pe e-mail, un borderou cu datele clientului, AWB-ul si valoarea rambursului incasat. Aici, noi trebuia sa mergem mai mult pe incredere pentru ca nu aveam posibilitatea de a face verificarea la nivel de sume.
Intr-un tabel Excel cu 400 de linii, faceam o selectie a celor 400 de AWB-uri, dadeam copy-paste in site si identificam 400 de comenzi pe care le marcam ca incasate. Mai apoi faceam o verificare la sume, insa nu pentru toate. Luam aleatoriu 10-15 valori de la ramburs si vedeam daca valoarea expeditiei corespunde cu valoarea returnata de curier, ca sa ne asiguram intr-un fel ca si valorile sunt returnate.

Daca noi trimiteam o expeditie cu 100 de lei ramburs la curier si ne dadea 90 de lei, nu aveam cum sa o depistam decat daca verificam expeditie cu expeditie si asta insemna un timp enorm. Prin urmare, foloseam metoda verificarii manuale aleatorie, insa nici aceasta nu era ideala, plus ca dedicam cam o ora pe zi doar pentru acest tip de verificari.

Comenzi anulate si cheltuieli suplimentare

In fiecare luna, noi inregistram cateva sute de comenzi cu probleme care trebuiau anulate. Provocarile care apareau inainte erau legate de erori de stocuri, rezultate din receptie sau din alte fluxuri. Cam la 15-20 de comenzi pe zi aveam probleme cu stocurile, adica nu mai gaseam produsul pe stoc si asta pentru ca fie se incurcau produse, fie gaseam altele pe plus, unele erau in procesare in alte fluxuri. Practic, nu aveam acuratete in procesarea comenzilor.

In astfel de cazuri, noi ofeream discounturi clientilor la care se inregistrau aceste comenzi cu probleme, cu scopul de a oferi o compensare pentru neplacerile create. Era modul nostru de a ne cere scuze si de a incerca sa ii pastram in continuare in randul clientilor nostri. Aceste discounturi ne costau cam 15.000 lei lunar. In plus, mai vorbim aici si de timpul pe care il consumam cu solutionarea acelor situatii.

”Datorita automatizarii, numarul comenzilor cu probleme a scazut foarte mult, a crescut acuratetea datelor, am optimizat multe dintre procese si am economisit foarte mult timp si sume importante de bani.

SeniorERP este integrat cu alte doua softuri din compania noastra – o platforma ecommerce si un sistem pentru automatizarea depozitelor – astfel incat comunicarea si preluarea datelor, impreuna cu actualizarea informatiilor se produc rapid si corect.

Avem vizibilitate si control asupra afacerii”, a continuat Nicolae Slav.

BENEFICII SI AVANTAJE CU SENIORERP
Ce schimbari au aparut in companie dupa automatizare si care sunt principalele rezultate pe care le-ati obtinut cu ajutorul solutiei SeniorERP?
Vanzari mai mari, timp economisit si cheltuieli reduse

Datorita contributiei SeniorERP, vanzarile online au crescut cu 20%, exact ce am avut nevoie in anul cu pandemia. Cu ERP am capatat incredere, control si am castigat foarte mult timp. Numai pe partea de NIR am economisit undeva la doua ore pe zi pentru ca acum acest proces se desfasoara automat, iar asta inseamna enorm. Intr-un an de zile, prin automatizarea data de SeniorERP, reusim sa economisim sume importante.

Am crescut satisfactia clientilor si nu trebuie sa mai cheltuim peste 15.000 lei pe luna pe discounturi oferite cu scopul de a ne cere scuze pentru comenzile cu probleme, deoarece acestea au scazut de la cateva sute de comenzi, la sub 5 pe luna. Totodata, in prezent, acel buget poate fi directionat catre campanii de promovare, cu scopul de a aduce noi clienti, fara sa ii dezamagim.

In jur de o ora si jumatate pe zi am economisit prin automatizarea procesului de facturare. Astazi, generarea facturilor se realizeaza automat, fara niciun click. Pur si simplu intra in fluxul de procesare comenzi si nici nu iti dai seama cand se intampla. Iti vezi de treaba, iar sistemul isi face singur factura in timp ce procesezi comanda. Cand ajunge comanda la verificare, factura este generata rapid, odata cu AWB-ul, si se trimite automat catre client, pe e-mail.

Suport in accelerarea campaniilor de marketing

SeniorERP mi-a dat increderea de care aveam nevoie pentru a accelera si a investi mai mult in campaniile de marketing. Cresterea vanzarilor porneste, de fapt, de la aceste campanii si stocurile curente, iar cu SeniorERP am simtit ca am o solutie stabila pe care ma pot baza. Acest ERP imi ofera siguranta de care am nevoie in sustinerea deciziilor de business si atunci mi-am dorit sa il valorific cat mai mult chiar din prima zi.

Mai multe comenzi de client procesate cu acelasi numar de angajati

ERP-ul a contribuit semnificativ la imbunatatirea procesului de prelucrare si procesare comenzi. Transmiterea datelor se face intr-un timp mult mai scurt si cu mai putine erori. Acum ajungem sa procesam chiar si 850 sau 900 de comenzi pe zi, cu circa 350 – 400 de comenzi mai mult, iar diferenta e data de automatizare si comunicarea dintre sisteme.

Pe parcursul evolutiei companiei, cand ne crestea numarul de comenzi trebuia sa crestem si numarul de angajati, insa dupa implementarea SeniorERP, chiar daca am avut o crestere considerabila a numarului de comenzi procesate pe zi, n-am mai fost nevoiti sa suplimentam numarul de angajati.

Evidenta incasarilor de la curieri realizata mult mai simplu

Legat de validarea incasarilor si evidenta dintre noi si curier, timpul dedicat pentru intregul proces de verificare s-a redus de la o ora pe zi la aproximativ 5 minute.

SeniorERP a transformat un proces ingreunat in unul foarte simplu: fisierul trimis de curier se importa in sistemul ERP si se face o mapare si o verificare inclusiv la nivel de valori. Nu mai trebuie sa facem noi verificarea manuala aleatorie, ci se face o mapare exacta si oriunde apare o diferenta de valori ne este semnalat acest lucru, prin generarea din sistem a unui raport. Este un fisier pe care noi il importam in aplicatia ERP, asteptam un minut sau doua, timp in care se incarca, iar in cazul in care exista diferente primim un mesaj de avertizare.

Vizibilitate asupra relatiei cu partenerii si raportari de profitabilitate detaliate

Cu ajutorul sistemului de la Senior Software vedem intarzierile in comenzile pe care le lansam catre furnizori si putem face rapoarte referitoare la gradul de profitabilitate in relatia cu partenerii, pe baza unor date concludente.

Cu SeniorERP am inceput sa simtim ca suntem stapani pe situatie, ne uitam mai usor peste cifre, verificam furnizorii, realizam selectia acestora. Acolo unde este lor de negocieri, iar profitabilitatea este mai buna, accentuam mai mult achizitiile cu furnizorii respectivi. Mai avem colectii la care ne suprapunem cu doi-trei furnizori si atunci diferenta intre a face o achizitie de la furnizorul “x” sau “y”, o facem luand din sistem informatiile de care avem nevoie in acest sens.

Din punct de vedere comercial, la noi lucrurile functioneaza in modul urmator: avem un procent de adaos pe care furnizorii nostri il stiu, iar noi nu facem o negociere in mod direct, ci stimulam furnizorul sa isi faca el o negociere. Furnizorii cand ne vand un produs, stiu deja ce pret are ”la raft” si teoretic ei fac si pretul la vanzare. Astfel, se produce o concurenta intre furnizori si, din acest motiv, ne este util sa ne uitam in rapoartele din ERP ca sa vedem si noi ce preturi ne ofera si ce marje avem. In acest mod, noi facem o verificare a furnizorilor si scoatem un raport de profitabilitate. ERP-ul ne ajuta sa alegem mai usor cea mai potrivita directie pentru companie cand vine vorba de achizitia produselor.

Verificarea automata a achizitiilor si evitarea blocajelor de stoc

Platile catre furnizori, dar si verificarea marfurilor pe care le primim de la acestia se fac mult mai usor cu SeniorERP. Acum dispunem de un mod automatizat de validare a comenzilor si nu mai pierdem timp cu verificarea marfurilor. Comanda o introducem in ERP, receptionam marfa, iar diferentele le regasim usor in sistem, printr-un raport in care vedem exact ce am comandat si ce am primit de fapt. In acest mod, nici nu ne mai incarcam stocul cu produse de care nu avem nevoie.

Control asupra afacerii si sustinere in planurile de dezvoltare

Pana sa implementam SeniorERP eram putin blocati si reticenti in a ne dezvolta si in alte tari. Exact dupa ce am facut implementarea am prins curaj sa ne extindem in Bulgaria si urmeaza si alte tari. Modul de transmitere a datelor, acuratetea acestora, automatizarea proceselor si organizarea din companie, impreuna cu posibilitatea de imbunatatire a deciziilor de business pe baza rapoarteleor din sistem, ne-au dat increderea si instrumentele de care avem nevoie sa ne dezvoltam.

Ca sa dau doar un exemplu, din momentul in care noi ne-am extins intr-o piata noua, in alta tara, ERP-ul ne transmite automat un export al facturilor. In lipsa sistemului ERP, intrarea pe noi piete ar fi fost ingreunata, plus ca ar fi presupus angajarea de noi persoane care sa lucreze intr-un Excel, ar fi aparut erori umane etc.

IMPLEMENTAREA SI COLABORAREA CU ECHIPA

Cum a decurs implementarea si colaborarea cu echipa Senior Software?

Colaborarea a fost impecabila. A fost un proiect implementat cu succes, inclusiv pe partea de integrare a solutiei SeniorERP cu platforma ecommerce si cu softul pentru managementul depozitului. Mi-am dorit sa am de la inceput o sustinere prin prezentare, chiar de la primele intalniri cu echipa Senior Software, ceea ce s-a si intamplat.”

Nicolae Slav, CEO dEpurtat.ro

Inainte si dupa automatizarea afacerii – Vanzari online mai mari cu 20%, costuri reduse si economii majore de timp

Intelegerea exacta a nevoilor si a contributiei solutiei in viitorul companiei

Discutiile cu reprezentantul Senior Software au decurs usor si m-au facut sa inteleg exact ceea ce am nevoie si cum imi imbunatatesc activitatea implementand solutia ERP.

E un lucru foarte important, in contextul in care eu, in urma cu vreo 3 ani, am participat pentru prima data la o prezentare de ERP de la alt furnizor.

Prezentarea furnizorului in cauza nu era nici macar adaptata pe domeniul in care activam, lasandu-mi impresia atunci ca ERP-ul nu e pentru businessul meu. Eu aveam nevoie sa vad cum functioneaza un ERP intr-o companie de vanzare, iar ei mi-au aratat o prezentare pe productie.

Inca de pe atunci, noi intampinam blocaje in dezvoltare, erau situatii care ne ingreunau procesele, mare parte dintre acestea le trimiteam catre o echipa de programatori cu care colaboram.

Aici nu pot sa spun ca obtineam chiar rezultatul dorit si asta pentru ca noi incercam sa inventam ceva ce deja exista. Mi-am dat seama ca e o strategie gresita. Eu ajunsesem la un punct la care simteam ca m-am maturizat si aveam o frustrare ca inca mai plimbam facturi si inca mai foloseam pixul si hartia, simteam ca nu e o companie de viitor.

Am continuat sa ma documentez, asa am aflat de Senior Software si am inteles mai bine ce face un ERP. In cele din urma, am realizat ca toate acele situatii puteau fi rezolvate cu ERP-ul potrivit.


Servicii adaptate in functie de situatie – implementare remote

Cu Senior Software am prins o parte din implementare la distanta, fiind perioada cu pandemia. Astfel, am comunicat si online si, desi initial am crezut ca va fi un inconvenient faptul ca trebuie sa comunicam astfel, mi-am dat seama ca tinea doar de obisnuinta si am constatat de fapt ca eram la fel de productivi ca atunci cand eram om langa om. Chiar si de la distanta, implementarea a mers conform calendarului.

Inainte si dupa automatizarea afacerii – Vanzari online mai mari cu 20%, costuri reduse si economii majore de timp
ALEGEREA SISTEMULUI ERP SI A FURNIZORULUI SOFTWARE

Cum ati ajuns la decizia de a incepe colaborarea cu Senior Software si de ce ati ales solutia SeniorERP?

Am facut un studiu de piata si initial am avut o lista cu 4 furnizori de sisteme ERP pe care i-am analizat si le-am studiat partenerii, clientii, portofoliul.”

Nicolae Slav, CEO dEpurtat.ro

Oferta completa si recomandari de la alti utilizatori

Am aflat ca Senior Software colabora, printre altele, cu o firma din Timisoara unde aveam o cunostinta si am reusit sa obtin si un feedback direct, astfel am capatat o incredere si mai mare. Cand am inceput sa aprofundez documentarea, am realizat ca Senior Software statea cel mai bine pe partea de prezentare si avea cea mai complexa oferta din piata pe partea de solutii.

Imaginea si prezentarea companiei

Senior Software mi-a dat incredere inclusiv prin site-ul companiei, cu toate informatile pe care le avea, designul din site si user experience-ul. Am constatat ca avea un portofoliu complet, fata de ceilalti, si atunci am luat decizia sa fac o intalnire cu reprezentantul Senior Software, iar functionalitatile le-am descoperit mai in detaliu pe parcurs.

Acestea au fost cele mai importante puncte de care am tinut cont: feedbackul din piata, imaginea companiei si serviciile complete.

Inainte si dupa automatizarea afacerii – Vanzari online mai mari cu 20%, costuri reduse si economii majore de timp
DEPURTAT.RO IN PREZENT SI PLANURILE DE VIITOR
Cum se prezinta in momentul de fata afacerea dEpurtat.ro, care sunt planurile de viitor si ce rol joaca Senior Software in atingerea obiectivelor dorite?
Astazi simt ca functionam ca o companie din anul 2021. Inainte de automatizare, nici nu as fi indraznit sa povestesc despre ce am construit in 10 ani de zile, pentru ca inca lucram cu pixul si hartia si realizam multe lucruri manual.
Saptamanal apareau fel de fel de situatii din punct de vedere operational, de care trebuia eu sa ma ocup si nu mai aveam timp sa ma concentrez pe dezvoltare. Acum e mult mai simplu, am eliminat din lucrurile facute gresit sau nerezolvate, fiecare stie ce are de facut, iar cand are o problema stie cum sa o rezolve foarte rapid.
Cand lucrurile sunt construite bine, te poti ocupa de dezvoltare si, de fapt, acesta este si scopul unui antreprenor. Facem afaceri sa ne bucuram de rezultatele noastre, nu sa ne generam stres. Chiar si astazi, cea mai mare satisfactie pe care o am, din toate activitatile de zi cu zi, este sa citesc recenziile clientilor, iar in prezent cam 95% vin cu laude si aprecieri (sistemul ERP contribuind la cresterea gradului de satisfactie a acestora).
Nicolae Slav
CEO dEpurtat.ro

Productivitate crescuta, fluxuri si departamente conectate

ERP-ul m-a ajutat sa ma organizez si sa structurez mai bine departamentele. Angajatii sunt acum uniti, conectati si mai productivi. Ne-am stabilizat din punct de vedere operational si ne putem focusa mai mult pe dezvoltare. Cu SeniorERP, astazi avem o companie solida cu perspective mari de dezvoltare.

Viitorul companiei, sustinut de automatizare

In momentul de fata activam pe pietele din Romania si Bulgaria, acum sunt in desfasurare extinderile pe Grecia si Ungaria, dar avem in vedere si Polonia si Italia. Acestea fiind spuse si tinand cont si de automatizarile de care dispunem, ne asteptam ca vanzarile online sa creasca cam cu 35% pe an. Urmeaza sa ne extindem intr-un depozit nou, care ne va ajuta sa acoperim si noile volume care vor veni din extinderea afacerii in tarile respective.

Despre dEpurtat.ro

Cu o cifra de afaceri de aproape 5 milioane euro, dEpurtat.ro comercializeaza incaltaminte pentru dama, avand o experienta in retail de aproximativ 10 ani. Businessul detine doua depozite si doua magazine fizice in Bucuresti, la care se adauga magazinul online, procesand in total circa 800 comenzi pe zi. Compania comercializeaza produse in Romania si Bulgaria, urmand sa extinda activitatea in Grecia, Ungaria, Polonia si Italia.

Despre Senior Software

Senior Software este singurul furnizor de sisteme software din Romania cu un pachet complet de solutii integrate. Fondata in 2003, compania a realizat peste 450 de implementari de succes si dispune de 6 divizii prin care implementeaza sisteme intuitive de tip ERP, BI, SCM, MES, E-commerce si Hardware. Senior Software isi desfasoara activitatea in patru locatii din Romania (Bucuresti, Constanta, Cluj, Iasi) cu o echipa formata din 160 de angajati.

Afla mai multe despre solutia SeniorERP!

Detalii

Alte interviuri