e-Factura B2B: Facturarea electronica, obligatorie de la 1 ianuarie 2024 pentru toate tranzactiile B2B

Acasa » e-Factura B2B: Facturarea electronica, obligatorie de la 1 ianuarie 2024 pentru toate tranzactiile B2B

PUBLICAT PE 11 IANUARIE, 2024

Companiile din Romania sunt tot mai aproape de adoptarea generalizata a facturarii electronice. Incepand cu data de 1 ianuarie 2024, utilizarea sistemului RO e-Factura a devenit obligatorie pentru toate tranzactiile din relatia B2B (Business to Business), intre entitati impozabile inregistrate in Romania.

ANAF a introdus obligativitatea utilizarii sistemului RO e-Factura pentru toate facturile emise in Romania, prin Legea nr. 227/2015 si Legea nr. 199/2023 privind Codul fiscal. Initial, acesta a fost obligatoriu doar pentru tranzactiile intre firme si institutii publice (B2G) si pentru bunurile cu risc ridicat de evaziune fiscala. Ulterior, sistemul s-a extins si pentru toate tranzactiile derulate in relatia B2B pentru operatorii economici stabiliti in Romania.

Pe langa posibilitatea de a accesa informatii financiare in timp real si de a facilita, monitoriza si verifica tranzactiile comerciale, aceasta lege contribuie la cresterea transparentei fiscale si la reducerea riscului de erori sau fraude financiare. Noile modificari legislative se aplica atat operatorilor economici din Romania, cat si celor straini care desfasoara activitati economice in tara noastra.

Pentru a nu depune un efort suplimentar, companiile au cautat sa automatizeze acest proces. Astfel ca, pentru a implementa cu succes e-Factura, este importanta utilizarea unui software performant, care sa fie capabil sa asigure depunerea si descarcarea facturilor primite de la furnizori, prin Sistemul National RO e-Factura. Implementarea unui soft ERP, integrat cu sistemul software ANAF pentru transmiterea automata a documentelor financiare in format electronic, poate aduce multiple beneficii, precum reducerea erorilor umane, optimizarea procesului de facturare si imbunatatirea raportarii financiare.

Despre RO e-Factura B2B

e-Factura B2B

e-Factura B2B implica generarea documentelor in format XML de catre furnizori, semnarea acestora digital si transmiterea lor electronica catre clientii B2B, prin intermediul unei platforme online autorizate de Agentia Nationala de Administrare Fiscala.

Beneficiarii vor putea vizualiza, descarca si arhiva facturile primite in format electronic, eliminand necesitatea tiparirii sau pastrarii acestora pe suport de hartie. Mai mult decat atat, prin implementarea sistemului e-Factura B2B, timpul de transmitere a documentelor financiare se reduce, datele sunt validate in momentul transmiterii, iar emitentul primeste confirmarea livrarii automat, ceea ce face ca procesul sa fie unul eficient si precis.

raportare e-factura b2b si automatizare cu ajutorul softului ERP

Care este impactul e-Factura B2B asupra businessului?

RO e-Factura pentru tranzactii B2B

Implementarea sistemului RO e-Factura B2B poate avea un impact semnificativ asupra businessului, aducand beneficii in eficienta proceselor financiare. Prin eliminarea hartiei si a proceselor manuale, destinatarii e-Factura pot reduce erorile umane si timpul necesar pentru procesarea documentelor. Acest lucru conduce la o mai mare agilitate in gestionarea fluxului de numerar si la reducerea costurilor administrative. De asemenea, e-Factura faciliteaza monitorizarea in timp real a tranzactiilor si ofera o mai mare transparenta in relatiile comerciale.

Cui se adreseaza e-Factura B2B?

Calendar RO e-Factura B2B

Calendarul de trecere la obligatia generalizata de folosire a e-Factura in relatia B2B prevede ca de la 1 ianuarie 2024, nu doar bunurile cu risc ridicat de evaziune fiscala trebuie raportate in sistemul national, ci toate tranzactiile Business to Business. Prin urmare, instrumentul e-Factura B2B se adreseaza companiilor care desfasoara activitati comerciale pe teritoriul Romaniei si emit facturi catre alte persoane juridice.

Cronologia e-Factura in Romania

Etape implementare e-Factura

Martie 2020 – Proiectul „e-Factura – sistem obligatoriu de facturare electronica” este demarat de catre Ministerul Finantelor si Agentia Nationala de Administrare Fiscala, ca program pilot exclusiv in relatiile B2G (achizitii publice).

Octombrie 2021 – OUG 120/2021 prezinta toate dispozitiile implementarii sistemului e-Factura in Romania.

Ianuarie 2022 – Romania solicita o derogare de la art. 218 si 232 din Directiva de TVA UE, pentru aplicarea obligatorie a sistemului e-Factura in mod generalizat.

Aprilie 2022 – RO e-Factura devine obligatorie pentru firmele care activeaza in domeniul turistic si accepta vouchere de vacanta, conform OUG 131/2021.

Iulie 2022 – Pana la data de 1 iulie 2022, operatorii economici au avut posibilitatea de a opta pentru folosirea sistemului e-Factura. Dupa aceasta data, facturarea electronica devine obligatorie pentru toate contractele de achizitii publice, precum si pentru tranzactiile in regim B2B de produse cu risc fiscal ridicat.

Iulie 2023 – Conform deciziei UE din iulie 2023, incepand cu data de 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura devine obligatorie pentru toti agentii economici din Romania.

Etapele implementarii sistemului RO e-Factura B2B

Prima etapa – perioada de tranzitie

In prima etapa a procesului de implementare a sistemului la nivel generalizat, intre 1 ianuarie si 30 iunie 2024, furnizorii romani vor fi obligati sa raporteze in sistemul RO e-Factura toate facturile B2B emise pentru operatiunile taxabile in Romania.

Aceasta regula este valabila si pentru contribuabilii nerezidenti care sunt inregistrati in scopuri de TVA in Romania, dar si in cazul furnizorilor romani care emit documente pentru tranzactii in care sunt implicate entitati ale statului (B2G).

e-factura b2b automatizare e-factura b2b in soft erp

Mai exact, in prima etapa de implementare, contribuabilii mentionati trebuie sa emita documentele financiare si in format XML, pe langa traditionala factura pe hartie, si sa le depuna in sistemul RO e-Factura, prin Spatiul Privat Virtual (SPV).

Termenul limita pentru transmiterea facturilor in sistemul RO e-Factura este de cinci zile lucratoare de la data emiterii facturii, cu respectarea anumitor conditii, iar nerespectarea acestei cerinte constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 1.000 la 10.000 de lei, in functie de dimensiunea contribuabilului. In perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024 nu se aplica sanctiuni pentru astfel de abateri.

Sunt exceptate de la aceste prevederi documentele aferente exporturilor de bunuri realizate de catre furnizor sau de alta persoana in contul sau si cele pentru livrarile intracomunitare de bunuri cu plecare din Romania.

A doua etapa – eliminarea facturilor in vechiul format si sanctiuni

In etapa a doua, dupa 1 iulie 2024, facturile pe hartie sau in vechiul format electronic nu vor mai fi acceptate din punct de vedere fiscal. Singurele documente acceptate in scopul exercitarii dreptului de deducere a TVA vor fi cele emise electronic, in format XML, si transmise beneficiarilor prin sistemul RO e-Factura.

Contribuabilii trebuie sa se asigure ca sunt pregatiti pentru indeplinirea acestor obligatii, pentru a evita astfel eventualele sanctiuni. Beneficiarii de facturi B2B care, dupa data de 1 iulie 2024, primesc si inregistreaza in evidenta contabila documente care nu sunt emise in format electronic si nu sunt trimise prin sistemul RO e-Factura vor fi sanctionati cu amenzi egale cu suma TVA inscrisa pe factura.

RO e-Factura integrat cu SeniorERP

Sistemul ERP de la Senior Software este configurat cu o serie de functionalitati care au ca scop sa vina in intampinarea nevoilor companiilor ce sunt vizate de RO e-Factura si, totodata, sa se asigure ca toti utilizatorii se pot incadra in prevederile legale.

Odata realizata interconectarea SeniorERP cu sistemul RO e-Factura, facturile pot fi trimise catre ANAF printr-un singur click. Prin intermediul solutiei SeniorERP, fluxul de lucru este automatizat, de la generarea documentelor pana la stocarea si gestionarea acestora intr-un mod centralizat. Acest lucru reduce timpul si efortul asociat cu manipularea manuala a documentelor, minimizand riscul de erori umane. De asemenea, SeniorERP contribuie la consolidarea transparentei si coerentei datelor financiare, facilitand luarea deciziilor informate si imbunatatind eficienta operationala a intreprinderii in cadrul sistemului RO e-Factura.

Afla cum te poate ajuta sistemul ERP in facturarea electronica!